工事管理システムとは
工事管理システムとは、施工管理システムとも呼ばれ、建設現場や施工管理者などが工事や建設の受注や契約、施工の進捗状態、売上金の回収など、工事に関連する種々のデータやプロセスを一元管理できるシステムです。
長期的なスケジュールで施行される場合は非常に重要な役割を担うため、ほとんどの企業で導入されています。従来の紙ベースや複数のシステムを用いた管理方法では、情報の見落とし、データの二重管理などが発生しやすく、情報のやり取りや管理も複雑です。
そのため、更新漏れによる手戻りや工事工程の誤りなど、本来の工事業務とは異なる点でロスが発生してしまいます。工事管理システムを導入することで、情報を一元に集約し、一括で管理することにより、情報の確認を容易とし、迅速な判断に繋げることが可能になります。
同じシステム上で、予算や発注、原価管理など複数の工程を管理することが可能であるため、リアルタイムに作業状況の確認や進捗管理を行うことができます。工事全体に対する工程管理の効率化や、生産性の向上などの課題に対して有効なツールです。
特に昨今はクラウド上で管理し、PCやタブレット、スマートフォンで利用でき、検索や共有が容易に行えるため、効率化に役立っています。
工事管理システムの使用用途
工程管理システムは、工場で発生する業務を効率化するために使用されています。さまざまな情報を容易かつリアルタイムに把握することで、工事管理業務の効率化が可能です。
従来、工事や施工に関するデータは、紙や複数のシステムを用いて管理することが一般的でした。情報を複数の部門で共有する場合や、複数の工事を同時に管理する場合などには、やり取りやデータの管理が煩雑になりやすい傾向があります。また、データを経理業務などで利用する場合には、改めてデータを記入、入力する必要がありました。
このような問題に対して、工事管理システムを導入することにより、工事に関連するデータを一括で管理し、容易に共有することが可能になります。さらに、工事管理システムの中には受発注などの経理作業に対応した製品もあり、発注や見積もりなどの経理業務の負担軽減に寄与することが可能です。
また、図面や写真などのデータもシステム上で管理、共有することができるため、状況把握が容易になるだけでなく、データの管理、チーム内だけでなく、関係各所への共有などに用いていた紙への出力が不要になり、ペーパーレス化を推進し、コスト削減や、効率化に繋がることも大きなメリットです。
工事管理システムの原理
工事管理システムは、製品によって異なりますが、基本的に以下の機能で成り立っています。
1. 受注工事管理
受注した工事の情報について、管理することができます。特に複数の工事案件を取り扱う場合に、工事、項目ごとにデータを管理することが可能です。これらの情報を各部門で共有することにより、データの共有や連携の強化につながります。
2. 実行予算管理
工事ごとの実行予算を作成、管理します。見積りや支払い処理ができる機能もあるため、営業部門との連携も用意に行うことが可能です。工事管理システムを導入することにより、従来は工事ごとに条件設定が必要であった実行予算の作成を容易にし、損益を含めた情報を可視化・共有できます。
3. 発注管理・入金管理
工事や工種、業者といった項目を分類し、管理することができます。請求書の発行などの文書作成支援に関しても、利用可能です。請求金額や入金額、残高といった項目ごとに入金を管理することができます。
4. 工事原価管理
工事の案件ごとに原価管理を行うことができます。将来的な支払予定や総売り上げに対する原価率の管理も実施可能です。
5. 工程管理
工事の案件ごとに、工程や進捗管理を行うことができます。従来は、作業者が手作業で実施していた日報の入力や管理が可能であるため、日報の内容を即反映し、リアルタイムに作業進捗や問題点の確認を容易に行えます。また、工事に関するリスクを特定することで、危険予知や安全な工程管理を行う機能もあります。
これらの機能は、それぞれの工事管理システムによって異なります。自社で必要とする機能が充実しているか、効率化すべき業務範囲をカバーできているか、といった項目をあらかじめ確認して選定することで、よりスムーズにシステムを導入することが可能になります。
また、工事管理システムには、管理されたデータをより見やすくするために、ガントチャートやグラフィックを用いたデザインが施されています。どこを見たらいいのか、何が表現されているのか、誰がいつ見ても認識違いがないような工夫があります。
工事管理システムの選び方
工事管理システムを選ぶ際は、以下の点を考慮することが大切です。
1. 機能性
自社で必要な機能がシステムに備わっているかどうかを確認することが大切です。工事の進捗管理や予算管理、資材管理など、自社に必要な機能に加え、工事管理を効果的にできる機能や、新しく取り組みたい機能が搭載されているかを確認します。
2. ユーザビリティ
工事管理システムがユーザーにとって使いやすいかは重要なポイントです。ユーザーがシステムを直感的にスムーズに使えるよう、直感的な操作性や視認性が高いUI (ユーザーインターフェース) があるかどうかを確認します。トライアルなどで導入前に実際に使ってみることが大事です。
3. カスタマイズ性
工事は期間が短いものから長いもの、対象エリアが広く大人数の作業者の管理が必要なものなど、さまざまなケースが考えられます。自社が手掛ける工事の幅に沿ったプロジェクトの管理を適切に行うことができるよう、柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶことが必要です。
4. セキュリティ性
工事管理システムは機密情報を扱うため、セキュリティ面に注意が必要です。情報漏洩や不正アクセスが起きないよう、また、万が一のときに備えて、バックアップができる機能があることも大切です。
5.コスト
コストは最も重要な点です。導入時の初期費用だけでなく、システムによってはサーバーの利用料や保守メンテナンス費用などのランニングコストもかかります。システムは日々機能更新をしているため、バージョンアップにも対応できるよう予算の確保が必要です。
6.利用端末
現在では、クラウド上で一括管理し、ほぼ全ての端末（PC、スマートフォン、タブレット）やOSで利用可能なものが主流ですが、念の為導入前には利用できる端末を確認しておくことも重要です。