月: 2023年6月

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ?

Un logiciel de gestion de documents est un logiciel de gestion permettant de traiter efficacement les documents et informations importants.

Le logiciel de gestion des documents permet de partager l’information, d’améliorer l’efficacité de la recherche et de garantir la sécurité de l’information. La gestion documentaire comprend des fonctions telles que la numérisation, qui permet de numériser les documents papier ; la gestion de la classification, qui permet de classer, d’organiser et de stocker les documents ; la gestion de l’accès, qui permet de gérer l’utilisation des documents et les droits d’accès ; et la gestion de l’élimination et du stockage, qui permet de gérer l’élimination des documents et les délais de stockage.

Il est également important que la gestion des documents soit effectuée de manière appropriée, conformément aux lois et règlements. Par exemple, la gestion des documents doit être effectuée conformément aux lois et règlements tels que la loi sur la protection des données personnelles et la loi sur la comptabilité, ainsi qu’aux politiques de sécurité de l’information définies au sein de l’entreprise.

Ces dernières années, la gestion des documents à l’aide de services de cloud et les systèmes de classification et de recherche de documents utilisant l’intelligence artificielle (IA) ont attiré l’attention. Ces technologies permettent une gestion des documents plus avancée.

Utilisation des logiciels de gestion de documents

Le logiciel de gestion de documents est utilisée dans diverses situations au sein des entreprises et des organisations. Voici quelques-unes des utilisations des logiciel de gestion de documents.

1. Partage efficace de l’information

Un logiciel de gestion de documents permet de centraliser les informations et d’améliorer l’efficacité du partage d’informations au sein d’une entreprise. Même si les documents sont dispersés ou écrits à la main en grand nombre, la numérisation et la gestion de la classification permettent de trouver rapidement les informations nécessaires.

2. Assurer la sécurité de l’information

Les documents et informations importants peuvent être correctement gérés afin de réduire les risques de fuites d’informations et d’accès non autorisés. La gestion des autorisations d’accès, l’élimination et la gestion du stockage peuvent empêcher les fuites d’informations et leur utilisation non autorisée.

3. Conformité

La gestion de documents basée sur les lois et règlements peut être utile dans les situations où la conformité est requise. Par exemple, en gérant les documents conformément aux lois et règlements tels que la loi sur la protection des données personnelles et la loi sur la comptabilité, il est possible d’éviter les problèmes juridiques.

4. Améliorer les flux de travail

La gestion de documents peut être utilisée pour améliorer les flux de travail. Par exemple, le partage de documents et l’automatisation du processus d’approbation peuvent améliorer l’efficacité du travail et prévenir les erreurs.

5. Analyse pour l’amélioration de l’entreprise

La gestion des documents permet de collecter des données qui peuvent être utilisées pour améliorer les opérations. Par exemple, l’utilisation des documents et les journaux d’accès peuvent être analysés pour en tirer des suggestions d’amélioration des opérations.

Principe de la gestion de documents

La gestion de documents comprend les fonctions suivantes :

1. La formulation des règles de gestion des documents

La formulation des règles de gestion des documents est une étape importante dans la mise en place de la gestion des documents. En définissant clairement les types de documents, les délais de conservation, les droits d’accès, les critères d’élimination, etc., la gestion des documents peut être centralisée et les fuites d’informations et l’utilisation non autorisée peuvent être évitées.

2. Classification des documents

Il existe différentes méthodes de classification des documents en fonction des processus opérationnels et des types de documents. Des méthodes de classification appropriées peuvent être mises en place afin que l’information requise puisse être retrouvée rapidement. La classification des documents implique également l’harmonisation des règles de classification et la révision régulière de la base de classification.

3. Contrôle d’accès

Des droits d’accès sont définis pour la consultation et l’utilisation des documents afin d’éviter les fuites d’informations et les utilisations non autorisées. Les privilèges d’accès sont définis en fonction du poste et de la nature du travail. De plus, les journaux d’accès sont enregistrés et les privilèges d’accès sont régulièrement réexaminés.

4. Gestion de l’élimination et du stockage

La gestion des délais d’élimination et de conservation des documents permet de réduire les fuites d’informations et la charge que représente la gestion de l’information. Les délais d’élimination et de conservation sont déterminés conformément à la loi et aux règles internes de l’entreprise.

Informations complémentaires sur la gestion de documents

1. Définition dans la norme ISO 9001

Les documents sont définis dans la norme ISO 9001 comme “l’information et les supports dans lesquels elle est contenue”. L’information peut prendre de nombreuses formes, y compris un texte écrit, un code de programme et des plans, et le support peut être papier ou électronique.

Les enregistrements sont similaires aux documents. Les enregistrements sont une forme de documentation, définie dans la norme ISO 9001 comme “un document qui décrit les résultats obtenus ou fournit des preuves des activités réalisées”, également appelé preuve.

2. Cycle de vie des documents

En général, les documents gérés par la maîtrise des documents sont des documents autres que des enregistrements. Les enregistrements ont la nature de preuves de faits, de sorte que toute altération constitue une “falsification” et est interdite. En revanche, les documents tels que les contrats et les spécifications peuvent être modifiés en fonction des circonstances et sont appelés “mises à jour” ou “révisions”.

Les logiciels de gestion de documents consistent à examiner et à approuver les documents qui ont été créés afin de s’assurer qu’ils sont appropriés avant leur publication. Après leur publication, lorsque des mises à jour sont effectuées si nécessaire, ils sont également examinés et approuvés à nouveau. Le contrôle des modifications est également nécessaire pour identifier les endroits où le document a été modifié, l’historique des modifications et la version en vigueur.

Lorsque les documents publiés sont envoyés ou distribués en interne ou en externe pour partager des informations, il est nécessaire de contrôler qui a accès aux documents. De plus, il convient de fixer une date limite de conservation et de déterminer à l’avance une méthode d’élimination des documents une fois la date limite de conservation dépassée.

En matière de gestion de documents, il est important de clarifier les règles à chaque étape du cycle de vie des documents, de la création à l’élimination en passant par la distribution et le stockage.

Qu’est-ce qu’un service de formulaires Web ?

Un service de formulaires Web est un service qui permet de créer et de gérer des formulaires en un seul endroit dans le nuage.

Ces formulaires sont utilisées par les entreprises, les organisations et les entrepreneurs individuels pour créer et gérer des factures, des bons de livraison et d’autres formulaires. En raison de l’impact des changements juridiques, les formulaires peuvent désormais être gérés sous forme de données électroniques au lieu des formulaires papier traditionnels. La loi sur les sociétés stipule une certaine période de conservation pour les formulaires, et de nombreuses données électroniques doivent être gérées en toute sécurité et envoyées et reçues selon les besoins.

Le service de formulaires Web devrait faciliter la gestion des données des formulaires, améliorer les heures de travail et réduire les coûts.

Utilisations des services de formulaires Web

Les services de formulaires Web sont utilisés pour rationaliser la création et la gestion de toutes sortes de formulaires, tels que les devis, les factures, les bons de livraison et les détails de paiement. Ils sont largement déployés par les grandes entreprises et les petites et moyennes entreprises qui traitent les formulaires susmentionnés.

L’utilisation de l’informatique dématérialisée signifie qu’aucun serveur interne n’est nécessaire et que le logiciel peut être mis à jour en permanence. Les entreprises qui souhaitent réduire la charge supplémentaire que représente pour leur personnel la gestion des formulaires dans les données, par exemple, introduisent des services de formulaires Web.

Principe des services de formulaires Web

Un services de formulaires Web consiste en des fonctions de création, de conversion, de gestion et de partage de feuilles de comptes, etc. Comme le service est basé sur un navigateur web, il n’est pas nécessaire d’acheter ou d’installer un logiciel spécialisé.

L’avantage est que ces fonctions peuvent être utilisées simplement en y accédant via un navigateur web, ce qui permet un accès en déplacement.

1. Fonction de création de rapports

La fonction de création de rapports vous permet de créer des rapports à l’aide de modèles. Il existe différents types de modèles et l’utilisation d’un modèle correspondant au type de formulaire permet de réduire le temps de travail consacré à la création de formulaires et d’unifier les formats de gestion.

Une fonction permet également d’ajuster automatiquement la mise en page pour l’impression. Comme les fonctions fournies varient en fonction du service en nuage, il est important de clarifier les fonctions requises à l’avance.

2. Fonction de conversion des formulaires

La fonction de conversion des rapports permet de convertir les fichiers de format Excel et Word en PDF, ce qui présente l’avantage d’empêcher la falsification, de simplifier la transmission des courriels et de réduire le volume des données.

3. Gestion et partage des formulaires

La fonction de gestion et de partage des rapports permet d’historiser et de rechercher les rapports sauvegardés et de les partager avec plusieurs utilisateurs. Les dossiers peuvent être triés de la même manière que sur un PC, et des paramètres d’autorisation (éditable, lecture seule, etc.) peuvent être définis pour chaque département ou poste pour une gestion plus précise des formulaires.

En plus de la recherche par nom de fichier ou de dossier, il est également possible de rechercher le libellé du contenu des formulaires.

Autres informations sur le services de formulaires Web

Stockage des feuilles de registre

Les feuilles de registre sont un terme comptable désignant les livres et les pièces justificatives que le droit des sociétés exige de conserver pendant 10 ans. Jusqu’à présent, les feuilles de registre et les documents étaient essentiellement conservés sur papier, ce qui compliquait la gestion des données comptables et rendait difficile la sécurisation de l’espace de gestion.

En cas de contrôle fiscal, les formulaires demandés devaient être clairement indiqués et la gestion des données des formulaires devait être efficace. Avec la numérisation de l’économie et de la société, la loi sur la comptabilité électronique a été modifiée et les documents comptables qui remplissent certaines conditions peuvent désormais être stockés sous forme de données électroniques.

Dans le contexte de ces changements sociaux, il est devenu courant que les feuilles de registre soient stockées sous forme de données électroniques, et l’utilisation de services de feuilles de registre en nuage est en augmentation. De grands volumes de données de formulaires peuvent être gérés dans le cloud, traités à grande vitesse, et les données peuvent être créées et envoyées selon les besoins.

De plus, des systèmes de contrôle et de maintenance ont été mis en place comme mesure de sécurité en cas d’urgence, et des systèmes de sauvegarde ont également été envisagés en cas de catastrophe naturelle.

Qu’est-ce que la préparation de commandes vocales ?

La préparation de commandes vocales est une méthode d’utilisation d’un système vocal pour la préparation des instructions de travail.

Le travailleur porte un casque muni d’écouteurs et d’un microphone, reçoit des instructions de prélèvement vocales et les confirme par une réponse vocale. Le système permet à l’opérateur de travailler sans papier, stylo, lecteur de code-barres ou terminal portable, ce qui permet d’utiliser les deux mains et d’effectuer un prélèvement efficace.

En premier lieu, la préparation des commandes consiste à prélever des marchandises et des pièces sur la base de bordereaux et de listes dans les entrepôts et les usines, et à les transmettre au processus suivant, tel que l’inspection et l’emballage. La précision et la rapidité sont requises dans le processus de prélèvement, car il s’agit d’une opération importante qui se poursuit jusqu’au processus suivant et les erreurs ne peuvent être tolérées.

Utilisations des préparations de commandes vocales

Les préparations de commandes vocales sont utilisées dans les entrepôts de divers secteurs industriels, notamment la fabrication, le transport et la logistique, ainsi que la vente au détail. La préparation vocale est également utilisée dans les centres de distribution et les entrepôts, mais elle est souvent utilisée dans les entrepôts où l’on manipule des articles lourds, des marchandises en caisse que l’on porte à deux mains, des chariots élévateurs à fourche et des congélateurs où un terminal portable ne peut pas être utilisé, car elle exploite la plus grande caractéristique de la préparation vocale, à savoir l’utilisation sans les mains des instructions de travail et de la confirmation. dans les endroits où il n’est pas possible d’utiliser un terminal portable.

Principe des préparations de commandes vocales

Les préparations de commandes vocales sont une méthode de préparation de commandes qui utilise un système vocal pour les instructions de travail. L’opérateur porte un casque et écoute les instructions vocales de prélèvement (annonces), qui sont confirmées par des réponses vocales.

La préparation des commandes vocales élimine la nécessité de tenir une liste, un stylo, un lecteur de codes-barres ou un terminal portable, ce qui permet à l’opérateur d’avoir les mains libres pour travailler. Elle est plus efficace que les méthodes de prélèvement conventionnelles et autres. Elle élimine également le besoin de listes papier, ce qui permet de réaliser des économies grâce aux opérations sans papier.

Les préparations commandes vocales sont plus faciles à mettre en place que les préparations numériques, qui nécessitent l’installation d’une unité d’affichage sur l’étagère, et présentent l’avantage de pouvoir modifier librement l’agencement du lieu de travail. En outre, comme le travail peut être effectué en apprenant des règles simples pour recevoir des instructions et y répondre, la formation des opérateurs est plus facile que l’apprentissage du fonctionnement des lecteurs de codes-barres, des terminaux portables et des tablettes.

Comment choisir un système de préparation de commandes vocales

Pour choisir le système de préparation des commandes vocales qui convient le mieux à votre entreprise et l’exploiter efficacement, vous devez prêter attention aux points suivants :

1. Évaluer le processus

Avant de mettre en œuvre le choix du système de commandes vocal, il est nécessaire d’évaluer votre processus de préparation de commandes actuel. Il est important de comprendre quelles sont les tâches qui se prêtent à la préparation vocale et quels sont les travailleurs qui peuvent les utilisés le plus efficacement. Il convient également d’évaluer la clarté de la prononciation et l’audibilité de la voix des travailleurs sur le site.

2. Logiciels

Pour que la préparation des commandes vocales devienne une réalité, il est nécessaire d’utiliser un logiciel spécifique. Le choix du logiciel doit correspondre aux besoins de l’entreprise. La précision et la fonctionnalité de la reconnaissance vocale ainsi que l’adéquation du système sont soigneusement examinées.

3. Matériel

Le matériel doit également être adapté au logiciel. Il faut choisir des équipements tels que des casques, des microphones et des haut-parleurs qui soient confortables pour l’opérateur.

Il est important de choisir un matériel capable de recevoir et de transmettre le son clairement. Un prix élevé n’est pas nécessairement synonyme de performances supérieures ; il convient donc de vérifier que le matériel répond aux performances requises.

4. Facilité d’utilisation

Plus le système est facile à utiliser, moins il faut consacrer de temps à la formation. Il réduit également la charge de travail de l’opérateur.

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers (FSRM) ?

La gestion de ressources pour serveurs de fichiers est le processus qui consiste à améliorer l’efficacité de la gestion de l’information et à renforcer la sécurité par une gestion appropriée des serveurs de fichiers au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

Les serveurs de fichiers sont des serveurs qui stockent des informations importantes partagées au sein d’une entreprise, et leur gestion est essentielle pour minimiser les risques de fuites d’informations et de corruption de données.

Utilisation des outils de gestion de ressources pour serveur de fichiers (FSRM)

Les outils de gestion de ressources pour serveur de fichiers est utilisée par les entreprises et les organisations pour centraliser la gestion et le partage des données. Les utilisations spécifiques dans différents secteurs sont les suivantes :

1. Secteur des technologies de l’information

Dans le secteur des technologies de l’information, l’outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers sert à stocker et à partager des données. Il stocke les données nécessaires au développement de programmes et d’applications et peut être partagé entre des équipes ou des partenaires externes. Il est également utilisé pour la sauvegarde et la gestion de la sécurité.

2. Secteur de l’édition

L’outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers dans l’industrie de l’édition est utilisée pour partager des données telles que des manuscrits, des images et des mises en page.

3. Industrie de la construction

L’outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers dans l’industrie de la construction est utilisée pour partager des données telles que des bleus, des plans de construction et des calendriers.

4. Cabinets d’avocats

L’outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers dans les cabinets d’avocats est utilisée pour stocker des données telles que des contrats, des documents juridiques et des preuves. Lorsque plusieurs avocats sont impliqués, l’utilisation de serveurs de fichiers permet un partage efficace des données. Ils jouent également un rôle important dans la gestion de la sécurité.

Principe des outils de gestion de ressources pour serveur de fichiers (FSRM)

L’outil de gestion de ressources pour serveur de fichiers utilise les mécanismes suivants pour gérer les fichiers (FSRM) :

1. Gestion centralisée des données

Les outils de gestion de ressources pour serveur fichiers facilitent l’organisation et la gestion de l’information en rassemblant en un seul endroit les données provenant de l’ensemble de l’organisation. Cela permet d’éviter la confusion causée par des données en double ou des versions différentes des données et d’accéder rapidement à la bonne information.

2. Partage des données et collaboration

L’accès aux serveurs de fichiers sur le réseau facilite le partage des fichiers entre les différents services et équipes de projet. Cela permet un partage de l’information en temps réel et une collaboration efficace.

3. Gestion des autorisations et sécurité

L’outil de gestion de ressources pour serveur fichiers permet de définir les droits d’accès de manière détaillée. Vous pouvez ainsi restreindre les fichiers et les dossiers auxquels chaque utilisateur ou groupe peut accéder, ce qui réduit le risque de fuite d’informations.

La protection des données est également renforcée car les mesures de sécurité sont centralisées sur le serveur de fichiers. De plus, les accès non autorisés et les activités suspectes peuvent être détectés par les journaux d’accès et d’autres données et faire l’objet d’une action précoce.

4. Sauvegarde et récupération

Des sauvegardes régulières sont effectuées sur le serveur de fichiers, ce qui réduit le risque de perte de données. En cas de corruption des données, celles-ci peuvent être facilement récupérées à partir des sauvegardes.

5. Évolutivité de l’organisation

L’outil pour la gestion de ressources de serveur pour fichiers (FSRM) présente l’avantage de s’adapter facilement à la croissance de l’organisation. Lorsque de nouveaux membres ou projets sont ajoutés, les ressources nécessaires peuvent être allouées rapidement.

Informations complémentaires sur les outils de gestion de serveurs de fichiers (FSRM)

1. Fonctions de la gestion de ressources pour fichiers (FSRM)

La gestion de serveur de fichiers comprend les points suivants :

Organisation de la structure des dossiers
La création d’une structure de dossiers organisée, par exemple par type de fichier ou par département partagé, facilite la recherche d’informations.

Définition des droits d’accès
La définition de droits d’accès appropriés, de sorte que seuls les services et les employés concernés puissent accéder aux fichiers, réduit le risque de fuite d’informations.

Sauvegardes
La sauvegarde régulière du serveur de fichiers garantit une récupération en douceur en cas d’altération des données.

Sur la base de ces points, on peut s’attendre à ce qu’une gestion adéquate du serveur de fichiers améliore l’efficacité de la gestion de l’information et renforce la sécurité au sein de l’entreprise.

2.Points à noter sur la gestion des ressources pour le serveur de fichiers (FSRM)

Lors de la gestion de ressources pour serveur de fichiers, il convient de tenir compte des points suivants.

Veiller à la régularité des noms de dossiers et de fichiers.
Le nom des dossiers et des fichiers doit être modifié régulièrement. S’ils sont nommés selon certaines règles, même les nouveaux arrivants ou les personnes d’autres départements peuvent facilement trouver le fichier souhaité.

Définir les cycles de vie des fichiers.
Pour éviter le gonflement de l’espace de stockage et les difficultés de recherche sur le serveur de fichiers, décidez des dates limites de stockage et du moment où les fichiers doivent être transférés à l’extérieur en tant qu’archives.

Définir les droits d’accès.
Pour garantir la sécurité, décidez de l’étendue de l’accès par département, par poste, de l’accès interne et externe et de la mesure dans laquelle des droits d’accès peuvent être accordés pour la navigation, la modification et la création.

Qu’est-ce qu’un système numérique de préparation de commandes ?

Les systèmes numériques de préparation de commandes sont une opération de préparation de commandes dans laquelle un écran numérique est installé sur les étagères de l’entrepôt et d’autres équipements, et la préparation de commandes est effectuée conformément aux instructions.

Ainsi, même les travailleurs qui ne connaissent pas le contenu des marchandises peuvent les prélever avec précision en suivant les instructions affichées à l’écran. La préparation des commandes consiste à prélever des marchandises ou des pièces sur un bordereau ou une liste dans un entrepôt ou une usine et à les transmettre au processus suivant, tel que l’inspection ou l’emballage.

Il existe deux types de préparation de commandes : la préparation de commandes individuelles (préparation unique) et la préparation de commandes multiples (préparation totale). Les systèmes numériques de préparation de commandes sont appelés DPS (Digital Picking System), tandis que les systèmes numériques de préparation de commandes sont appelés DAS (Digital Assort System).

Le DPS et le DAS sont parfois appelés systèmes de préparation de commandes numériques au sens large.

Utilisations des systèmes numériques de préparation de commandes

La préparation de commandes est une opération essentielle pour le transport des pièces vers les sites de fabrication et l’expédition des marchandises. Il est effectué dans les entrepôts de divers secteurs industriels, notamment l’industrie manufacturière, le transport et la logistique, ainsi que le commerce de détail.

Le système numérique de préparation de commandes est également utilisé dans diverses situations, notamment dans les entrepôts d’expédition et les entrepôts de distribution des entreprises agroalimentaires, des entreprises de l’habillement, des entreprises de vente par correspondance et des usines de fabrication. La méthode de préparation de commande DPS convient aux entreprises et aux magasins ayant un grand nombre de destinations de livraison, tels que les centres de distribution pour le commerce électronique et la vente par correspondance, où un grand nombre de produits sont expédiés en petites quantités et dans de nombreuses variétés différentes.

La méthode de préparation de commande DAS convient aux entrepôts dont le nombre de destinations de livraison est faible ou constant, comme les livraisons de magasins, où un grand nombre d’expéditions de petites variétés sont effectuées, ainsi qu’aux centres frigorifiques et aux entrepôts d’usines de fabrication où les marchandises entrantes doivent être triées au fur et à mesure de leur arrivée.

Principe des systèmes numériques de préparation de commandes

Les systèmes numériques de préparation de commandes sont un système dans lequel des indicateurs sont installés sur les étagères, les paniers et les allées de l’entrepôt, et les marchandises et les pièces sont prélevées à l’endroit où l’indicateur est allumé, en fonction du nombre d’articles indiqué sur l’indicateur. Ces dernières années, des diodes électroluminescentes ont été utilisées pour les lampes indicatrices afin d’économiser de l’énergie.

L’introduction de systèmes numériques de préparation de commandes permet aux travailleurs de prélever sans connaître le produit ou la pièce. Il réduit également les erreurs de prélèvement et améliore l’efficacité du travail par rapport aux opérations de préparation de commandes conventionnelles utilisant des listes sur papier, et réduit également les variations d’efficacité du travail dues aux différences de niveau de compétence. Le système sans papier réduit également les coûts.

Il n’est pas rare que les coûts d’installation augmentent sur les sites comportant un grand nombre de variétés, en raison de la nécessité d’installer un présentoir pour chaque variété. Dans ce cas, il est possible de réduire l’investissement initial en utilisant conjointement différents systèmes de préparation des commandes, comme la préparation numérique pour les produits fréquemment expédiés et l’utilisation d’un terminal pratique pour les produits moins fréquemment expédiés.

Les systèmes numériques de préparation de commandes présentent toutefois l’inconvénient de contrôler numériquement l’emplacement des marchandises, de sorte qu’il n’est pas possible de modifier ou d’ajouter facilement des emplacements de stockage.

Comment choisir un système numérique de préparation de commandes

Avant d’introduire un produit de préparation numérique, il est nécessaire d’examiner attentivement si le produit est adapté aux opérations de préparation de commandes de votre entreprise, quels avantages peuvent être attendus de son introduction, ainsi que les coûts et le délai nécessaires à la mise en œuvre du système. Il est important de toujours prévoir une période d’essai pour faire fonctionner et toucher le système.

1. Le système est-il adapté à l’opération de prélèvement ?

Il existe deux types d’opérations de préparation de commandes : la préparation individuelle, où chaque commande est préparée individuellement, et la préparation totale, où plusieurs commandes sont préparées ensemble. Il est important de vérifier que le système est équipé de fonctions pour chacune de ces méthodes. Étant donné que les méthodes de prélèvement changent en fonction de l’état de la commande, le système doit être en mesure de répondre aux changements au cas par cas.

2. Le système contribue-t-il à accroître la productivité du processus de préparation des commandes ?

Il est nécessaire de vérifier si la numérisation améliorera la productivité de l’opération de préparation des commandes. L’introduction d’un système n’améliorera pas nécessairement la productivité, et il convient de vérifier au préalable quelles fonctions seront efficaces pour quelles tâches.

Par exemple, une “fonction de guide de prélèvement” qui affiche automatiquement l’emplacement des produits, ou une “fonction de gestion de l’historique du travail” qui enregistre simultanément l’historique du travail pendant le prélèvement sur une tablette, rendra le travail plus efficace.

3. Le système est-il pratique ?

Les systèmes numériques de préparation de commandes peuvent être utilisés avec des appareils tels que des tablettes et des smartphones. Certains appareils peuvent être dotés de fonctions très pratiques, telles qu’une “fonction de gestion des appareils” qui permet de gérer plusieurs tablettes simultanément, ou une “fonction de signalement des problèmes” qui signale automatiquement tout problème ou toute erreur survenant pendant le travail.

Qu’est-ce qu’un système d’authentification ?

L’authentification, est l'”identification” d’une personne pour confirmer que l’autre partie est l’utilisateur lui-même.

Le système d’authentification est l’un des aspects les plus importants de la cybersécurité. Dans le monde actuel des violations de données et des cyberattaques, il est essentiel de mettre en place un système d’authentification sécurisé.

Le système authentification est donc le processus de vérification de l’identité d’un utilisateur ou d’un appareil qui tente d’accéder à un système ou à une application. Il constitue la première ligne de défense contre les accès non autorisés et empêche l’utilisation abusive d’informations sensibles.

Utilisation des systèmes d’authentification

Les systèmes d’authentification sont utilisés dans diverses situations pour protéger la sécurité des données et la vie privée.

Ils jouent un rôle important dans les services en ligne et, lorsqu’ils sont utilisés correctement, peuvent accroître la sécurité et la confiance des utilisateurs. Les principales utilisations des systèmes d’authentification sont :

1. Banque en ligne

Les services bancaires en ligne exigent un haut niveau de sécurité car de l’argent est échangé ; le système d’authentification est utilisé pour vérifier strictement l’identité de l’utilisateur.

Le système d’authentification est utilisée pour vérifier strictement l’identité de l’utilisateur. Par exemple, en plus des mots de passe, des mots de passe à usage unique envoyés par SMS ou par e-mail, ou des données biométriques telles que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale peuvent être nécessaires.

2. Réseaux sociaux

Le système d’authentification est requise dans les réseaux sociaux pour protéger les informations personnelles et la vie privée des utilisateurs. Par exemple, Facebook et Twitter vérifient les numéros de téléphone et les adresses électroniques ainsi que les mots de passe. Ils peuvent également avertir les utilisateurs ou demander une authentification supplémentaire en cas de connexion suspecte.

3. Achats en ligne

Le système d’authentification est nécessaire pour les achats en ligne afin de gérer l’historique des achats de l’utilisateur et les détails de sa carte. Par exemple, Amazon et Rakuten vérifient les adresses électroniques et les numéros de téléphone en plus des mots de passe. Si vous payez par carte de crédit, il peut vous être demandé d’authentifier un mot de passe à usage unique ou un code PIN qui vous est envoyé par la société émettrice de votre carte de crédit.

Principe des systèmes d’authentification

Il existe plusieurs systèmes d’authentification, des méthodes d’authentification plus complexes étant mises en place pour les informations personnelles importantes.

1. Authentification WYK (What You Know)

L’authentification WYK (What You Know) est une méthode dans laquelle un mot de passe ou un code PIN est prédéfini et l’identité de la personne est authentifiée en fonction des données saisies. Cependant, elle peut être facilement percée si quelqu’un jette un coup d’œil à l’entrée ou écoute des communications non cryptées.

2. Authentification WYH (What You Have)

L’authentification WYH (What You Have) est une méthode d’authentification qui consiste à préparer physiquement une carte à puce ou une table de nombres aléatoires. Comme elle n’existe pas en tant que données sur l’internet, il y a peu de chances qu’elle soit violée, à moins qu’elle ne soit physiquement volée.

3. Authentification WYA (What You Are)

L’authentification WYA (What You Are) ou biométrique est une méthode qui consiste à enregistrer des parties du corps, telles que les empreintes digitales, les veines, la voix ou le visage, et à utiliser leurs caractéristiques uniques pour s’authentifier. Comme elle utilise le corps même de la personne, elle est la moins susceptible d’être violée par un tiers. Toutefois, en fonction de la précision du système, des problèmes peuvent survenir lorsque la personne ne peut pas être identifiée et ne peut pas être authentifiée.

Type de systèmes d’authentification

Il existe les types d’authentification suivants, en fonction de la situation dans laquelle le système est utilisé.

1. Authentification de connexion

L’authentification de connexion est utilisée lorsqu’un utilisateur accède à son compte dans un service ou une application web. L’authentification par mot de passe est le type d’authentification le plus courant, mais les données biométriques (biométrie) telles que les empreintes digitales et la reconnaissance faciale sont également largement utilisées.

2. Authentification à deux facteurs (2FA)

Lorsqu’un niveau de sécurité plus élevé est requis, l’authentification à deux facteurs (2FA) est utilisée : la 2FA est une méthode d’authentification qui combine des informations sur les connaissances (par exemple les mots de passe) avec des informations sur les possessions de l’utilisateur (par exemple le smartphone). Par exemple, la sécurité est renforcée par la saisie d’un code d’authentification envoyé par SMS après la connexion.

3. Authentification OAuth

L’authentification OAuth est une méthode d’authentification pour gérer les autorisations d’accès aux informations des utilisateurs entre les applications et les services lors de l’utilisation des API, car OAuth permet aux utilisateurs d’accorder certaines autorisations à des applications tierces sans partager directement les informations de leur compte, contribuant ainsi à la protection de la vie privée.

4. Infrastructure à clé publique (ICP)

L’ICP est un système d’authentification qui utilise le cryptage et les signatures numériques pour authentifier les utilisateurs et les appareils. Elle est utilisée pour gérer des paires de clés publiques et privées à l’aide de certificats pour sécuriser l’échange de données. Par exemple, SSL/TLS est largement utilisé pour les mesures de sécurité des sites web.

Ces techniques d’authentification sont des technologies fondamentales qui soutiennent l’échange d’informations et la protection de la vie privée sur l’internet. En choisissant des méthodes d’authentification appropriées et en renforçant les mesures de sécurité, il est possible de construire des systèmes informatiques sûrs.

Qu’est-ce que l’OCR avec AI ?

L’OCR avec AI est une combinaison de la technologie OCR (Optical Character Reader) et de l’IA (Intelligence Artificielle).

L’OCR est une technologie qui permet de lire un texte manuscrit ou imprimé à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo numérique et de le convertir en données textuelles. La nouvelle technologie de traitement OCR qui utilise et combine la technologie de l’IA avec cette technologie OCR conventionnelle est appelée OCR avec AI.

L’OCR avec AI incorpore des fonctions d’apprentissage profond, en particulier l’apprentissage profond, parmi l’IA (Intelligence Artificielle), pour apprendre les caractéristiques et les modèles de texte et améliorer la précision de la reconnaissance de texte et l’analyse des plages de texte et des mises en page. En outre, il est désormais possible de lire les lignes tracées, les lignes barrées et les habitudes textuelles, ce qui était auparavant difficile à faire.

Utilisations de l’OCR avec AI

L’OCR avec AI est utilisé dans des opérations qui nécessitent une reconnaissance plus précise des caractères, tels que les caractères manuscrits et les formulaires avec des mises en page mixtes, là où l’OCR conventionnelle a rencontré des difficultés.

1. Lorsqu’il s’agit de caractères manuscrits

Utilisé dans les opérations qui traitent souvent des documents manuscrits, tels que les bordereaux manuscrits, les questionnaires, les questionnaires médicaux, les formulaires de demande et les rapports de travail quotidiens.

2. Lorsque plusieurs mises en page sont mélangées

Convient aux opérations pour lesquelles les mises en page ne peuvent pas être standardisées, telles que les bons de commande et les factures de diverses sociétés qui sont souvent reçus par télécopie dans les petites et moyennes entreprises.

3. Lorsque vous souhaitez améliorer la précision de la reconnaissance des caractères

L’apprentissage par l’IA améliore la précision de la reconnaissance et réduit les heures de travail.

Principe de l’OCR avec AI

L’OCR avec AI utilise une méthode d’apprentissage profond pour reconnaître les caractères. Le principe de la reconnaissance des caractères de l’écriture manuscrite est le même qu’une IA qui a appris, par exemple, “chien” par apprentissage profond, peut regarder une image d’un chien et la reconnaître comme un chien. La reconnaissance d’une image de chien en tant que chien est déduite de l’apprentissage d’un grand nombre d’images de chiens, en utilisant les résultats de l’extraction de caractéristiques et de la classification.

De même, lors de la reconnaissance d’un texte manuscrit, les caractéristiques sont extraites et classées par l’apprentissage d’un grand nombre d’images de texte manuscrit. L’IA peut ainsi évaluer automatiquement le contenu des caractères manuscrits et améliorer la précision de leur lecture. En d’autres termes, qu’il s’agisse de données textuelles atypiques, de notes manuscrites ou de bordereaux qui diffèrent d’un fournisseur à l’autre, l’IA peut déterminer l’élément et le convertir en données.

Le défi posé par les méthodes d’apprentissage profond est qu’une grande quantité de données d’entraînement est nécessaire pour combiner chaque processus. De plus, des dispositifs informatiques à haute performance (par exemple, des GPU) peuvent être nécessaires pour traiter de grandes quantités de données.

Comment choisir un produit OCR avec AI

Lors du choix d’un produit OCR avec AI, il convient de tenir compte des points suivants

1. Type de caractère du document cible

Le produit à utiliser dépend du type de texte du document à lire : manuscrit, imprimé ou un mélange des deux. Chaque produit convient à des fins différentes et, si l’on choisit le mauvais produit, la précision de la reconnaissance des caractères sera réduite.

2. Format du formulaire cible

Le format du formulaire cible à lire est limité ou non. Si le format est limité, le type qui définit le format à l’avance aura une meilleure précision de lecture.

En revanche, si le format n’est pas limité, un type qui permet à l’IA d’apprendre le format du formulaire et de l’extraire est approprié.

3. Intégration avec d’autres systèmes

L’OCR avec AI n’achève pas le processus de lecture du texte sur support papier et de transformation en données textuelles, mais devient souvent une donnée d’entrée pour d’autres systèmes d’entreprise. Vérifiez que le système peut être connecté sans problème aux systèmes de gestion qui doivent être reliés dans votre entreprise. Un autre point à vérifier est la compatibilité avec la RPA, qui devient de plus en plus populaire.

4. Performance en matière de coûts

Les structures tarifaires de l’OCR avec AI varient. Il existe des frais mensuels fixes et des frais de paiement à la page. Choisissez un service avantageux en fonction du scénario d’utilisation et de l’échelle de votre entreprise.

5. Opérabilité

L’OCR avec AI n’est pas réellement utilisé par les utilisateurs du département système, mais par la comptabilité, les ressources humaines, le marketing, etc. Pour s’assurer que l’OCR avec AI sera utilisé, il est important d’introduire un système avec une excellente opérabilité adaptée à l’entreprise.

6. Antécédents

Il est également important de vérifier l’historique du système. Dans la mesure du possible, il est conseillé de choisir un produit dont les études de cas sont similaires à celles de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un contre-écrou ?

Un contre-écrou est un écrou doté d’une fonction ou d’un mécanisme qui l’empêche de se desserrer.

Il est également communément appelé écrou de blocage ou écrou anti-desserrage. Les écrous serrés peuvent se desserrer sous l’effet des vibrations, des chocs ou de la dilatation thermique. Il existe donc différentes méthodes pour empêcher le desserrage des vis.

Par exemple, il existe des écrous doubles où deux écrous sont empilés l’un sur l’autre, des rondelles élastiques ou des rondelles dentées sont insérées entre l’écrou et l’objet à serrer, et des adhésifs ou d’autres matériaux sont appliqués sur la partie filetée. L’avantage de l’écrou de blocage est qu’il ne nécessite qu’un seul composant de l’écrou pour empêcher le desserrage et qu’il peut être facilement contré et installé.

Utilisations des contre-écrous

Les contre-écrous sont utilisés là où le desserrage des boulons et des écrous peut entraîner des dommages ou des accidents. Il s’agit par exemple de véhicules, d’avions, de véhicules ferroviaires, de ponts et de bâtiments. La plupart de ces produits sont susceptibles d’être endommagés ou accidentés par la chute de boulons et d’écrous desserrés.

Parmi les autres applications, on peut citer les arbres de suspension des chaînes de balançoire dans les parcs de jeux et les fixations de cadre sur les appareils d’entraînement des salles de sport.

Principe des contre-écrous

Lorsqu’un boulon ou un écrou est serré sur un objet fixé, une force de compression (force de pincement) est appliquée à l’objet à fixer et une force de traction est appliquée à la tige du boulon, qui est repoussée par l’objet à fixer. Cette force de traction génère une force de frottement entre la surface d’appui du boulon/de l’écrou (la surface en contact avec l’objet à fixer) et l’objet à fixer, ce qui a pour effet de fixer la vis.

Les trois forces de frottement suivantes agissent et interagissent entre elles dans cet état

• Force de frottement entre le filetage mâle et le filetage femelle
• Force de frottement entre l’objet fixé
• Force de frottement entre le siège du boulon/de l’écrou et l’objet à fixer

Si cette force de frottement est perdue pour une raison quelconque, on parle de “desserrage de la vis”. Des exemples sont donnés ci-dessous.

• La force de frottement est réduite en raison de la déformation ou de l’indentation de la surface d’appui du boulon/de l’écrou ou de la surface de l’objet fixé en contact avec la surface d’appui.
• Les vibrations réduisent la force axiale, qui à son tour réduit la force de frottement entre les filets mâle et femelle.
• La force de frottement est réduite par la pénétration d’huile ou d’autres substances lubrifiantes entre les filets mâle et femelle.

Types de contre-écrous

Il existe plusieurs types d’écrous anti-desserrage, en fonction de leur forme et de la méthode utilisée pour empêcher le desserrage. Chacun d’entre eux ayant ses propres caractéristiques et ses propres applications, il arrive souvent qu’ils soient utilisés différemment en fonction de la cause du desserrage.

Autres informations sur les contre-écrous

1. Application du principe de la cale

Pour empêcher le “desserrage de la vis” mentionné ci-dessus de se produire, l’écrou anti-desserrage applique le principe de la cale.

En excentrant les axes centraux des deux trous de l’écrou et en serrant les écrous avec un ajustement conique concave-convexe entre eux, une grande force de frottement est générée sur les surfaces coniques des écrous par le principe de la cale, ce qui rend difficile le desserrage de la vis. Un exemple de produit est le Hard Lock Nut, qui peut être utilisé à plusieurs reprises.

2. Augmentation de la force de frottement avec la vis

Un anneau métallique à effet de ressort est fixé sur la surface supérieure de l’écrou, qui entre en contact avec le filetage mâle de la vis et augmente la force de frottement, créant ainsi un effet anti-desserrage. Communément appelés “écrous à encoches à bague de frottement”, ces écrous sont également appelés “écrous en U”.

Les contre-écrous à anneau de friction présentent une excellente résistance à la chaleur et aux tremblements de terre. Une bague en nylon est fixée sur la surface supérieure de l’écrou et, lors du serrage, la bague en nylon et la vis mâle entrent en contact l’une avec l’autre, ce qui augmente la force de frottement dans cette zone et crée un effet anti-desserrage.

Le contre-écrou à insert en nylon est un exemple de produit. On peut également citer les “écrous à collerette”, qui ont une force de frottement plus élevée sur la surface du siège pour empêcher le desserrage, et les “écrous rainurés”, qui sont fixés par une goupille qui traverse l’écrou et le boulon pour empêcher le desserrage.