グループウェアとは
グループウェアとは、企業や団体内の情報共有やコミュニケーションを円滑化して、業務効率化を促進するソフトウェアです。
グループウェアには、自社サーバーにソフトウェアをインストールする方式のオンプレミス型と、インターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを使う方式のクラウド型の2種類あります。オンプレ型は自社のニーズに合ったカスタマイズをでき既存システムでの連携がしやすいという点、クラウド型はクラウドサーバー上のソフトウェアを使うためインターネット環境さえあれば社内外問わずどこでも使うことができるという点がメリットです。
グループウェアの使用用途
グループウェアは以下の用途で使われています。
1. 情報共有の活性化
グループウェアを導入することで、業務に必要な知識や進歩の状況や新しい情報などを、リアルタイムで他者と簡単に共有可能です。これまで電話やメールなどで伝えていた情報も、回覧板や掲示板などの機能で大人数に一斉送信できます。ファイル共有をすれば資料や新たなナレッジなどの共有・保存も簡単です。
2. コミュニケーションの活発化
会議機能やチャット機能もグループウェアにあり、電話やメール、FAXなどでしていた連絡・相談をより簡単にできます。複数のメンバーがチャット機能に参加してれば、オンライン会議も開けます。どの機能も、気軽にコミュニケーションを取ることを可能にします。
3. 事務作業の効率化
書類作りなどの事務作業がどこまで進んでいるか、どこで止まっているかなどがすぐに分かるようになり、事務作業の効率をアップすることができます。情報共有の活性化と同じように回覧板機能を使えば、事務作業に関わる必要な情報を全員にもれなく周知も可能です。ワークフロー機能で各種申請や稟議書類の回付などをペーパーレス化させれば、進捗の可視化や遠隔での決済も行えるようになります。