監修:ダイトロン株式会社
Web会議システム
Web会議システムとは、インターネットを通じ、ビデオカメラなどを用いて遠隔地にいる相手と会議を行うためのシステムです。
デバイスとしては、PCやスマートフォン、タブレットを使用することが可能です。オンライン会議システムと呼ばれることもあります。昨今のリモートワークの風潮の高まりから一般企業において広く使用されるようになりました。社内利用や、商談、更には大規模な説明会やセミナーなど、幅広い場面で活用されています。
近年、準備の簡略化や高画質、高音質なものへの要求が高まり、Web会議専用デバイスを選択されるケースが増加しております。
Web会議システムの使用用途
Web会議システムは、様々なビジネスシーンで活用されています。
- 社内における会議
- 社外との打ち合わせ・商談
- オンライン面接
- カスタマーサービス
- 報告会・研修
- 会社説明会や、セミナー・講演会など
- Web会議用専用デバイス
Web会議システムを用いたオンライン型の会合は、対面での会合に比べて、交通費や出張費、移動時間のコストや、会議室などの使用コストを削減することが可能です。また、会議の日程調整が対面の場合よりも容易であるため、業務および意思決定のスピードアップに貢献します。
Web会議システムの原理
1. 構成
Web会議システムは基本的に下記構成から成ります。
- インターネット環境
- 通信のためのデバイス（PC、スマートフォン、タブレットなど)
- Webカメラもしくはデバイス内蔵のカメラ
- ヘッドセットもしくはデバイス内蔵のマイク
専用回線や機器を用いて行うテレビ電話システムとは異なり、Web会議システムは一般のインターネットを通じて通信を行います。特殊な機械や設備を用いることなく、システム導入を行うことができます。
内蔵のカメラ・マイクを用いて会議を行うことも可能ですが、画質が荒かったり、音声が明瞭でない場合もあります。ヘッドセットは個々人の声を明瞭に集音することに長けており、複数人の声を集音したい場合にはマイクスピーカーを中央に設置することでより明瞭な集音が可能です。内蔵のカメラでは難しい、広い会議室全体を映したい場合は専用のWebカメラを使用することで全体を映すことができます。Web会議専用デバイスをを別途用意することでより円滑な会議運営が可能です。
2. 仕組み
Web会議システムは、サーバーに、PCなどの各デバイスがアクセスする、サーバ＆クライアント形式です。このサーバを自社内のネットワーク内に構築するものをオンプレミス型、サービス提供元が直接管理する場合をクラウド型と呼びます。
デバイス側で取り込まれた映像と音声データは、データをエンコード (圧縮化) して、通信回線を圧迫しないようにして送信されます。サーバを介して送られた情報は、受信側でータをデコード (復号) され、閲覧されます。このやり取りが行われることで、遠隔コミュニケーションが可能となります。
Web会議システムでは、圧縮化・復号を行うプログラムとして、ソフトウェアコーデックを使用しています。ソフトウェアコーデックは、安価で手軽に使うことが可能です。ただし、音声処理の性能は、CPUの性能に依存してします。
3. 機能
上述のような方法で構築されるWeb会議システムの主な機能には、下記のようなものがあります。
- リアルタイムでの音声、映像共有機能 (及び、マイク・カメラをオフにする機能)
- 録音、録画機能
- ファイル共有機能
- デスクトップ共有機能
この他、システムによっては、ホワイトボード機能、チャット機能などもあります。
Web会議システムの種類
Web会議システムは、多くの企業より提供されており、様々な種類がある製品です。クラウド型のアプリケーションサービスのみを提供するものだけでなく、ビデオカメラ型デバイスにカメラ、マイク、スピーカー、ビデオ会議用OS、主要なクラウド型Web会議サービスのアプリケーションなどが一通り搭載されているタイプの製品もあります。
また、アプリケーションサービスの中には有料のサービスだけでなく、時間などに制限を設けて無料で提供されているものもあります。有料無料を問わず、それぞれのサービスは、
- 面談などの1対1に特に適しているサービス
- 複数人数での会議に適しているサービス
- 大人数での説明会やセミナーに適しているサービス
など、それぞれの特性があるため、目的に合わせて選定することが必要です。
本記事はWeb会議システムを製造・販売するダイトロン株式会社様に監修を頂きました。
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