Qu’est ce qu’un formulaire électronique ?
Les formulaires électroniques sont des formulaires scannés et numérisés créés dans Word ou Excel sur un PC, et constituent une méthode juridiquement valable de stockage de documents.
L’élimination des formulaires papier permet non seulement de réduire l’espace nécessaire au stockage, mais aussi de réduire l’utilisation du papier en tant que ressource environnementale et de diminuer les coûts d’impression et d’estampillage. Les entreprises peuvent également améliorer leur efficacité opérationnelle en introduisant des formulaires électroniques.
En faisant passer les formulaires papier aux données électroniques, les entreprises sont également plus résistantes au risque de perte de données due aux catastrophes naturelles.
Utilisations des formulaires électroniques
Les formulaires électroniques sont utilisés pour numériser les grands livres qui enregistrent les transactions dans une entreprise et les pièces justificatives qui certifient objectivement ces transactions, en remplacement des supports papier.
Ils sont utilisés par de nombreuses entreprises, principalement pour les travaux de comptabilité, et comprennent les cas d’utilisation suivants.
1. Création et gestion de rapports
Les rapports de travail sur le terrain et les rapports de vente sont saisis et envoyés à partir de smartphones, de tablettes et d’autres terminaux afin d’accroître l’efficacité et de partager les informations.
2. Gestion des bons de commande
Il n’est pas rare que les détaillants reçoivent plusieurs centaines de commandes par jour par télécopie. Les télécopies sont connectées à un système de formulaires électroniques et stockées électroniquement pour réduire l’espace de stockage et faciliter la recherche.
3. Approbation et gestion des formulaires d’approbation
Non seulement la création des formulaires d’approbation est numérisée, mais le cycle d’approbation est également placé dans un flux de travail permettant de vérifier l’état d’avancement. L’information peut également être facilement partagée au sein de l’entreprise.
Principe des formulaires électroniques
Les formulaires électroniques sont des versions numérisées de registres et de pièces justificatives auparavant sur papier. Ils sont par exemple créés et stockés dans des formats tels qu’Excel, Word et PDF.
Un autre type de formulaire électronique est constitué de données provenant de documents papier qui ont été scannés et convertis en PDF ou en d’autres données d’image. Les horodatages sont utilisés pour empêcher la falsification et pour prouver la date d’existence des données.
Si un formulaire électronique est horodaté à un moment précis, il peut prouver qu’il n’a pas été modifié depuis.
Comment choisir un système de formulaire électronique ?
Lors du choix d’un système, il convient de tenir compte des points suivants :
1. Le système est-il certifié ?
Un système certifié garantit qu’il répond aux exigences de la loi en vigueur dans le pays d’utilisations des formulaires électroniques.
2. Clarification de l’étendue des travaux
Les formulaires électroniques ont des fonctions telles que la création, la distribution, le stockage et la gestion, mais toutes les fonctions ne sont pas fournies. Il est important de choisir un système doté des fonctions requises en fonction de l’étendue de votre activité et de vos besoins.
3. Prise en compte de la charge pour les utilisateurs
Lors de l’introduction d’un système de formulaire électronique, il est souhaitable de réduire autant que possible la charge pesant sur les utilisateurs (internes et externes). Les exemples incluent une interface avec une bonne opérabilité et une bonne visibilité, et une méthode de sortie compatible avec une variété de terminaux et de formats.
4. Aspects de la gouvernance en matière de sécurité
Comme les systèmes de formulaires électroniques traitent souvent des informations personnelles et confidentielles, les mesures de sécurité sont essentielles. En plus des fonctions de base telles que le cryptage des données et les restrictions d’accès, il est nécessaire de choisir un système qui tienne compte de la conformité légale et des contrôles internes.
5. Niveau de support
Les systèmes de formulaires électroniques peuvent nécessiter une maintenance et un dépannage même après leur installation. Il est donc important de vérifier le système d’assistance et le niveau de service.
Autres informations sur les formulaires électroniques
Principales fonctions des systèmes de formulaires électroniques
Fonction de préparation du formulaire
Cette fonction permet de concevoir la mise en page et les éléments des feuilles de registre. Vous pouvez utiliser des outils de conception et des modèles pour créer des formulaires librement.
Fonction de distribution des rapports
Cette fonction est utilisée pour distribuer les données des formulaires à d’autres parties. Les formulaires peuvent être joints à des courriers électroniques sous forme de fichiers ou téléchargés à l’aide d’un URL.
Fonction de gestion des rapports
Cette fonction permet de gérer les données des formulaires de manière centralisée. Il est possible d’effectuer des recherches par mots-clés et par conditions, et de vérifier l’historique de navigation et l’historique des modifications.
Fonctions de sécurité
Fonctions destinées à empêcher la falsification ou la fuite des données du formulaire. Des mécanismes tels que l’authentification de l’utilisateur, les verrous et les horodatages sont disponibles.