行動予定表とは
行動予定表とは、企業やさまざまな団体の職場に設置され、組織に所属する人たちの行動に関する情報を共有するためのツールです。
行動予定表として広く普及しているのは、壁掛け式のホワイトボードです。ホワイトボードタイプには、大きく2種類の行動予定表があります。1つ目は、個人ごとの行動予定を表示するもので、氏名、行き先、帰社時間などが示された一覧表形式のものです。2つ目は、1か月の予定表になったタイプです。1日から31日までの枠が設けられており、予定などが記載できる形式になっています。多くの製品には、マグネットで張り替えられる曜日プレートが付属しており、毎月変更して使用できる仕様になっています。
近年では、デジタル化やリモートワークの普及により、行動予定表もデジタル化が進んでいます。デジタルツールの活用により、個人や組織の業務管理に役立つ機能を備えた製品やサービスが増えています。
行動予定表の使用用途
行動予定表は主に以下の目的で使用されます。
1. 部署のメンバーの出退勤情報の共有
組織に所属するメンバーの出勤・退勤情報を共有することは、円滑な組織運営に欠かせません。特にフレックスタイム制を導入している企業や、出張の多い職場では、同じ職場のメンバーの勤務状況を一目で把握できることが重要になります。
2. 部署のメンバーの行き先情報の共有
職場では、他の部署や取引先、顧客などから電話や問い合わせを受けることがあります。担当者が不在の場合、連絡先や戻る予定時刻などの情報を事前に共有しておくことが大切です。行動予定表を活用することで、職場のメンバーが外出する際に行き先や帰社予定時間を記載でき、他部署や取引先からの問い合わせに迅速に対応することが可能になります。
3. 今後のスケジュール管理
個人の場合、有給休暇の取得や出張の予定など、特に職場を不在にする情報を共有するために行動予定表が活用されます。また、組織全体の予定を明示することで、個人の業務スケジュールを効率的に立てることが可能です。デジタル化された行動予定表を導入すれば、組織や個人の業務管理や進捗管理の精度を向上させることも可能になります。