入退室管理システム – metoree本番管理

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、特定の人しか入れない施設に部外者が立ち入ることを防ぐとともに、立ち入りした人物の入退室履歴を管理するシステムです。

工場や研究所、発電所などの施設の入り口や、オフィスビルのエントランス、ビル内の会社の入り口、店舗などの商業施設の入り口などに設置されます。また、工場やオフィス内でも普段から入退室の制限を掛けたり、入室者の記録を残す必要のある部屋の入り口にも個別に設置されています。

通常、部外者の立ち入りを制限するためのドアの鍵や、立ち入り者を特定するための認証システム、入退室者の履歴を管理するソフトウエアなどで構成されます。

認証システムでは、IDが記録されたカード・キーの使用が普及していますが、顔認証や瞳認証、指紋認証などの生体認証を使ったシステムもあります。

入退室管理システムの使用用途

入退室管理システムは、セキュリティ・システムとして施設内の安全を守るとともに、施設に立ち入る人の動向を把握して、施設の効率的な運用に寄与することもあります。

1. セキュリティシステム

セキュリティシステムとしての入退室管理システムでは、施設内に立ち入りを許可させていない部外者の侵入を防ぐとともに、立ち入りした者の名前や入退室時間を記録して、施設内の安全を保ち、秘密情報や機材の違法な持ち出しを防ぎます。

この場合、施設の入り口には施錠されたドアや閉じられたゲートが設置され、それを正当に開錠または通過できるアイテムを持っている人だけが中に入ることができます。

不法に侵入しようとする者に対しては、侵入センサーや監視カメラ、自動通報システムなどの防犯システムが併設されていて、対処できるようになっています。

2. 管理システム

施設の効率的な運用に寄与する管理システムとしての入退室管理システムは、会員制の店舗などで用いられます。施設に来た人の入退室情報等を基にして、どのような層の顧客が、何時来て、いつ帰ったかなどの情報を蓄積します。

この情報を基にして、施設側では曜日と時間帯ごとのスタッフの適正配置、品揃えの工夫、設備の増強など、施設の効率的な運用に役立つ情報を収集します。

例えば、フィットネスクラブやゴルフ場、リゾート施設などでは来客の動向を把握することで、適切な時期にメールを送るなど営業活動に役立ちます。

3. 入退室管理システム

企業のオフィスや工場の入退室管理システムは、勤怠管理システムと連結することで、従業員の出勤状況を把握できます。

また、新型コロナウィルスの感染拡大時のように、施設への入場者の中に感染者が出た場合に、入退室管理システムの情報を活用すると、同時期に同じ施設に入場していた人達を特定し、連絡を取ることができます。

入退室管理システムの原理

まず、データーベースに入室を許可する人の名前や所属部署、連絡先などのプロフィールを登録します。入室できる部屋やエリアを区分けする施設では、その人と入室許可エリアを紐づけする情報も登録する必要があります。

入退室管理システムが稼働する施設では、出入り口に施錠されたドアやゲートなどを設置して、それに対応したキーを入室許可者に対して発行します。キーはIDが記録された磁気カードやICカードなどが使われます。他には、顔や瞳、指紋などの生体認証を使う方法や、専用ソフトと認証情報を記憶したスマートフォンをキーとして使用する方法などがあります。

認証にあたっては、キーを偽造されないことと、認証の失敗が無いことが要求されます。特に生体認証を用いるシステムでは、認証システムの正確さが求められます。

入室管理システムは、複数の入り口や遠隔地の施設を一元管理することがあるので、その場合には広域ネットワークに対応したシステムが必要になります。ネットワークには独自のサーバーを運用する場合や、クラウドシステムを使用する場合などがあります。いづれの場合にもセキュリティの管理が重要になります。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムの選択の際には、運用のしやすさと信頼性、勤怠管理最ステムや顧客管理システムとの連携、停電時や故障時、緊急時への対応などを考慮して選択することをお薦めします。

稼働を開始すると出入りする全ての人に関わるシステムとなります。キーや認証システムの誤作動があると、その都度の対応が必要となるので、信頼性の高いシステムを選ぶ必要があります。また、入室許可者の登録や抹消の作業は、入退室管理システムが稼働している期間は常に必要な作業となるため、作業のしやすさも検討することが大切です。

また、入退室管理システムで得た情報を勤怠管理システムや顧客管理システムなどで使用する場合には両方のシステム間でのデータの連携のしやすさを検討する必要があります。

故障や停電によって動かなくなった場合や、地震や火事等によって関連機器が破損した場合に、どう対応できるかを検討しておく必要があります。特に設備管理者が近くにいない遠隔地の施設の出入り口、24時間稼働が前提のオフィスや工場・倉庫、緊急時に人が駆けつけて対応をとる必要がある設備などではその重要性が増します。