帳票管理システムとは
帳票管理システムとは、法律で定められた期間、企業などが保有する帳票を効率的に管理するためのソフトウェアのことです。
近年では、テレワーク推進に伴う電子データの取り扱いが増え、帳票の電子データ管理に対する関心が高まりつつあります。必要なときにすぐ過去の帳票データを検索し、取得、出力や配信できる利便性の高いソフトウェアが求められています。
帳票管理システムでは、これまで紙媒体で保存していた帳票を一括して電子データとして保管することが可能です。帳票の設計や運用をシステム化して行うため、業務効率の大幅な改善が期待されます。システムの種類によってはワークフロー機能を持つため、業務プロセスの一部を変えることもできます。
帳票管理システムの使用用途
帳票管理システムは、業務の効率化や信頼性の向上、保管・検索の容易さなどを求める場合に利用されます。帳票データをクラウド上での保管が可能となり、利便性などの機能向上にも大きく貢献します。
経営活動を行う際は、取引や会計記録を残すために、帳票の作成が必要です。法律により一定期間、帳票を保管することが求められています。時として帳票を提示する可能性もあるため、きちんと管理しなければなりません。しかし、管理には労力がかかるため、帳票管理システムを利用し、効率的に行っています。
帳票管理システムの実用例として、金融商品取引法の対応が挙げられます。経営者は公認会計士又は監査法人の監査証明をつけた内部統制報告書を、内閣総理大臣に提出する義務が課される法律です。
内部統制報告書とは、企業が組織全体の業務を有効的・効率的に整備すること (内部統制) の状況をまとめた書類を指します。この内部統制報告書の作成に必要な監査証明を発行する際に、帳票管理が必要となるため、帳票管理システムを活用します。
帳票管理システムの原理
帳票とは、企業や個人事業主が経営を行う際の帳簿や伝票といった書類の総称のことです。経営活動を行う中で生じた取引や会計記録を残すために作成されます。仕訳帳や売上票などの「帳簿」と支払伝票や収納伝票などの「伝票」の2種類に分類されます。
帳票の一部は会社法では10年、法人税法では7年間、帳票を保管する必要があります。適切に管理できず、税務調査の際に提示出来ない場合にはペナルティを受ける恐れがあるため、帳票の管理方法は重要です。
帳票の管理は原則的に紙で行う必要がありますが、税務署に事前に申請書を提出して承認を受けることで、電子データとして保管することも可能です。帳票の設計から運用まで一元して管理するシステムは、運用負荷の低減や証跡管理、セキュリティ対策なども対応します。
帳票管理システムのその他情報
帳票管理システムの機能
帳票管理システムには、電子データ帳票の保管・検索・分類・出力・配信など様々な機能があります。電子データはExcelやWord、PDFといったフォーマットを取り扱ったり、出力時にはcsvでの出力を行ったりすることも可能です。そのため、他のデータ管理システムとも連携することで、電子データの自動保管ができるようになります。
帳票管理システムの配信機能では、メールやFAXでの送受信、システム独自クラウドを活用したウェブ上での配信もすることが可能です。取り扱いデータには機密情報も含まれるため、暗号化をして配信することが原則となっています。
暗号化とは、当事者同士以外の第三者が不正にデータを見ることを防ぐための加工のことです。一般的には保管した電子データに対してパスワードでロックをかけ、パスワードを個別に連絡することで複合 (ロックを解除) します。
参考文献
https://www.keyman.or.jp/coresys/formsys/
https://www.rakurakumeisai.jp/column/others/161201.php
https://www.grandit.jp/erp/glossary/form_management.html