監修:ダイトロン株式会社
議事録作成ツールとは
議事録作成ツールとは、会議やミーティングで行われた議題や意見、決定事項などをまとめる音声認識ソフトウェアです。
ミーティングの効率化や情報管理の向上に役立つツールです。オンラインサービスやモバイルアプリとして提供された製品も多く、複数のプラットフォームで利用することができます。
議事録作成ツールを使用することで、 従来の手書きやテキストエディタを使用するよりも作業効率が向上します。テンプレートや自動フォーマット機能を利用することで、手間や時間を節約することが可能です。また、 議事録をデジタル形式で作成・保存するため、議事録情報を永続的に保管することが可能です。
議事録作成ツールの使用用途
議事録作成ツールは、主にミーティングなどで使用されます。以下は使用用途の一例です。
1. 定例会議
定例会議で議論された内容や決定事項を正確に記録することは重要な業務の一つです。議事録作成ツールを使用することで、参加者が共有した情報をリアルタイムで記録し、後で参照できるようになります。また、議事録には担当者や締め切りなどの詳細も含めることができます。
2. ブレーンストーミング
ブレーンストーミングでは参加者が自由にアイデアを出し合います。議事録作成ツールを使用することで、提案されたアイデアや議論の流れを記録し、後で復習することができます。また、議事録作成ツールを使用すればアイデアの起源や優先順位、実装可能性などの情報を盛り込むことができる場合も多いです。
3. 商談・交渉
クライアントや顧客とのミーティングを行う際にも、議事録作成ツールが役立ちます。議事録を作成することで、ミーティングでの議論や合意事項を正確に記録し、後で確認することが可能です。また、作成した議事録をクライアントと共有することで、後のトラブルを回避できる場合も多いです。
議事録作成ツールの原理
議事録作成ツールは情報の収集や整理、記録、共有、そして必要に応じたアクセス管理といった要素が組み合わさった音声認識ソフトウェアです。
まず、収集された情報を整理して、議事録としての構造に組み立てます。議題ごとのセクションやタイトル、箇条書きなどの要素を適切に配置する機能を有する場合もあります。一部のツールではテンプレートや自動フォーマット機能を利用して、情報の整理を支援することも可能です。
整理された情報を文書化し、永続的な記録として保存します。テキスト形式または他のフォーマットで情報を保存することが可能です。リアルタイムで同時編集可能な場合もあります。
その後、記録された情報を関係者と共有します。これにより、会議やミーティングに参加していない人も議事録を確認し、議論や決定事項を把握することが可能です。共有する方法としてはリンクを共有する、ファイルをエクスポートする、電子メールで送信するなどがあります。
議事録作成ツールの種類
議事録作成ツールは、大きく分けてクラウド型、オンプレミス型、AI搭載型の3つのタイプに分類できます。それぞれのタイプには特徴やメリット・デメリットがあり、導入する環境や目的に合わせて選ぶことが重要です。
1. クラウド型
クラウド型の議事録作成ツールは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも利用できる点が特徴です。ハードウェアやソフトウェアのインストールが不要で、ブラウザからアクセスするだけで利用を開始できます。作成した議事録はクラウド上に保存されるため、チームメンバーと共有し、共同編集もスムーズに行うことができます。特に、リモートワークが増加している現在、場所を選ばずに利用できる点が大きなメリットです。
2. オンプレミス型
オンプレミス型の議事録作成ツールは、自社のサーバーやパソコンにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。インターネット環境が不安定な場合や、機密性の高い情報を扱う場合に適しています。自社で管理するため、セキュリティ面で安心できるという特徴もあります。
3. AI搭載型
AI搭載型の議事録作成ツールは、音声認識機能が飛躍的に向上しており、会議の音声をリアルタイムでテキスト化することができます。ChatGPTやGeminiなどの大規模言語モデルと連携することで、より自然な文章で議事録を作成できるツールも登場しています。AIによる自動要約機能や、キーワード抽出機能など、高度な機能を搭載しているものが多く、会議の効率化に大きく貢献します。
議事録作成ツールの特徴
議事録作成ツールは様々な機能のツールが多数出ていますが、下記のようなメリット・デメリットがあります。また、デメリット部分をカバーする機能を有するものもあるので機能をチェックする上でも重要です。
1. メリット
- 人手による議事録作成と比較して、大幅に時間を短縮でき会議効率化が図れます。
- 音声入力により、聞き間違いや誤字脱字を減らすことができます。
- 作成した議事録を簡単に共有でき、リモートワークのメンバーとも情報共有が促進されます。
- 会議の振り返りやタスク管理など作業効率化が期待されます。
- 音声認識、文字起こし、翻訳、自動要約など、様々な機能が搭載されているものがあります。
- クラウドサービスと連携することで、どこからでも議事録にアクセスできます。
- リモートワークで増加したオンラインミーティングにも対応している。
2．デメリット
- 高度な機能を持つツールは高価な場合がある。
- 専門用語や方言、固有名詞、社内特有の用語などを認識しないことがある。
- 背景ノイズなど、認識が難しい場合がある。
- ツールによっては、初期設定に時間がかかる場合がある。
- クラウド型の場合、インターネット環境に依存するため、通信状況が悪いと利用できない場合がある。
- AIが作成した議事録は、必ず人による確認が必要。
議事録作成ツールの選び方
議事録作成ツールを選ぶ際は、以下の選定要素を考慮することが重要です。
1. 機能性
どのような機能が必要かを明確にします。例えば、リアルタイムでの共同編集やテンプレートの利用、アクセス権限の管理、エクスポート機能などが重要な機能として挙げられます。自分やチームのニーズに合った機能を備えたツールを選ぶことが重要です。
2. 利便性
誰でも簡単に操作できる直感的なユーザーインターフェースが提供されているかを確認します。煩雑な操作や学習コストが少ないほど便利なツールです。表示言語やショートカットキーの設定など、ユーザーが個々のニーズに合わせてカスタマイズできるかも確認する必要があります。
3. 安全性
データが暗号化されて保存されることを確認します。情報漏洩や不正アクセスからデータを保護するために重要です。また、アクセス権限やユーザー認証機能が適切に実装されている場合、必要な情報に適切なユーザーだけがアクセスできるため便利です。
4. 互換性
使用している他のアプリケーションとの連携できることを確認します。例えば、カレンダーアプリやタスク管理ツールとの連携があると有用です。また、作成した議事録を一般的なファイル形式でエクスポートできるかどうかも重要です。
本記事は議事録作成ツールを製造・販売するダイトロン株式会社様に監修を頂きました。
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