Was ist ein Prozessmanagementsystem?
Das Prozessmanagementsystem ist ein System, das es Baustellen und Bauleitern ermöglicht, verschiedene Daten und Vorgänge rund um das Bauen zentral zu verwalten, z. B. Werk- und Bauaufträge, Baufortschrittsstände und die Erfassung von Verkaufserlösen.
Es ist in den meisten Unternehmen eingeführt worden, weil es eine sehr wichtige Rolle spielt, wenn ein langfristiger Zeitplan durchgesetzt werden soll. Herkömmliche papierbasierte oder auf mehreren Systemen basierende Verwaltungsmethoden sind anfällig für Informationsübersehen und doppelte Datenverwaltung, und auch der Austausch und die Verwaltung von Informationen sind komplex.
Dadurch entstehen Verluste an Stellen, die von der ursprünglichen Bauleistung abweichen, wie z.B. Nacharbeiten durch unterlassene Aktualisierungen und Fehler im Bauprozess. Prozessmanagementsysteme erleichtern die Überprüfung von Informationen und das Treffen schneller Entscheidungen, indem sie Informationen an einem Ort zusammenführen und auf einmal verwalten.
Ein und dasselbe System kann mehrere Prozesse, wie z. B. Budgets, Aufträge und Kostenkontrolle, verwalten, so dass der Arbeitsstatus überprüft und der Fortschritt in Echtzeit verwaltet werden kann. Dies ist ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Effizienz des Prozessmanagements und der Produktivität des gesamten Bauprozesses.
Anwendungen von Prozessmanagementsystemen
Prozessmanagementsysteme werden eingesetzt, um die Arbeit in Fabriken zu rationalisieren. Durch die einfache und zeitnahe Erfassung verschiedener Informationen können die Abläufe im Baumanagement effizienter gestaltet werden.
In der Vergangenheit wurden Daten im Zusammenhang mit Prozessmanagementsystemen und dem Bauwesen in der Regel auf Papier oder mit Hilfe mehrerer Systeme verwaltet. Wenn Informationen über mehrere Abteilungen hinweg ausgetauscht werden oder wenn mehrere Bauprojekte gleichzeitig verwaltet werden, wird die Kommunikation und das Datenmanagement tendenziell kompliziert. Außerdem müssen die Daten, wenn sie für die Buchhaltung usw. verwendet werden, erneut ausgefüllt und eingegeben werden.
Prozessmanagementsysteme ermöglichen es, alle baurelevanten Daten an einem Ort zu verwalten und einfach auszutauschen. Darüber hinaus unterstützen einige Produkte von Prozessmanagementsystemen auch buchhalterische Aufgaben wie Bestellung und Wareneingang und können dazu beitragen, den Aufwand für buchhalterische Aufgaben wie Bestellung und Kalkulation zu reduzieren.
Darüber hinaus können Daten wie Zeichnungen und Fotos im System verwaltet und gemeinsam genutzt werden, was nicht nur den Überblick erleichtert, sondern auch den Bedarf an Papierausdrucken für die Datenverwaltung und -weitergabe eliminiert und somit eine papierlose Umgebung fördert, was ein großer Vorteil ist.
Funktionsweise von Prozessmanagementsystemen
Prozessmanagementsysteme bestehen im Wesentlichen aus den folgenden Funktionen, die sich von Produkt zu Produkt unterscheiden.
1. Bauauftragsverwaltung
Informationen über Bauvorhaben, für die Aufträge vorliegen, können verwaltet werden. Insbesondere bei mehreren Bauprojekten ist es möglich, die Daten bau- und positionsweise zu verwalten. Diese Informationen können zwischen den verschiedenen Abteilungen ausgetauscht werden, was zu einer verbesserten gemeinsamen Datennutzung und Zusammenarbeit führt.
2. Verwaltung des Ausführungsbudgets
Erstellen und verwalten Sie Ausführungsbudgets für jedes Bauprojekt. Da das System auch über Funktionen für die Kalkulation und Zahlungsabwicklung verfügt, kann es leicht mit der Vertriebsabteilung verbunden werden. Prozessmanagementsysteme erleichtern die Erstellung von Ausführungsbudgets, die bisher die Festlegung von Bedingungen für jedes Bauprojekt erforderten, und ermöglichen die Visualisierung und gemeinsame Nutzung von Informationen, einschließlich Gewinn und Verlust.
3. Auftragsverwaltung und Zahlungsmanagement
Positionen wie Bauleistungen, Bauarten und Auftragnehmer können klassifiziert und verwaltet werden. Unterstützung bei der Dokumentation, z. B. bei der Rechnungsstellung, ist ebenfalls verfügbar. Eingänge können nach Posten verwaltet werden, z. B. Rechnungsbetrag, Anzahlungsbetrag und Saldo.
4. Baukostenmanagement
Für jedes Bauprojekt kann ein Kostenmanagement durchgeführt werden. Künftige Zahlungspläne und das Verhältnis von Kosten zu Gesamtumsatz können ebenfalls verwaltet werden.
5. Prozessmanagement
Für jedes Bauprojekt kann ein Prozess- und Fortschrittsmanagement durchgeführt werden. Es können Tagesberichte eingegeben und verwaltet werden, die früher von den Arbeitern manuell erstellt wurden, so dass der Inhalt der Tagesberichte sofort reflektiert werden kann und der Arbeitsfortschritt und Probleme leicht in Echtzeit überprüft werden können. Es gibt auch eine Funktion zur Gefahrenvorhersage und zum sicheren Prozessmanagement durch die Identifizierung von Risiken im Zusammenhang mit Bauarbeiten.
Diese Funktionen variieren von Prozessmanagementsystem zu Prozessmanagementsystem. Wenn Sie bei der Auswahl eines Systems vorab prüfen, ob es den vollen Funktionsumfang hat, den Ihr Unternehmen benötigt, und ob es den Arbeitsbereich abdeckt, der effizienter gestaltet werden soll, erleichtert dies die Einführung des Systems.
Prozessmanagementsysteme verfügen auch über ein Gantt-Diagramm oder eine grafische Darstellung, um die verwalteten Daten besser lesbar zu machen. Das System ist so gestaltet, dass es keine Erkennungsunterschiede gibt, wo man hinschaut oder was dargestellt wird, egal, wer es gerade ansieht.
Wie man ein Prozessmanagementsystem auswählt
Bei der Auswahl eines Prozessmanagementsystems ist es wichtig, folgende Punkte zu berücksichtigen.
1. Die Funktionalität
Es ist wichtig zu prüfen, ob das System über die Funktionalität verfügt, die Ihr Unternehmen benötigt. Neben den Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, wie z.B. die Verwaltung des Baufortschritts, die Budgetverwaltung und die Materialwirtschaft, sollten Sie prüfen, ob das System über Funktionen verfügt, die das Baumanagement effektiver machen, oder über neue Funktionen, an denen Sie arbeiten möchten.
2. Benutzerfreundlichkeit
Es ist wichtig, dass das Prozessmanagementsysteme für die Benutzer einfach zu bedienen ist. Prüfen Sie, ob das System eine intuitive Bedienbarkeit und eine gut sichtbare UI (Benutzeroberfläche) hat, so dass die Benutzer das System reibungslos nutzen können. Es ist wichtig, das System vor der Einführung tatsächlich zu benutzen.
3. Anpassungsfähigkeit
Es gibt eine Vielzahl möglicher Fälle, wie z. B. Bauprojekte, die kurz oder lang dauern oder die Verwaltung einer großen Anzahl von Arbeitern auf einem großen Gebiet erfordern. Es ist notwendig, ein System zu wählen, das flexibel angepasst werden kann, um sicherzustellen, dass das Projekt ordnungsgemäß Prozessmanagementsysteme im Einklang mit dem Spektrum der Bauprojekte, die Ihr Unternehmen beteiligt ist, werden kann.
4. Sicherheit
Prozessmanagementsysteme arbeitet mit vertraulichen Informationen und muss daher auf die Sicherheit achten. Es muss sichergestellt werden, dass es nicht zu Informationsverlusten und unbefugtem Zugriff kommt und dass das System über eine Backup-Funktion für Notfälle verfügt.
5. Kosten
Die Kosten sind der wichtigste Aspekt. Neben den anfänglichen Kosten zum Zeitpunkt der Einführung fallen bei einigen Systemen auch laufende Kosten an, wie z. B. Gebühren für die Servernutzung und Wartungskosten. Die Systeme aktualisieren ihre Funktionen täglich, so dass ein Budget für Versions-Upgrades eingeplant werden muss.