¿Qué es un Sistema de Inventario?
Un sistema de inventario es un sistema que facilita el buen funcionamiento de las existencias.
Especialmente en empresas con gran cantidad de existencias, el método convencional de contar todas las existencias una por una y compararlas con el número de existencias en el libro mayor requiere mucha mano de obra y lleva muchísimo tiempo.
Por eso es posible gestionar las mercancías mediante códigos de barras o etiquetas IC, que pueden leerse con un escáner de mano, lo que facilita el control del inventario.
Además, como los datos leídos pueden manejarse directamente como datos electrónicos, es fácil comprobar si el número real de artículos en stock coincide con el número de artículos de la hoja del libro mayor.
Usos de los Sistemas de Inventario
Como los inventarios sirven para determinar con precisión la situación actual de las existencias, permiten calcular el costo de las mercancías y los beneficios. En otras palabras, un sistema de inventario permite a una empresa determinar con rapidez y precisión sus beneficios y ayuda a determinar su estrategia empresarial.
Además, si el sistema está construido de forma que el número de existencias pueda gestionarse en tiempo real, puede reflejarse en las políticas de adquisición de materiales y venta de productos en cualquier momento. Además, los errores en los envíos entrantes y salientes pueden identificarse lo antes posible, lo que conduce a una pronta resolución de los problemas.
Principio de los Sistemas de Inventario
La forma en que se construye un sistema de inventario depende de la situación. A la hora de construir un sistema, es importante tener en cuenta los costes de implantación y funcionamiento en relación con el tamaño del inventario y los beneficios que se pueden obtener.
1. Cómo Gestionarlo con Excel
Un planteamiento fácil de aplicar es utilizar Excel para la gestión del inventario, donde se pueden utilizar fórmulas y macros de Excel para conciliar sin problemas el número real de artículos en stock con el número que figura en los libros. Sin embargo, la parte más laboriosa del inventario -comprobar los recuentos de existencias e introducirlos en Excel- es un proceso manual, por lo que no ahorra mucho tiempo.
2. Gestión Basada en Códigos de Barras
El inventario puede comprobarse sin problemas simplemente leyéndolo con un lector de códigos de barras, que también puede conectarse a un PC para ahorrar tiempo y esfuerzo en la introducción de datos. También es posible reducir el recuento de existencias y los errores de introducción.
Además, si se introduce la gestión de etiquetas de identificación, se pueden leer varios artículos a la vez mientras están en su sitio, lo que elimina la necesidad de sacar los artículos uno a uno y leer sus códigos de barras. También existe la posibilidad de combinar robots para crear un sistema automatizado no tripulado.
Cómo elegir un Sistema de Inventario
1. Funcionalidad y Fiabilidad del Hardware
El hardware de un sistema de inventario debe tener un diseño robusto y adecuado para su uso en el lugar de trabajo. Los aspectos funcionales, como la durabilidad y la facilidad de mantenimiento, también son importantes para garantizar que el sistema sea fiable y no se detenga durante el trabajo. Debe tenerse en cuenta el uso real del sistema en el lugar de trabajo.
2. Funcionalidad del Software y Facilidad de uso
Asegúrese de que el software del sistema de inventario dispone de funciones que contribuyen a mejorar la eficacia y la productividad de las operaciones de inventario. Por ejemplo, son útiles un “lector de códigos de barras” que lea y cuente automáticamente los recuentos de inventario y una “función de inventario múltiple” que gestione varias tareas de inventario simultáneamente.
También es importante asegurarse de que el sistema sea fácil de usar, aunque no se haya utilizado durante mucho tiempo, ya que en algunas empresas los inventarios se realizan con poca frecuencia (por ejemplo, dos veces al año).
3. Personalización del Sistema
Es importante elegir un sistema que pueda personalizarse para adaptarse a las operaciones de su empresa. Algunos Sistemas de inventario pueden personalizarse para reflejar las normas y regularidades propias de la empresa.
La posibilidad de personalizar el sistema en detalle para adaptarlo a las operaciones de su empresa hará que el proceso de inventario sea más fluido. Al instalar el software de inventario en un terminal portátil existente, también es necesario comprobar la compatibilidad con dicho terminal y si es compatible con las actualizaciones de versión.
4. Sistema de Soporte y Mantenimiento
Es importante que el sistema cuente con un sistema de soporte que pueda responder rápidamente a cualquier problema que pueda surgir una vez instalado el sistema. Compruebe también si existe un sistema de mantenimiento.
En muchos casos, es necesario un mantenimiento regular para garantizar el funcionamiento estable del sistema. Es importante comprobar de antemano si el mantenimiento se gestionará internamente o se subcontratará, así como la estructura del sistema.