¿Qué son las Soluciones OCR?
Soluciones OCR es un sistema o servicio cuyo núcleo es un motor OCR para digitalizar información textual en papel o imágenes.
Soluciones OCR significa “Optical Character Recognition” (reconocimiento óptico de caracteres) y es una tecnología que detecta caracteres de imágenes captadas por escáneres, cámaras, etc. y los convierte en datos de texto. Las soluciones OCR no sólo reconocen caracteres, sino que también organizan, gestionan y analizan los datos escaneados.
Por ejemplo, pueden extraer automáticamente la información necesaria de solicitudes y contratos escritos a mano, registrarla en bases de datos y convertirla a formatos de archivo como Excel y Word. Otras ventajas son la posibilidad de utilizar los datos digitalizados para mejorar la eficacia operativa y la productividad.
También puede reducir los costes y el impacto ambiental, como el almacenamiento y la eliminación del papel. En los últimos años, también han aparecido soluciones de OCR de gran precisión que utilizan tecnología de IA y admiten diversos tipos de caracteres, como los manuscritos, hiragana, katakana y kanji.
Usos de las Soluciones OCR
Soluciones OCR se utilizan en diversos sectores, como las finanzas, los servicios, el comercio minorista, la fabricación y la administración local, que tradicionalmente han tenido que realizar muchas tareas en papel.
En concreto, se utilizan para las siguientes tareas:
1. procesamiento de pedidos
Los formularios de pedido y los presupuestos enviados por los clientes pueden convertirse en datos mediante OCR y reflejarse automáticamente en el sistema de gestión de ventas. Esto reduce el tiempo y los errores de la introducción manual y mejora la eficacia y la calidad de la tramitación de pedidos.
2. reembolso de gastos
Los recibos y facturas pueden leerse mediante OCR y registrarse automáticamente en el sistema de reembolso de gastos. Esto reduce el tiempo y los costes de introducción de datos, acelerando y mejorando la precisión del reembolso de gastos.
3. verificación de identidad
Documentos de identidad como permisos de conducir y pasaportes pueden ser leídos por OCR y registrados automáticamente en el sistema de verificación de identidad. Esto reduce el tiempo y los errores que conlleva la verificación de la identidad y mejora la seguridad y el cumplimiento de las normas.
4. aplicaciones diversas
Documentos como formularios de solicitud y contratos pueden ser leídos por OCR y registrados automáticamente en el sistema de gestión de solicitudes. Esto reduce el tiempo y los errores de introducción de datos y mejora la eficacia y la calidad del proceso de solicitud.
Principio de las Soluciones OCR
Las soluciones OCR aportan soluciones añadiendo funciones adaptadas a los problemas de la empresa a los datos de texto extraídos de documentos en papel e imágenes, con el motor de OCR como núcleo.
Las principales funciones adicionales incluyen
1. gestión de datos
Los datos de texto se analizan, clasifican, etc., y se indexan para ofrecer una función de búsqueda.
2. integración de sistemas
Automatiza el proceso de registro enlazando con otros sistemas empresariales y generando datos de texto.
3. reconocimiento de códigos de barras y códigos QR
Los códigos de barras y los códigos QR se pueden reconocer al mismo tiempo que el reconocimiento de texto.
Cómo elegir una solución OCR
Existen muchos modelos de Soluciones OCR de diferentes empresas. A la hora de elegir una, hay que tener en cuenta los cinco factores siguientes
1. nube frente a local
Existen dos tipos de Soluciones OCR: basadas en la nube y locales.
En la Nube
Las soluciones basadas en la nube se pueden utilizar a través de Internet, lo que supone menores costes iniciales y de mantenimiento. Sin embargo, hay que tener cuidado con el entorno de red y los aspectos de seguridad.
Tipo Local
El tipo on-premise se instala y utiliza en los propios servidores de la empresa, por lo que los costes iniciales y de mantenimiento son más elevados. Sin embargo, ofrece un alto grado de libertad en cuanto al entorno de red y la seguridad.
2. integración con otros sistemas
Las soluciones OCR no sólo se utilizan por sí solas, sino que resultan más eficaces cuando se vinculan a otros sistemas empresariales. Algunos ejemplos son los sistemas de gestión de ventas y los sistemas de reembolso de gastos. Por lo tanto, es importante comprobar si se puede vincular a los sistemas empresariales utilizados en su empresa.
Rendimiento del motor OCRLa precisión y velocidad del motor OCR, que es una función de reconocimiento de caracteres, depende de su rendimiento. Por ejemplo, si puede reconocer caracteres en varios estilos, como manuscritos o impresos, y qué tipos de caracteres e idiomas, como términos técnicos e idiomas extranjeros, puede manejar.
Por tanto, es importante comparar el rendimiento de los motores de OCR en función del contenido y el formato de los documentos que maneja su empresa.
3. precio y sistema de asistencia
El precio y el sistema de asistencia también son importantes a la hora de introducir y utilizar el sistema. Por ejemplo, no sólo hay que tener en cuenta los costes iniciales y mensuales, sino también el número de lecturas y las limitaciones de capacidad.
El sistema de asistencia también es importante en caso de problemas o solicitudes de personalización.
4. soporte para dispositivos de entrada
Los textos se leen en papel o en imágenes, y hay varias formas de introducirlos. Por ejemplo, pueden cargarse desde un PC o introducirse desde un equipo multifunción o un escáner, por lo que es necesario asegurarse de que se admite el dispositivo de entrada que cumpla sus requisitos.