購買管理システムとは
購買管理システムとは、見積もりから研修までの購買業務を電子化して一元化するシステムです。
主な機能は見積もり・発注機能やカタログ購買機能、契約管理機能、電子承認ワークフローなど様々です。導入により購買管理の作業工数を削減したり、ヒューマンエラーの防止など多くのメリットを受けることができ、業務をよりスムーズに行えるようになります。DX (デジタルトランスフォーメーション) の推進や各種法改正への対応、業務効率化などを図りたい場合に、とても効果的なアプローチです。
購買管理システムの使用用途
購買管理システムは以下の用途で使われています。
1. 業務効率化
購買業務では、購買に関わる様々な事務手続きが必要となります。購買業務をシステム化すると、それぞれの工程における入力や確認、承認などを容易にでき、大幅な時間短縮を期待できます。購買業務担当者の業務の負担軽減や、他業務に使える時間の創出にも繋がります。
2. ミスや不正の防止
注文から支払いまでのフローをシステムで統一することで、重複発注や誤発注、検収漏れなどのヒューマンエラーを減らすことが可能です。特に重複発注・誤発注を未然に防げれば余計な予算を使う必要がなく、より適切な予算の使い方ができます。また、承認ワークフロー機能を搭載しているシステムであれば不正が起きにくい体制を築き上げられます。社員による不正の牽制にも繋がり、水増し請求や架空請求などの不正を未然に防ぐことができ、企業の信頼の維持にも貢献します。
3. 購買帳票のペーパーレス化
最近ではあらゆる業種の企業でペーパーレス化が導入されています。購買管理システムを導入することで購買に関わる帳票や証憑書類のデジタル化が可能で、購買帳票のペーパーレス化を後押しできます。また。書類の印刷や捺印などの従来の作業が不要となるペーパーレス化は、リモートワークなどの働き方改革の実現にも有効で、大きな役割を果たすといえます。