イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントの企画や運営、フォローまで全てをサポートしてくれるシステムです。
イベントの告知ページや当日の受付管理、参加者募集、イベントを開催した後のレポーティングなどイベントの実施に関わる業務を一元化できます。情報管理や手続きの際にかかる時間やコスト、運営の負担の削減など多くのメリットがあり、導入によってイベントの進行が容易になります。イベントの規模や種類は問わず、セミナーや展示会、ライブなど対応できる範囲が広いところも特徴です。
イベント管理システムの使用用途
イベント管理システムは以下の用途で使われています。
1. 管理チームでの円滑な情報共有
イベント管理システムの主流派はクラウド型で、イベントの主催者であればインターネットを通してどこからでもシステムの利用が可能です。チームでイベントを管理している場合は、チーム内での情報共有も簡単です。クラウドで一元化されたデータベースは、リアルタイムに更新可能です。チーム内で常に最新の情報を確認することができ、イベント管理の質の向上に貢献します。
2. 準備やイベント当日の作業負担軽減
イベント管理システムには、イベント当日の作業の負担を軽減できる便利な受付機能が付いています。例えば、イベント参加者がイベントの参加申し込みと同時に自動でイベント管理システムのデータベースに登録される機能です。参加者リストを手作業で作らなくても良い上に、当日の受付状況や支払情報なども一目で分かるようになっています。また、QRコードやバーコードでの自動受付やオンラインでの事前決済の機能を備えている場合は、業務にかかる負担をより軽減できます。
3. 情報セキュリティの強化
イベント運営においては参加者の氏名や連絡先など個人情報を取り扱うため、セキュリティ管理が重要になります。イベント管理システムには様々な情報保護対策が備わっており、セキュリティの強化が可能です。個人情報の管理がずさんであれば大きなトラブルが発生したりその後のイベント運営にも悪影響を与えるため、セキュリティ面でもイベント管理システムは大きな役割を果たします。