Qu’est-ce qu’une solution sans papier ?
Les solutions sans papier sont des systèmes qui minimisent l’utilisation du papier et gèrent les informations par voie électronique.
Ces systèmes permettent aux entreprises de réduire les coûts et l’impact environnemental de l’utilisation du papier et de fonctionner plus efficacement. Les solutions sans papier comprennent le stockage dans le cloud, les logiciels de gestion de documents numériques et les signatures électroniques.
Les solutions sans papier sont également adaptées au travail à distance. Avec les systèmes traditionnels basés sur le papier, les documents papier doivent être emportés avec soi, ce qui limite le lieu et le moment où l’on peut travailler. Toutefois, avec l’introduction de solutions sans papier, les documents peuvent être numérisés, ce qui facilite le travail à distance.
Ce système deviendra de plus en plus important pour les entreprises à l’avenir, car il offre divers avantages tels que la réduction de l’impact sur l’environnement, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la promotion du travail à distance.
Utilisations des solutions sans papier
Les solutions sans papier remplacent par des fichiers électroniques les bons de commande, les factures, les contrats et autres documents qui étaient auparavant échangés et stockés sur papier.
1. Gestion des documents
Les entreprises et les organisations génèrent de nombreux documents dont le stockage et la gestion sont longs et coûteux. L’introduction d’une solution sans papier permet de gérer les documents principalement sous forme électronique, ce qui favorise le bon déroulement des activités de l’entreprise.
2. Contrats
Avec une solution sans papier, les contrats peuvent être gérés électroniquement. Elle permet de gérer l’historique des documents et d’utiliser des signatures électroniques, ce qui peut accélérer et rationaliser les opérations commerciales.
3. Loi sur la comptabilité électronique et loi sur les documents électroniques
L’entrée en vigueur de la loi sur la comptabilité électronique en 1998 et de ses amendements ultérieurs, ainsi que de la loi sur les documents électroniques en 2005, a permis de stocker sous forme de données électroniques des documents et des formulaires qui devaient être conservés sur papier en vertu du code du commerce, de la loi fiscale et d’autres lois. Si les conditions légales sont remplies, la plupart des documents, y compris ceux relatifs à la finance, aux impôts et à la comptabilité, ainsi que les documents médicaux et d’assurance, peuvent être numérisés.
Encouragées par ces lois, les entreprises évoluent vers un environnement sans papier.
Principe des solutions sans papier
Une solution sans papier est un système qui part du principe que les documents et les formulaires sont créés dans des fichiers électroniques. Dans ce système, les informations d’attribution telles que le titre, le créateur et le chemin d’accès au fichier sont ajoutées aux fichiers électroniques créés et gérées séparément dans une base de données. Les droits d’accès sont également gérés dans la base de données afin d’éviter la fuite d’informations confidentielles et l’accès non autorisé.
Les documents et formulaires créés sur papier par le passé, ainsi que les télécopies reçues de partenaires commerciaux, peuvent être numérisés à l’aide d’un scanner et gérés de la même manière.
Caractéristiques des solutions sans papier
Les solutions sans papier facilitent la gestion des informations en traitant tous les documents et formulaires sous forme électronique. Les avantages de la mise en œuvre d’une solution papier sont les suivants :
- Amélioration des possibilités de recherche grâce à la création d’une base de données, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts lors de la recherche des informations nécessaires.
- Il est plus facile de partager des informations avec un grand nombre de personnes et avec des sites distants, comme les télétravailleurs, et des outils tels que le stockage en ligne et la conférence web sont désormais disponibles.
- Il est possible d’établir des liens avec d’autres systèmes tels que la gestion d’entreprise et la gestion des stocks, et il est facile de mettre en place des mécanismes de traitement automatisé pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Les supports papier traditionnels nécessitent du papier et de l’encre pour l’impression, des frais d’affranchissement et de télécopie pour la communication avec les sites distants, de la main-d’œuvre et de l’espace de stockage, mais ces coûts peuvent être réduits.
- Le risque de perte ou de vol de documents est réduit et la sécurité est accrue grâce au cryptage et à la technologie de signature électronique.
De plus, pour introduire et promouvoir les solutions sans papier, il est important de convertir les anciens documents papier en données électroniques, de les relier aux systèmes papier existants tels que les télécopieurs, et de traiter les cachets et les signatures liés aux décisions.