Was ist Software zur Dokumentenverwaltung?
Software zur Dokumentenverwaltung ist eine Verwaltungsmethode für den effizienten Umgang mit wichtigen Dokumenten und Informationen.
Softwares zur Dokumentenverwaltung ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Informationen, eine effizientere Suche und die Gewährleistung der Informationssicherheit. Die Softwares zur Dokumentenverwaltung umfassen Funktionen wie die Digitalisierung von Papierdokumenten, das Klassifizierungsmanagement, das Dokumente klassifiziert, organisiert und speichert, das Zugriffsmanagement, das die Nutzung von Dokumenten und die Zugriffsrechte verwaltet, sowie das Entsorgungs- und Speichermanagement, das die Fristen für die Entsorgung und Speicherung von Dokumenten verwaltet.
Es ist auch wichtig, dass die Softwares zur Dokumentenverwaltung in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden. So muss die Software zur Dokumentenverwaltung beispielsweise im Einklang mit Gesetzen und Vorschriften wie dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und dem Rechnungslegungsgesetz sowie mit den im Unternehmen festgelegten Richtlinien zur Informationssicherheit erfolgen.
In den letzten Jahren haben Softwares zur Dokumentenverwaltung, die Cloud-Dienste nutzen, und Systeme zur Klassifizierung und zum Abruf von Dokumenten, die künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, an Aufmerksamkeit gewonnen. Diese Technologien ermöglichen eine fortschrittlichere Softwares zur Dokumentenverwaltung.
Anwendungen von Softwares zur Dokumentenverwaltung
Softwares zur Dokumentenverwaltung werden in verschiedenen Situationen in Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Hier einige Beispiele für den Einsatz von Softwares zur Dokumentenverwaltung:
1. Effizienter Informationsaustausch
Softwares zur Dokumentenverwaltung können Informationen zentralisieren und die Effizienz des Informationsaustauschs innerhalb eines Unternehmens verbessern. Selbst wenn die Dokumente verstreut oder in großer Zahl handschriftlich vorliegen, ermöglichen Digitalisierung und Klassifizierungsmanagement ein schnelles Auffinden der benötigten Informationen.
2. Gewährleistung der Informationssicherheit
Wichtige Dokumente und Informationen können ordnungsgemäß verwaltet werden, um das Risiko von Informationslecks und unberechtigtem Zugriff zu verringern. Die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen, die Entsorgung und das Speichermanagement können Informationslecks und unbefugte Nutzung verhindern.
3. Einhaltung von Vorschriften
Softwares zur Dokumentenverwaltung auf der Grundlage von Gesetzen und Vorschriften können in Situationen, in denen die Einhaltung von Vorschriften erforderlich ist, von Nutzen sein. Durch die Softwares zur Dokumentenverwaltung in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften wie dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und dem Rechnungslegungsgesetz lassen sich beispielsweise rechtliche Probleme vermeiden.
4. Verbesserung der Arbeitsabläufe
Softwares zur Dokumentenverwaltung können zur Verbesserung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Automatisierung des Genehmigungsprozesses können beispielsweise die Arbeitseffizienz verbessern und Fehler vermeiden.
5. Analyse zur Geschäftsverbesserung
Softwares zur Dokumentenverwaltung ermöglichen die Erfassung von Daten, die zur Verbesserung der Abläufe genutzt werden können. So können zum Beispiel Dokumentennutzungs- und Zugriffsprotokolle analysiert werden, um daraus Vorschläge zur Verbesserung der Abläufe abzuleiten.
Funktionsweise der Softwares zur Dokumentenverwaltung
Softwares zur Dokumentenverwaltung bestehen aus folgenden Funktionen:
1. Formulierung von Regeln zur Dokumentenverwaltung
Die Formulierung von Regeln für die Dokumentenverwaltung ist ein wichtiger Schritt bei der Schaffung von Grundlagen für die Dokumentenverwaltung. Durch die klare Definition von Dokumententypen, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechten, Entsorgungskriterien usw. kann die Dokumentenverwaltung zentralisiert und Informationslecks und unberechtigte Nutzung verhindert werden.
2. Dokumentenklassifizierung
Es gibt verschiedene Methoden zur Klassifizierung von Dokumenten nach Geschäftsprozessen und Dokumentenarten. Geeignete Klassifizierungsmethoden können so eingerichtet werden, dass die benötigten Informationen schnell abgerufen werden können. Zur Dokumentenklassifizierung gehören auch die Vereinheitlichung der Klassifizierungsregeln und die regelmäßige Überprüfung des Klassifizierungsstamms.
3. Zugriffskontrolle
Es werden Zugriffsrechte für die Einsichtnahme und Nutzung von Dokumenten festgelegt, um Informationslecks und unbefugte Nutzung zu verhindern. Die Zugriffsrechte werden je nach Position und Art der Arbeit festgelegt. Darüber hinaus werden Zugriffsprotokolle geführt und die Zugriffsrechte regelmäßig überprüft.
4. Verwaltung der Entsorgung und Aufbewahrung
Die Verwaltung der Softwares zur Dokumentenverwaltung und der Aufbewahrungsfristen verringert Informationsverluste und den Aufwand für das Informationsmanagement. Entsorgungs- und Aufbewahrungsfristen werden in Übereinstimmung mit dem Gesetz und unternehmensinternen Regelungen festgelegt.
Weitere Informationen zur Dokumentenverwaltung
1. Definition in ISO 9001
Dokumente werden in der ISO 9001 definiert als Informationen und die Medien, in denen sie enthalten sind. Informationen können viele Formen annehmen, einschließlich schriftlichem Text, Programmcode und Plänen, und das Medium kann Papier oder elektronisch sein.
Ähnlich wie Dokumente sind Aufzeichnungen. Aufzeichnungen sind eine Form der Dokumentation, die in der ISO 9001 definiert ist als ein Dokument, das die erzielten Ergebnisse beschreibt oder einen Nachweis über die durchgeführten Aktivitäten liefert, auch Nachweis genannt.
2. Lebenszyklus von Dokumenten
Bei den von der Software zur Dokumentenverwaltung verwalteten Dokumenten handelt es sich im Allgemeinen um andere Dokumente als Aufzeichnungen. Aufzeichnungen haben den Charakter eines Beweises für Tatsachen, so dass jede Änderung eine Fälschung darstellt und verboten ist. Andererseits können Dokumente wie Verträge und Spezifikationen je nach den Umständen geändert werden und werden als Aktualisierungen oder Revisionen bezeichnet.
Die Softwares zur Dokumentenverwaltung prüfen und genehmigen die erstellten Dokumente, um sicherzustellen, dass sie angemessen sind, bevor sie herausgegeben werden. Wenn nach der Veröffentlichung Aktualisierungen vorgenommen werden, werden diese ebenfalls überprüft und erneut genehmigt. Eine Änderungskontrolle ist auch erforderlich, um festzustellen, wo das Dokument geändert wurde, welche Änderungen vorgenommen wurden und welche Version in Kraft ist.
Wenn herausgegebene Dokumente verschickt oder intern oder extern zum Informationsaustausch verteilt werden, muss kontrolliert werden, wer Zugriff auf die Dokumente hat. Darüber hinaus sollte eine Aufbewahrungsfrist festgelegt werden, und auch eine Methode für die Entsorgung der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sollte im Voraus bestimmt werden.
Bei der Software zur Dokumentenverwaltung ist es wichtig, die Regeln für jede Phase des Lebenszyklus eines Dokuments zu klären, von der Erstellung über die Verteilung bis hin zur Aufbewahrung und Entsorgung.