マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、手順書やマニュアルを効率的に作成するためのソフトウェアです。
紙やWord、Googleドキュメント、スプレッドシートなどを使用してマニュアルを作成すると「作成に時間がかかる」「品質にばらつきが生じる」「現場作業を伝えにくい」といった課題がありました。
マニュアル作成ツールを使用することで、品質が安定した業務手順書や動画マニュアルを手軽に作成・共有できるため、こうした課題の解決につながります。
マニュアル作成ツールの使用用途
マニュアル作成ツールには以下のような用途があり、ビジネスにおけるさまざまな場面で活躍しています。
1. 業務効率化、品質の向上と均一化
マニュアルを手作業で作ると時間がかかりますが、マニュアル作成ツールを使えば、その時間を大幅に減らすことができます。テンプレートを使うことができるので、見出しや本文などあらかじめ用意された記入欄を埋めるだけで、高精度で使いやすいマニュアルが完成します。
複数のメンバーによる同時編集やコメントができるので、修正のやり取りがスムーズになります。さらにマニュアルのスタイルが一貫したものになりやすく、誤字脱字やフォーマットの乱れも減らすことが可能です。
2. 新人社員への教育資料
マニュアル作成ツールを使うことで、基本的な業務手順や注意点を視覚的に整理し、簡潔にまとめることができます。
マニュアルに動画や画像などを挿入できるので、新人社員が自分のペースで学べる環境を作れるのも魅力です。マニュアルの作成者が時間を短縮できるのはもちろん、新人社員も短時間で効率的な教育を受けることができます。
3. 社内情報の蓄積・共有
マニュアル作成ツールには、社内の知識や情報を集約・蓄積し、共有するための機能も備わっています。また文章や画像だけでなく、動画で効率的に共有できるツールもあります。
紙やスプレッドシートの管理だと「欲しい情報がどこにあるのか分からない」「社内知識をアウトプットするのが難しい」といった課題が残りますが、マニュアル作成ツールを使用すればそうした不安を払拭できます。