ペーパーレスシステムとは
ペーパーレスシステムは、ペーパーレス（paperless）という単語からも分かるように文字通りの意味を有しており、紙の削減を目指した仕組みのことを指します。
この仕組みには、会議システムや文書管理システム、オンラインストレージ、表計算ソフト、電子契約ソフトなどがあります。
従来は、なにかしらの契約や手続きにおいて、紙を用いていましたが、情報通信技術の発達と環境問題への対策として紙の削減が推進されるようになりました。
国内では、政府をはじめとし、企業間でもペーパーレス化の仕組みは取り入れられています。例えば下記のペーパーレス会議システムが挙げられます。
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムは、紙などの資料をデジタル化することにより、パソコンやタブレット上から資料を閲覧し、リアルタイムで確認が行える会議の仕組みです。
このシステムを取り入れることで紙の削減や時間効率の向上、情報漏えいの低減などといったメリットが得られます。
また、メールとは異なり、事前に機密性の高い資料でも共有が可能な点や参加者が居場所にとらわれない点、会議中でも資料の修正が行えるといった点などもメリットとして挙げられます。
ペーパーレスシステムの導入方法
昨今は、新型コロナウイルスによる情勢も相まって働き方が多様化しており、社外における電子的な取引も増えています。
そのため、ペーパーレスシステムを導入することで、勤務場所にとらわれない働き方が可能となり、紙の削減による環境的な側面にも配慮できます。
一方で、導入前に確認しなければならないことがあります。
それは「e-文書法」と「電子帳簿保存法」です。e-文書法では、契約書や領収書などの書類を各社の判断により、電子的なデータとして保存してもよいとしています。
しかし、電子帳簿保存法は、会計帳簿や国税関係書類を取り扱うため、国税に関する書類については、税務署から承認を受けなければなりません。
そして、ペーパーレスシステムを導入するには、使用者の理解が必要不可欠です。例えば近年では、高齢化社会がますます進んでおり、ITツールへの苦手意識を払拭する必要や電子的な書類を取り扱うIT知識の教育なども必要になります。
また、電子化する書類をピックアップし、どういう流れで電子化していくのかも決めておく必要があります。
さらに、電子書類の保存期間やフォルダへの保存方法についても取り決めておく必要があります。
なぜなら、やみくもにすべての書類をスキャンして電子化してもサーバーを圧迫するだけで、保存期間や保存方法が明確になっていないと必要な書類を見つけられないからです。
これらの点に注意することで導入がスムーズに行えます。
ペーパーレスシステムの選び方
ペーパーレスシステムには、情報共有ツールやWeb会議システム、電子署名ソフトなどのペーパーレス化を行える多くの方法があります。
そのため、必要な機能を選定し、目的に合わせて導入することが大切です。
例えば電子署名ソフトを導入したけれど、タイムスタンプ機能が付属していなかったり、ソフトの互換性がなかったりといった問題が挙げられます。
また、導入するペーパーレスシステムが使用するデバイスで利用できるかも重要な点です。外出先での使用も想定される場合は、タブレットやスマートフォンなどにおいても利用が可能なのか調べておく必要があります。
そのほかにも操作性やセキュリティー対策の有無、導入後のサポート面などを確認することも大切なポイントです。
メリット
ペーパーレスシステムのメリットには、業務効率の向上やコストの削減、セキュリティーリスクの低減、書類の劣化防止などが挙げられます。
従来の紙を媒体とした書類では、経年劣化に伴い、書類の可読性が低下したり、書類がやぶれてしまったりといった問題が生じます。また、だれでも閲覧できてしまうため、セキュリティーリスクが向上し、書類の量が増えれば保管庫を圧迫してしまいます。
ペーパーレスシステムを活用することで、これらの問題が解決し、たくさんの書類から必要な書類を探し出す検索性も向上します。
デメリット
ペーパレスシステムのデメリットには、導入コストやシステム障害による問題が挙げられます。
導入コストとしては、システム本体や機器端末、人件費の価格が必要になります。そして、これら以外にもサーバー代が必要になるケースもあるかもしれません。
次に、システム障害の問題ですが、サーバーに問題が発生した場合やシステム自体に問題が生じた場合において、一時的にツールなどが使用できなくなるといったことが考えられます。したがって、定期的にバックアップを取ることが大切です。
ペーパーレスシステムの原理
ペーパーレスシステムは、一般的にオンラインサービスやアプリケーションとして販売されており、共有したい情報を送信することによりサーバーなどに情報を保持します。そのため、アクセス権を有するユーザー同士が同じ場所にいなくても情報を共有できます。
また、従来の資料は、スキャナーなどで紙を電子化することによりペーパーレスシステムに取り込むことができます。
ペーパーレスシステムは、政府や自治体でも活用されており、パソコンとインターネットを通じて行政サービスが受けられる仕組みになっています。この方法を運用している政府や自治体は、電子政府・電子自治体などと呼ばれます。
電子政府・電子自治体では、主に行政手続きや納税、行政情報の確認といった行政サービスにペーパーレスシステムを活用しています。
これまでは、行政サービスを受けるために紙の書類を郵送したり、窓口まで足を運び、手続きを行う必要がありました。しかし、マイナンバーカードの普及が開始され、自宅や職場から電子書類を提出することが可能になりました。
書類などの本人性の検証には、民間認証局や公的個人認証サービスが活用されており、政府の認証基盤や住民基本台帳ネットワークを通してより確実なものとしています。