監修:株式会社RECEPTIONIST
受付システムとは
受付システムとは、来客業務の効率化システムのことです。
受付に設置した端末から、チャットやメール、アプリ、電話などで担当者を呼び出し、連絡を取ることができます。
また、従来紙で行なっていた来客表の記録を自動で残す機能などもあるため、受付時に発生する非効率を解消できます。
昨今は、感染症対策の一環として受付を無人化する企業も増えています。
受付システムは、大手から中小まで幅広い企業での導入が進んでいる業務効率化システムの一つです。
受付システムの使用用途
受付システムの使用用途は、来客者の対応や、電話による取次業務などの受付業務の自働化です。
受付システムの中には、来客受付のみの機能を持つシステムから、会議室管理・予約機能や日程調整ツールと連携ができるシステムまで様々あるため、使用用途に合わせて導入する必要があります。
受付システムの特徴
受付システムの特徴は、来客受付を効率化できることです。ビジネスチャットやメール、アプリ等と連携できるシステムは、電話の取次工数を０にすることが可能なため、人件費の削減や業務効率化を考える企業には特におすすめです。
1.受付機能
タッチパネルから、ビジネスチャットや電話、メールへ取り次いだり、入館証の発行を行うことで、受付業務の効率化と受付人員の削減が実現できます。
また、昨今は内線電話を使わずに、メールやビジネスチャットへ通知させることで電話対応の削減（業務効率化）を目指す企業や、DX推進企業としてのイメージ向上を目的に導入される企業が増えています。
2.QRコード受付（タッチレス受付）機能
事前に登録を行い、専用のQRコードを発行することで、訪問者は受付でQRコードをかざすだけでチェックインが完了できます。
タッチレスで受付ができることや、事前登録なしでの受付が不可となることで、セキュリティやリスク管理対策の一つとして人気の機能です。
3.来客記録機能
訪問者の会社名、氏名などの個人情報や訪問目的、到着時間、滞在時間、などの情報を記録し、レポートとして出力ができる機能です。
自動で正確な記録が取得でき、紙の来客表が不要となります。来客表の管理コストもかからないため、業務効率化やセキュリティ対策、ペーパーレスの観点からも人気の機能です。
本記事は受付システムを製造・販売する株式会社RECEPTIONIST様に監修を頂きました。
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