Was ist ein Cloud-Dienst für Formulare?
Ein Cloud-Dienst für Formulare ist ein Dienst, der die Erstellung und Verwaltung von Formularen an einem einzigen Ort in der Cloud ermöglicht.
Sie werden von Unternehmen, Organisationen und Einzelunternehmern verwendet, um Rechnungen, Lieferscheine und andere Formulare zu erstellen und zu verwalten. Aufgrund der Auswirkungen gesetzlicher Änderungen können Formulare nun als elektronische Daten anstelle der traditionellen Papierformulare verwaltet werden. Das Unternehmensgesetz schreibt eine bestimmte Aufbewahrungsfrist für Formulare vor, und viele elektronische Daten müssen sicher verwaltet und nach Bedarf gesendet und empfangen werden.
Die Cloud-Dienste für Formulare sollen die Verwaltung der Formulardaten erleichtern, die Arbeitszeiten verbessern und die Kosten senken.
Anwendungen von Cloud-Diensten für Formulare
Cloud-Dienste für Formulare werden verwendet, um die Erstellung und Verwaltung aller Arten von Formularen, wie z. B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungsangaben, zu optimieren. Sie werden in großem Umfang von großen Unternehmen bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt, die die oben genannten Formulare bearbeiten.
Die Nutzung der Cloud bedeutet, dass keine eigenen Server erforderlich sind und die Software ständig aktualisiert werden kann. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter von der zusätzlichen Belastung durch die Verwaltung von Formularen in Daten entlasten wollen, führen z. B. Ledger Sheet Cloud Services ein.
Funktionsweise der Cloud-Dienste für Formulare (Ledger Sheet)
Ein Cloud-Dienst für Formulare besteht aus Funktionen zur Erstellung, Konvertierung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Formularen usw. Da der Dienst auf einem Webbrowser basiert, muss keine spezielle Software gekauft oder installiert werden.
Der Vorteil besteht darin, dass diese Funktionen einfach über einen Webbrowser genutzt werden können, was den Zugriff von unterwegs aus ermöglicht.
1. Funktion zur Erstellung von Berichten
Mit der Berichtserstellungsfunktion können Sie Berichte anhand von Vorlagen erstellen. Es stehen verschiedene Arten von Vorlagen zur Verfügung, und die Verwendung einer Vorlage, die der Art des Formulars entspricht, kann dazu beitragen, den Arbeitsaufwand für die Erstellung von Formularen zu verringern und die Verwaltungsformate zu vereinheitlichen.
Es gibt auch eine Funktion zur automatischen Anpassung des Layouts für den Druck. Da die zur Verfügung gestellten Funktionen je nach Cloud-Dienst variieren, ist es wichtig, die gewünschten Funktionen im Voraus zu klären.
2. Konvertierungsfunktion von Formularen
Die Funktion zur Konvertierung von Berichten ermöglicht die Umwandlung von Dateien im Excel- und Word-Format in das PDF-Format, was die Vorteile hat, Manipulationen zu verhindern, den E-Mail-Versand zu vereinfachen und das Datenvolumen zu reduzieren.
3. Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Formularen
Die Funktion zur Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Berichten ermöglicht die Historie und die Suche nach gespeicherten Berichten sowie die gemeinsame Nutzung durch mehrere Benutzer. Die Ordner können wie auf einem PC sortiert werden, und für eine präzisere Verwaltung der Formulare können Berechtigungseinstellungen (z. B. bearbeitbar, schreibgeschützt) für jede Abteilung oder Position festgelegt werden.
Neben der Suche nach Datei- oder Ordnernamen können Sie auch nach dem Wortlaut des Inhalts von Formularen suchen.
Weitere Informationen zum Cloud-Service für Hauptbücher
Speicherung von Hauptbüchern
Hauptbücher ist ein Begriff aus der Buchhaltung, der sich auf Bücher und Belege bezieht, die nach dem Unternehmensgesetz 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Bislang wurden die Bücher und Belege grundsätzlich in Papierform aufbewahrt, was zu einer komplizierten Verwaltung der Buchhaltungsdaten und zu Schwierigkeiten bei der Sicherung von Verwaltungsraum führte.
Im Falle einer Steuerprüfung mussten die angeforderten Formulare eindeutig angegeben werden und die Verwaltung der Formulardaten musste effizient erfolgen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft wurde jedoch das Gesetz über die elektronische Buchführung geändert, und Buchhaltungsunterlagen, die bestimmte Anforderungen erfüllen, dürfen nun als elektronische Daten gespeichert werden.
Im Rahmen dieser gesellschaftlichen Veränderungen ist es zum Standard geworden, dass Buchhaltungsunterlagen als elektronische Daten gespeichert werden, und die Nutzung von Cloud-Diensten für Buchhaltungsunterlagen nimmt zu. Große Mengen von Formulardaten können in der Cloud verwaltet und mit hoher Geschwindigkeit verarbeitet werden, und die Daten können je nach Bedarf erstellt und gesendet werden.
Darüber hinaus wurden Überwachungs- und Wartungssysteme als Sicherheitsmaßnahme für Notfälle eingerichtet, und auch an Back-up-Systeme für den Fall einer Naturkatastrophe wurde gedacht.