¿Qué es un Escáner de Documentos?
Los escáners de documentos son dispositivos que convierten documentos en papel en datos digitales.
Los hay de hojas, que alimentan y leen automáticamente el documento, y de transparencias, que colocan el documento sobre el lector y lo leen. Pueden utilizarse junto con ordenadores y teléfonos inteligentes para gestionar y compartir documentos digitalizados.
Además, cada vez más tipos pueden reconocer la información textual como texto mediante la tecnología OCR (Optical Character Recognition/Reade). Los escáneres de documentos pueden utilizarse para extraer datos digitales de soportes de papel a gran velocidad. Esto ayuda a mejorar la eficacia de operaciones como la digitalización.
Usos de los Escáners de Documentos
Los escáners de documentos se utilizan para convertir textos y contenidos escritos a mano o impresos en papel en datos electrónicos en el contexto del paso del trabajo tradicional en papel al trabajo digital.
1. Digitalización de Documentos y Resguardos
Los escáners de documentos permiten digitalizar diversos tipos de documentos intercambiados en papel, como facturas, recibos, albaranes e informes, para mejorar la eficacia del trabajo y reducir el espacio de almacenamiento.
2. Digitalización de Catálogos y Libros
La digitalización de catálogos y libros distribuidos en papel con un lector de documentos permite compartir la información y reducir el espacio de almacenamiento.
Principio de los Escáners de Documentos
Los escáners de documentos digitalizan los documentos convirtiendo la luz emitida por una fuente luminosa sobre la superficie del documento, recogiendo la luz reflejada con una lente y recibiéndola con un sensor CCD (charge-coupled device) o CIS (contact image sensor) y convirtiéndola en una señal eléctrica.
El CCD también puede utilizarse para captar imágenes nítidas de documentos que están lejos de la superficie de cristal. El CIS ahorra energía y es compacto, pero tiene poca profundidad de campo y puede producir imágenes borrosas de documentos con grandes protuberancias y superficies irregulares o documentos que estén lejos de la superficie de cristal.
Los escáners de documentos pueden transmitir los datos de la imagen escaneada a un PC o a un servicio en la nube. También se puede utilizar la función OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir los datos en datos de texto. Esto facilita la búsqueda y la categorización.
Tipos de Escáners de Documentos
Hay tres tipos principales de escáners de documentos: de hojas, de transparencias y de mano.
1. Escáners de Alimentación de Hojas
Los escáners de alimentación por hojas son tipos que alimentan y escanean documentos automáticamente mediante un alimentador automático de papel. Se caracterizan por la capacidad de escanear grandes cantidades de documentos y tarjetas de visita de forma rápida y eficaz.
2. Escáner Aéreo
Los escáners aéreos escanean los documentos desde arriba, donde están colocados. Este tipo de escáner puede escanear documentos gruesos como libros y revistas sin desmontarlos y sin que el documento entre en contacto con la superficie de cristal. Otra característica de este tipo de escáner es que puede manejar documentos de tamaño A3 o superior.
3. Escáners de Mano
Los escáners de mano son portátiles y escanean los documentos trazándolos. Son compactos, fáciles de transportar y pueden utilizarse en cualquier lugar.
Cómo elegir un Escáner de Documentos
A la hora de elegir un escáner de documentos, hay que tener en cuenta los cinco puntos siguientes.
1. Tipo
Existen tres tipos de escáners de documentos: de hojas, de transparencias y de mano. Los escáners de hojas pueden escanear grandes cantidades de documentos con rapidez, pe ro no pueden manejar documentos gruesos o que requieran pasar páginas, como los libros.
Los escáners de transparencias pueden manejar documentos que requieran pasar páginas, como libros y revistas, y documentos de tamaño superior a A3, pero son grandes y ocupan mucho espacio. Los escáneres de mano son compactos, portátiles y pueden utilizarse en cualquier lugar, pero la velocidad y la precisión de escaneado pueden ser bajas.
2. Tamaño
Los distintos modelos de escáneres de documentos pueden manejar diferentes tamaños de documentos: si sólo necesita escanear documentos de tamaño A4 o inferior, un modelo pequeño y económico le servirá, pero si desea escanear documentos de tamaño A3 o superior, deberá elegir un modelo de tamaño superior o compatible con A3.
3. Resolución
La resolución es una medida de la finura y nitidez de una imagen, expresada en PPP (puntos por pulgada). Cuanto mayor sea la resolución, mejor será la calidad de la imagen, pero mayor será el tamaño del archivo.
Se recomienda una resolución de 600 ppp o superior para escanear documentos de texto, y de 1.200 PPP o superior para escanear documentos en color, como fotografías y cuadros.
4. Velocidad
Si necesita procesar un gran número de documentos, es importante saber cuántos documentos se pueden escanear por unidad de tiempo. Dado que la velocidad de lectura varía en función de condiciones como la resolución y el modo de color, es importante realizar comparaciones en las mismas condiciones.
5. Funciones
Los escáners de documentos vienen con una amplia gama de funciones: la compatibilidad Wi-Fi es conveniente, ya que permite la conexión inalámbrica a un PC o smartphone.
La funcionalidad OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite extraer información de texto de las imágenes y convertirla en texto, lo que facilita su búsqueda y gestión; y una función de escaneado a doble cara permite escanear documentos por ambas caras de una hoja de papel.
La función de escaneado a doble cara ahorra tiempo al escanear el anverso y el reverso del documento a la vez. Seleccione la función que necesite según su aplicación.