Was sind papierlose Bürolösungen?
Papierlose Bürolösungen sind Systeme, die die Verwendung von Papier minimieren und Informationen elektronisch verwalten.
Mit diesen Systemen können Unternehmen die Kosten und die Umweltauswirkungen des Papierverbrauchs reduzieren und effizienter arbeiten. Zu den papierlosen Bürolösungen gehören Cloud-Speicher, Software für die digitale Dokumentenverwaltung und elektronische Signaturen.
Papierlose Bürolösungen eignen sich auch für die Telearbeit. Bei herkömmlichen papiergestützten Systemen müssen Papierdokumente mitgeführt werden, was den Arbeitsort und die Arbeitszeiten einschränkt. Mit der Einführung von papierlosen Bürolösungen können Dokumente jedoch digitalisiert werden, was die Arbeit an entfernten Standorten erleichtert.
Dieses System wird in Zukunft für Unternehmen immer wichtiger werden, da es verschiedene Vorteile bietet, wie die Verringerung der Umweltbelastung, die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Förderung der Telearbeit.
Anwendungen von papierlosen Bürolösungen
Papierlose Bürolösungen ersetzen Bestellformulare, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente, die bisher auf Papier ausgetauscht und gespeichert wurden, durch elektronische Dateien.
1. Dokumentenverwaltung
In Unternehmen und Organisationen fallen viele Dokumente an, deren Aufbewahrung und Verwaltung zeit- und kostenintensiv ist. Durch die Einführung einer papierlosen Bürolösung können Sie Dokumente hauptsächlich in elektronischer Form verwalten, was einen reibungslosen Geschäftsbetrieb ermöglicht.
2. Verträge
Mit einer papierlosen Bürolösung können Verträge elektronisch verwaltet werden. Sie ermöglicht die Verwaltung der Dokumentenhistorie und die Unterzeichnung mit elektronischen Signaturen, was die Geschäftsabläufe beschleunigen und rationalisieren kann.
Funktionsweise der papierlosen Bürolösungen
Eine papierlose Bürolösung ist ein System, das davon ausgeht, dass Dokumente und Formulare in elektronischen Akten erstellt werden. In diesem System werden Attributinformationen wie Titel, Ersteller und Dateipfad zu den erstellten elektronischen Dateien hinzugefügt und separat in einer Datenbank verwaltet. Die Zugriffsrechte werden ebenfalls in der Datenbank verwaltet, um den Verlust vertraulicher Informationen und den unbefugten Zugriff zu verhindern.
Dokumente und Formulare, die in der Vergangenheit auf Papier erstellt wurden sowie Faxe, die von Geschäftspartnern empfangen wurden, können mit einem Scanner digitalisiert und auf die gleiche Weise verwaltet werden.
Merkmale der papierlosen Bürolösungen
Papierlose Bürolösungen erleichtern das Informationsmanagement, da alle Dokumente und Formulare in elektronischer Form verarbeitet werden. Die Vorteile der Einführung einer papierlosen Bürolösung sind unter anderem:
- Es existiert eine bessere Auffindbarkeit durch die Erstellung einer Datenbank, die Zeit und Mühe bei der Suche nach benötigten Informationen spart.
- Es ist einfacher, Informationen mit einer großen Anzahl von Personen und mit entfernten Standorten, wie z. B. Telearbeitern, auszutauschen und Werkzeuge wie Online-Speicher und Webkonferenzen sind jetzt verfügbar.
- Es kann mit anderen Systemen wie der Unternehmensverwaltung und der Bestandsverwaltung verknüpft werden und es ist einfach, automatisierte Verarbeitungsmechanismen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz einzurichten.
- Herkömmliche papiergestützte Medien erfordern Papier und Tinte für den Druck, Porto und Faxe für die Kommunikation mit entfernten Standorten, Arbeitskräfte und Lagerraum, aber diese Kosten können reduziert werden.
- Das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder gestohlen werden, wird verringert, und die Sicherheit wird durch Verschlüsselung und elektronische Signaturen erhöht.
Um papierlose Bürolösungen einzuführen und zu fördern, ist es außerdem wichtig, bisherige Papierdokumente in elektronische Daten umzuwandeln, sie mit bestehenden Papiersystemen wie Faxgeräten zu verknüpfen und sich mit Stempeln und Unterschriften im Zusammenhang mit Entscheidungen zu befassen.