勤怠管理システム – metoree本番管理

監修:HOUSEI株式会社

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間や勤務状況を管理するためのシステムです。

手作業で勤怠管理を実施すると時間がかかり、間違いなどが生じる可能性があります。一方、勤怠管理システムを導入することで、勤怠の誤入力などを抑制することが可能です。従業員は勤怠情報を簡単に入力し、管理者はデータを自動的に集計して処理することができます。

また、勤怠管理システムを導入することで、労働基準法や労働契約に基づいて従業員の労働時間などを管理するため、法的な規制に適合できます。これにより、企業が労働関係法令を違反するリスクが軽減し、労働法規制を遵守することができます。

勤怠管理システムは以下ののような用途で利用されることが多いです。

勤怠管理システムは従業員の出勤時間や退勤時間、休憩時間などを正確に記録します。手書きや紙ベースの方法よりも信頼性が高く、誤った情報や漏れがないため、労働時間の監視や管理が容易です。また、労働時間の傾向やパターンを把握しやすくなり、効率的に会議などのスケジュールを管理することが可能です。

勤怠管理システムによって従業員が働いた時間や残業時間、休暇などの情報を基に給与を計算するために利用されます。従業員の勤怠データを自動的に集計しすることで手作業での給与計算作業が不要になり、時間と労力を節約できます。また、従業員の残業時間や休暇の取得状況を管理するためにも利用されます。

勤怠管理システムによって従業員のシフトを作成し、必要に応じて変更や調整を行う機能も有する場合があります。これにより、企業側が効率的にスケジュールを確保し、適切な人員配置を行うことが可能です。従業員のシフトの希望や要望を管理することで満足度が向上し、人員の定着率が向上します。

勤怠管理システムは従業員の出退勤時間などのデータを自動的に収集する製品が多いです。手作業でのデータ入力が不要なため、時間と労力を節約できます。勤務時間や休暇の取得状況などを正確に記録します。

また、企業や組織のニーズや要件に応じてカスタマイズすることが可能です。シフト管理や休暇管理などの機能を追加したり、特定の業種や労働条件に適した機能を組み込むことができます。アクセス制御やデータの暗号化などのセキュリティ対策を施すことも可能です。

モバイルアプリと連携するシステムも多く、従業員がスマートフォンやタブレットからも勤怠情報を入力したり、シフトを確認したりすることができます。これにより、場所や時間に制約されずに勤怠情報を管理することが可能です。給与計算やシフト管理などの人事管理機能と統合し、データを一元化できる製品も存在します。

勤怠管理システムを選定する際は、以下の要件について考慮することが重要です。

従業員の出退勤時間を記録する機能はもちろん、出勤時のスタンプやGPSによる場所確認機能なども便利です。また、従業員の休暇申請機能や承認機能も必要です。勤怠情報をもとに給与を計算する機能や、税金・社会保険などの法定控除の自動計算機能もあると有利となります。

システムが柔軟にカスタマイズ可能であることが重要です。企業・組織によって業務フローが異なるため、システムを自社の環境に合わせて調整できる必要があります。また、将来的に新しい機能やモジュールを追加したり、既存の機能を拡張したりすることができるも確認します。

直感的で使いやすいインターフェースであることが重要です。従業員や管理者が素早く操作できるように、メニューやボタンの配置などが工夫されているかを確認します。サポート体制が整っているかも確認する必要があります。

適切なアクセス制御を実施していることが重要です。従業員や管理者ごとにアクセス権限を設定し、必要な情報にのみアクセスできるようにすることが望ましいです。個人情報や勤務データなどの機密情報が保護されているかどうかも確認が必要です。

本記事は勤怠管理システムを販売するHOUSEI株式会社様に監修を頂きました。

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