ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、申請や稟議など組織内で行われているあらゆる業務手続きを電子化し、その状況をモニタリングできるようにするシステムを指します。
ワークフローシステムを導入することで、「業務 (Work) の流れ (Flow) 」を意味するワークフローを改善して、組織全体に多くのメリットをもたらしてくれます。
生産性の向上やプロセスの最適化、ペーパーレスやDX化の促進によるコスト削減、内部統制やガバナンス強化など、多くの企業がビジネスの効率化を目的としてワークフローシステムを導入・活用しています。
ワークフローシステムの使用用途
ワークフローシステムは以下のように、ビジネスのさまざまな場面で活躍しています。
1.ワークフローの可視化
紙でワークフローを管理する場合、今どこに申請書類があるか、承認がどこまで進んでいるか分からなくなる場合があります。
ワークフローシステムでは、いつ申請したか、承認がどの上長で止まっているかなど、あらゆるワークフローを視覚化できます。
ワークフローの中で滞っている部分があれば、リマインドで承認を促すことができるので、進捗管理がしやすくなります。
2.申請・承認・決裁業務のデジタル化
ワークフローシステムを利用することで、アナログで行っていた申請を承認・決裁まで電子化し、すべてシステム上で完結させることができます。
電子化によって申請書類の紛失やミス、不正なども防ぐことが可能です。
またワークフローシステムはPCやスマートフォンなど、複数の端末からでもアクセスできます。そのためスタッフは出張先など場所や時間を問わず、リアルタイムに承認や決裁などができます。
3.申請履歴の管理・抽出
紙の場合だと、過去の申請履歴をファイルから1件ずつ探す必要があり、膨大な時間がかかってしまうことがあります。
ワークフローシステムは申請履歴をデータとして保存できるため、履歴の管理や抽出に便利です。
申請日や申請者などで条件検索ができるので、監査対応もスムーズに行うことができ、業務の効率化に役立ちます。