Was ist ein Empfangsterminal?
Ein Empfangsterminal ist ein System, das die Abläufe für Besucher optimiert.
Von einem an der Rezeption installierten Terminal aus können Sie die zuständige Person über Chat, E-Mail, Apps oder Telefon anrufen und kontaktieren.
Das System verfügt auch über Funktionen wie die automatische Erfassung von Besucherlisten, die früher auf Papier erfolgte, so dass Ineffizienzen, die am Empfang auftreten, beseitigt werden können.
Heutzutage setzen immer mehr Unternehmen unbemannte Empfangsschalter als Teil ihrer Maßnahmen zur Infektionskontrolle ein.
Empfangsterminals gehören zu den Systemen zur Steigerung der Unternehmenseffizienz, die in einer Vielzahl von Unternehmen eingeführt werden, von großen Konzernen bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen.
Anwendungen von Empfangsterminals
Empfangsterminals werden eingesetzt, um die Aufgaben des Empfangspersonals zu automatisieren, z. B. den Umgang mit Besuchern und die Annahme von Telefonanrufen.
Die Bandbreite der Empfangsterminals reicht von Systemen, die nur als Rezeptionisten fungieren, bis hin zu Systemen, die mit der Verwaltung von Besprechungsräumen, Reservierungsfunktionen und Terminplanungswerkzeugen verknüpft werden können, so dass sie je nach Anwendung eingeführt werden müssen.
Merkmale von Empfangsterminals
Empfangsterminals zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, den Empfang von Besuchern zu rationalisieren. Systeme, die mit Business-Chat, E-Mail, Apps usw. verknüpft werden können, können die Anzahl der Arbeitsstunden, die für die Entgegennahme von Anrufen aufgewendet werden, auf Null reduzieren und sind daher besonders für Unternehmen zu empfehlen, die ihre Arbeitskosten senken und die betriebliche Effizienz verbessern möchten.
1. Rezeptionistenfunktion
Durch die Nutzung des Touchpanels zur Weiterleitung von Anrufen an den Business-Chat, das Telefon oder die E-Mail oder zur Ausstellung einer Zugangskarte kann die Effizienz der Empfangsarbeit verbessert und die Anzahl der Empfangsmitarbeiter reduziert werden.
In den letzten Jahren haben immer mehr Unternehmen dieses System eingeführt, um die Anzahl der Telefonanrufe zu reduzieren (Geschäftseffizienz), indem sie Benachrichtigungen an E-Mail oder Business-Chat weiterleiten, anstatt interne Telefone zu benutzen, und um ihr Image als DX-förderndes Unternehmen zu verbessern.
2. Die Funktion QR-Code-Empfang (berührungsloser Empfang)
Nach vorheriger Registrierung und Ausgabe eines speziellen QR-Codes können Besucher einchecken, indem sie den QR-Code einfach an der Rezeption hochhalten.
Dies ist eine beliebte Funktion als Sicherheits- und Risikomanagementmaßnahme, da sie einen berührungslosen Empfang ermöglicht und einen Empfang ohne vorherige Registrierung verhindert.
3. Besuchererfassungsfunktion
Mit dieser Funktion können die persönlichen Daten der Besucher wie Firmenname und -bezeichnung, Zweck des Besuchs, Ankunftszeit, Aufenthaltsdauer und andere Informationen erfasst und als Bericht ausgegeben werden.
Diese Funktion zeichnet die Informationen automatisch und genau auf und macht eine Besucherliste auf Papier überflüssig. Diese Funktion ist unter dem Gesichtspunkt der Verbesserung der betrieblichen Effizienz, der Sicherheitsmaßnahmen und des papierlosen Betriebs sehr beliebt, da sie die Verwaltungskosten für Besucherlisten eliminiert.