呼び出しシステムとは
呼び出しシステムとは、飲食店や小売店、クリニックや薬局などにおいて順番待ちの際に使用される、発券から番号呼出表示までを包括的に管理するシステムです。
店舗において順番待ちの顧客を呼び出す際や、クリニックや薬局で順番待ちの患者を呼び出す場合などにおいて、呼び出しシステムは使用されます。発券機と連動して使用するものや、専用受信機を配って利用するもの、スマートフォンを利用するものなど様々な運用方法の呼び出しシステムがあります。
呼び出しシステムの使用用途
1. 概要
呼び出しシステムは、順番待ちが発生する小売店・飲食店・官公庁・病院・クリニック・薬局などで使用されています。呼び出しシステムは、事業者側と顧客・患者側の両方にとって下記のようなメリットがあります。
- 行列や混雑を解消できる
- 受付・順番管理を行うスタッフの負担を削減
- 顧客・患者満足度が上がる
- WEB状況確認サービス等に対応しているシステムでは、その場に居なくても待ち時間が確認できるため、待ち時間を有効活用できる
2. 活用シーン
呼び出しシステムが活用されている主なシーンは下記の通りです。
- 小売店: 家電量販店、ホームセンター、カー用品店などの相談窓口受付、修理受付
- 飲食店: 席の順番待ち、注文の受け渡し
- 病院・クリニック: 外来受付、検査受付、会計などの順番待ち
- 薬局: 調剤の受付、調剤完了時の呼出し、お薬引換券など
- 官公庁: 諸手続き、確定申告などの受付
- 公共施設: ワクチン接種会場受付など
- 各種イベント・催し物・美術館・博物館: 入場整理券、入場制限・混雑整理など
- アミューズメント施設: 時間制入場券、アトラクション順番整理券、会計時の精算券
呼び出しシステムの原理
呼び出しシステムは、利用施設において利用者が、スマホ・タブレットなどの受付端末から受付を行います。受付を行うと受付番号が発行され、その情報がハブを通じて送信されると、スタッフ側のモニターに対応中の顧客と、順番待ちをしている顧客の人数・番号が表示される仕組みです。スタッフの側で呼び出しを行うと、表示用ディスプレイに呼出中の番号が表示され、顧客側に通知されます。
受付には発券機と連動して券を発券するものや、利用者のスマートフォンやタブレットを使うアプリ型などがあります。アプリ型では、顧客リストと連動してメルマガやクーポン配信などを行うことも可能です。基本的なシステム構成は下記の通りです。
- 発券機、もしくは発券用タブレットPC+プリンター (顧客側端末)
- 受付・呼出用タブレットPC (スタッフ側端末)
- 無線接続機器
- 表示用ディスプレイ
或いは、受信機を顧客に渡すシステムで運用されている呼び出しシステムもあります。この場合のシステム構成は下記の通りです。
- 受信機: 顧客に渡す無線式ベル
- 送信機: 店舗側が操作する受信機を呼び出すための機械
- 充電器: 受信機を充電するための機械
- 中継機: 通信距離を拡大し、より広い範囲での利用を可能にするための機器
呼び出しシステムの種類
呼び出しシステムは上記の通り、券などを発行する方式や、専用受信機を渡す方式、顧客・患者が持っているスマートフォンなどに呼び出し通知を送信するものなどの種類があります。
番号札を発券する方式のシステムには、自動受付タイプと手動受付タイプとがあります。自動受付タイプは、番号発見と同時に自動で順番待ち受付が行われるタイプです。手動受付タイプは発券機で発券した券面をバーコードで読み取ることで別途受付処理を行う必要があります。また、発券した番号札にQRコードを印刷することで、LINEでの呼び出しやメールでの呼び出し、Web待ち状況確認サービスに対応しているシステムもあります。
スマートフォンなどを活用した会員登録制の呼び出しシステムでは、スタッフ側管理画面で顧客性別、年齢、保有ポイント、使用したクーポンや来店履歴などの詳細が確認でき、販促活動に生かすことも可能です。多様なシステム製品が提供されているため、用途に合わせて選定することが必要です。