ペーパーレスソリューションとは
ペーパーレスソリューション (英: Paperless solution) とは、紙の使用を最小限に抑え、電子的な方法で情報を管理するシステムのことです。
このシステムの導入により、企業は紙の使用によるコストや環境負荷を減らせるうえ、効率的な業務運営が可能となります。ペーパーレスソリューションには、クラウドストレージやデジタル文書管理ソフトウェア、電子サインなどが含まれます。
また、ペーパーレスソリューションは、リモートワークに適したシステムです。従来の紙媒体では、紙の書類を持ち運ぶ必要があり、場所や時間が限られていました。しかし、ペーパーレスソリューションの導入により、書類を電子化が可能で、リモートワークをスムーズに行えます。
環境負荷の軽減や業務効率化、リモートワークの促進などさまざまなメリットがあるため、企業にとって今後ますます重要なシステムとなります。
ペーパーレスソリューションの使用用途
ペーパーレスソリューションは従来、紙でのやり取りや保管をしていた注文書や請求書、契約書などを電子的なファイルで置き換えるものです。
1. 文書管理
企業や組織では、多くの書類が発生し、保管や管理に手間やコストがかかります。ペーパーレスソリューションの導入により、電子化された書類を中心に管理ができ、スムーズな業務運営が可能になります。
2. 契約書
ペーパーレスソリューションの利用で、契約書を電子的に管理できます。書類の履歴管理や電子サインを利用した署名が可能になり、業務の迅速化と効率化が期待できます。
3. 電子帳簿保存法とe-文書法
1998年の電子帳簿保存法の施行とその後の改正や2005年のe-文書法の施行によって、商法や税法などの法律により紙媒体で保管が義務付けられていた文書や帳票を、電子データで保管が可能になりました。法定要件を満たせば、財務、税金、決算に関する書類や、医療、保険に関する書類など、ほとんどの書類を電子化できます。
これらの法律の後押しもあり、各企業でペーパーレスに向けた動きが進んでいます。
ペーパーレスソリューションの原理
ペーパーレスソリューションは、文書や帳票を電子ファイルでの作成を前提としたシステムです。このシステムでは、作成した電子ファイルにタイトルや作成者、ファイルパスなどの属性情報を付加し、別にデータベースで管理しています。また、アクセス権もデータベースの管理により、機密情報の漏洩や不正アクセスの防止が可能です。
また、過去に紙で作成した文書や帳票、取引先から受領したFaxなどはスキャナーなどを利用して電子化し同様に管理ができます。
ペーパーレスソリューションの特徴
ペーパーレスによって、あらゆる文書や帳票を電子データで取り扱うことで、情報の管理が容易になります。ペーパーソリューションを導入するメリットは、以下のとおりです。
- データベースの構築により検索性を高めることで必要な情報を探す手間を省けます。
- 多人数との情報共有やテレワークなど遠隔地との情報共有も容易になり、オンラインストレージやweb会議などのツールも整ってきています。
- 業務管理や在庫管理など他のシステムとの連携が可能で、自動化処理の仕組みを構築しやすいため、業務効率を向上させることができます。
- 従来の紙媒体では、印刷に伴う紙やインク、遠隔地とのやり取りに伴う郵送やファックス、人手や保管場所などが必要になりますが、このようなコストを削減できます。
- 書類の紛失や盗難のリスクを下げ、暗号化技術や電子署名技術によってセキュリティを高められます。
なお、ペーパーレスソリューションを導入し普及させるためには、過去の紙媒体の書類の電子データ化、ファックスなど既存の紙媒体のシステムとの連携、決裁に関する押印や署名への対応などが重要になります。
参考文献
https://swri.jp/article/682
https://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/sp/column/article1909_1.html
https://www.magicsoftware.com/ja/integration-solutions/paperless/