¿Qué es un Sistema de Gestión de Proyectos?
Los sistemas de gestión de proyectos es un sistema de gestión de la información para supervisar y controlar los objetivos, presupuestos, calendarios, tareas y recursos de los proyectos en equipo.
Apoyan la gestión global de proyectos cada vez más complejos y de gran envergadura mediante la gestión integral de los procesos de pedido, desarrollo, compras, producción, envío, etc. de cada proyecto. Los sistemas de gestión de la producción y los sistemas de gestión de procesos, que se utilizan principalmente en la industria manufacturera, son sistemas similares para gestionar los calendarios, etc.
Los sistemas de gestión de proyectos, por su parte, pueden aplicarse a todos los sectores industriales, no sólo al manufacturero. Dependiendo del ámbito, la escala y la complejidad del proyecto, existen diferentes niveles de sistemas, que van desde sistemas sencillos que utilizan plantillas de Excel hasta sistemas personalizados para adaptarse al modelo de negocio de la empresa.
Usos de los Sistemas de Gestión de Proyectos
Los sistemas de gestión de proyectos se utilizan en todos los sectores industriales, como la fabricación, el desarrollo de software, los servicios de información, la venta al por menor, el comercio, la restauración, la construcción y las instituciones financieras. Son especialmente eficaces cuando los flujos de trabajo son complejos y la gestión de tareas resulta difícil, cuando en los grandes proyectos participa un gran número de personas o cuando varias empresas trabajan en un mismo proyecto.
Los sistemas de gestión de proyectos gestionan todo el proceso de un proyecto, pero los distintos sectores industriales tienen procesos diferentes y distintos conjuntos de funciones necesarias. Es una herramienta útil para que los gestores de proyectos y los miembros de los equipos de proyecto gestionen los proyectos de forma más eficaz y eficiente.
Dado que los gestores de proyectos necesitan controlar en todo momento el progreso general del proyecto, es esencial seleccionar un sistemas de gestión de proyectos que se utilice con especial frecuencia y que se adapte mejor al proyecto y al sector industrial en cuestión.
Principios de los Sistemas de Gestión de Proyectos
Los sistemas de gestión de proyectos tienen diversas funciones, que básicamente consisten en
1. Función de Gestión de Tareas
El flujo de trabajo de un proyecto se desglosa en unidades de trabajo más pequeñas de tareas, y se establecen las entradas por ejemplo, materiales y documentos, las tareas específicas, las salidas (retorno de la inversión y entregables), las condiciones de finalización de las tareas y las prioridades de las tareas para cada tarea. La prioridad de la tarea se establece para aclarar las dependencias entre tareas y aumentar la prioridad si hay tareas que no pueden iniciarse hasta que la tarea esté terminada o si la tarea tiene un gran impacto.
Algunos sistemas disponen de funciones que permiten llevar a cabo el proceso de aprobación en el sistema, por ejemplo, cuando la finalización de la tarea está condicionada a la aprobación de la persona responsable.
2. Función de Gestión del Calendario
Para cada tarea del proyecto o proceso que agrupe varias tareas, se formula un calendario basado en el contenido del trabajo, las horas de trabajo y el personal, etc., y se introduce en un diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt muestra el contenido de trabajo de cada proceso en el eje vertical y la barra de planificación en el eje horizontal.
Se trata de un diagrama que permite comprobar visualmente las dependencias entre procesos y el estado del proyecto. Este diagrama de Gantt sirve para controlar el avance de los procesos y gestionar el calendario para garantizar el estricto cumplimiento de los plazos. Para que el progreso sea más fácil de entender, también existe la posibilidad de mostrarlo en un cuadro de mando gráfico.
También existe una función que muestra y envía alertas cuando se producen retrasos en el calendario, y en Sistemas de gestión de proyectos equipados con funciones de IA, puede simular retrasos pasados y el número de horas-hombre necesarias en procesos posteriores, y hacer propuestas para una gestión óptima de los recursos y extraer riesgos.
3. Función de Intercambio de Información
Esta función permite a todo el personal implicado en un proyecto compartir la información necesaria. Gestiona de forma centralizada la información de todo el proyecto, incluidos no sólo los calendarios, sino también documentos como procedimientos de trabajo, actas, informes y otra documentación, estado del inventario de materiales e información sobre el mantenimiento de los equipos.
También conocida como herramienta de colaboración, facilita la comunicación y la cooperación con todos los miembros del equipo proporcionando correo electrónico, chat y videoconferencia.
Cómo elegir un Sistema de Gestión de Proyectos
A la hora de elegir un sistema de gestión de proyectos, hay que tener en cuenta los siguientes puntos.
1. Utilidad
Es importante que el sistema en sí sea fácil de utilizar e intuitivo para el usuario. También es importante para la gestión de proyectos que se pueda acceder al sistema desde smartphones y tablets y que las actualizaciones de cada dispositivo se reflejen en tiempo real.
2. Escalabilidad
Los sistemas de gestión de proyectos también deben ser escalables de acuerdo con el potencial de expansión futura de la empresa o proyecto. Debe comprobarse la posibilidad de añadir funciones y módulos adicionales y ampliar la capacidad.
3. Personalización
Compruebe si el sistema se puede personalizar para adaptarlo a la empresa o el proyecto. Los proyectos fluctúan en muchos aspectos, como las políticas de la empresa, las políticas de los socios comerciales y las tendencias públicas. Es importante que el sistema tenga funciones personalizables que puedan adaptarse con flexibilidad a proyectos en constante cambio.
4. Seguridad
Los sistemas de gestión de proyectos contienen información sensible. Es necesario comprobar que el sistema cuenta con las medidas de seguridad adecuadas y que existe un sistema de copia de seguridad en caso de emergencia.
5. Soporte
Es importante que se disponga de un soporte adecuado en caso de problema. Compruebe que el soporte está disponible de forma rápida y precisa. Algunos Sistemas de gestión de proyectos se fabrican en el extranjero, en cuyo caso también hay que comprobar que se dispone de soporte en el país.