監修:株式会社Tradition BookS
作業手順書とは
作業手順書 (英:work instructions) とは、作業者が安全かつ確実に必要な作業を行う手順をまとめたものです。
職場のさまざまな作業について、ミスや無駄、人による差異がなく、安全に良い品質の作業を進める手順とポイントなどを定めた資料です。
マニュアルが業務全体の流れをまとめたものであるのに対し、手順書は業務のうち担当する作業について安全に確実に作業を進めるために作成します。作業者による品質の差を無くすためにも、正しい手順書を使用して指導することが大切です。
作業手順書の使用用途
SOPと呼ばれる言葉が企業で使われます。標準作業手順書 (英:Standard Operating Procedures) の略で、すでに確立した製品仕様や、製造手順などの基準をまとめたものです。製造業では機械の操作手順や商品の製造方法など、医療業では治験で守るべき手順など、農業では農薬の利用方法などを標準化することで、人によって手順の違いや品質のばらつきを防止します。
作業手順書の原理
作業手順書の作成は、次のように行います。
1. 対象業務のフローや課題の整理
まず、対象業務についてフローや課題を整理し、作業手順書に反映させるための洗い出しを十分に行います。既存の業務フローがある場合は内容の見直しを行い、追加すべき項目や分かりにくい点を確認します。また、複数人で確認することにより、過去に起きたトラブルや災害なども洗い出すことができ、今後の対象業務におけるト ラブル防止にもつながります。
2. 作業手順書の書式設定
フォーマットやテンプレートを定めると作業手順を埋めることができるため情報の抜けや漏れが減り、効率的に手順書が作れます。
フォーマットにはステップ式とフローチャート式の2種類が使われます。 ステップ式はプロセス名と使用対象者を記入し、作業手順を箇条書きで書きます。単純に作業手順を書く場合に適しており作成の効率が上がります。
フローチャート式は条件別に手順を記入します。判断をしながら作成する場合に多く使われ、記入しやすくなります。
3.作業手順を1ステップずつ記入
フォーマットやテンプレートに作業手順や作業内容を記入します。作業手順や工程を飛ばさず、1ステップずつ記入することが重要です。 作業手順書は作業手順に現場全体で共通認識をもつために作成するため、認識にズレがないレベルまで、明確に書くことが求められます。
4.作成する場合のポイント
手順書を作成する場合、ポイントになることが3つあります。
- 熟練技術者や若手の意見をよく聞く
熟練者と若手両者の意見を取り入れることが大切です。例えば、製造現場では熟練者が長年のカンやコツで作業していることが多いです。この場合、若手にも理解できるように、経験を数値化した表現が必要です。手順書ができたら熟練者と若手に実際に作業してもらうと新たな改善点が見つかります。 - 5W1Hを明確化
作業手順書は、5W1H (いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように) を意識して作成することで具体性が出るため初めて業務する人にもわかりやすくなります。 - 画像や図を入れて分かりやすくする
手順書に画像や図を入れて作成すると一目で理解できる効果が得られ、文章を読んで理解するまでの時間を短縮することができます。また、動画にすると業務の流れがイメージでき、すぐに従事しやすくなります。
作業手順書のその他情報
1. 作業手順書とマニュアルの違い
作業内容や操作手順を表した書類は、業務マニュアルや作業マニュアルなどと呼ばれています。
マニュアル類は、業務のプロセスや関連する情報なども含め、総合的にまとめたものです。 一方、作業手順書は全体の業務の1作業についての手順のみを詳しく記したものです。とくに決まった様式は無く、企業独自のフォームで作られています。実際にはマニュアルに近い形態のものもあります。
2. 作業手順書の効果
- 作業の効率化
作業手順書を作成すると、その作業を分析するのでさらに効率の良い方法が創出できます。また、異動などで新しくその作業に従事する場合でも手順書があることにより、業務内容を理解し、スムーズに引き継ぐことができます。 - 作業の均質化
作業手順書を使用して作業を行えば、同じ方法・同じ品質・同じ時間で作業を行うことができ、作業の均質化が可能です。 - 企業価値のアップ
作業手順書は、作業の情報を明確に書くためコーポレートガバナンスを有効にする効果があります。手順書には会社のノウハウが詰まっているため、大きな知的財産となります。
本記事は作業手順書を作成・代筆する株式会社Tradition BookS様に監修を頂きました。
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