監修:HOUSEI株式会社
予約システムとは
予約システムとは、お店などの事業者がネットワーク予約を可能にするために使うアプリケーションとネットワークサービスのことです。
従来から運輸業やホテル業、飲食店にビューティーサロンなど、あらゆる業種でお客様からの予約を受けるために、コンピュータとネットワークを使った予約システムが使われてきました。
ここで説明する予約システムは、個人のお店や小規模なチェーン店から簡単に導入ができ、システムの構築に多くの人員や時間をかける必要がなく、それでいて予約管理や他の業務システムとの連携も可能な、インターネット上のサービスとして提供されている予約システムについて説明します。
予約システムの使用用途
予約システムはデジタルトランスフォーメーション (英: Digital Transformation, DX) の考えに基づき、予約の受付の他、新規顧客の獲得、売り上げの拡大、受付業務の無人化及び省力化、マーケティングやリソース管理の合理化などで使用されています。
1. 従来の意味の予約システム
以前から、航空会社などの運輸業やホテルなどのサービス業では、独自に予約システムを構築し運用してきました。ネットワーク社会が浸透し、誰もがスマホやパソコンで予約をするのが当たりまえの社会になった現代では、小規模なチェーン店や個人のお店でもネットワークで予約を受け付けることは事業継続のための必須の条件となりつつあります。
その一方で、小規模な企業や個人経営のお店が予約システムの運営に使えるリソースは限られます。そこで、大手企業が運営する物販系や飲食店系、美容系などのイーコマースのサイトに出店し、ネット経由の顧客の開拓と予約の受付を始めました。
しかし、イーコマースサイトへの出店では、出展者独自のサービスの提供や、アピールの方法に制約がかかるほか、サイト運営者への出店料の支払いや、売り上げ金額に応じた支払いなどの負担が生じます。
２．新しい予約システム
予約システムを使うと、サービス提供会社の開発したアプリケーションやクラウドシステムに依存しつつも、事業者の独自性を活かした予約画面 (機能) を構築できます。
予約システムは会員登録と決済機能の登録、予約の受付と変更、予約受付メールやリマインドメールの送信など、予約管理業務全般を網羅した機能を持っています。さらに、スタッフのスケジュール管理システムや顧客の入退室管理システムとの連携、LINEやSNSとの連携など、業務の合理化と売り上げ拡大に使えるシステムもあります。
活用場面としては、セルフフィットネスジム、インドアゴルフ、カラオケボックス、シェアオフィス、ホテル、イベント会場などや、個人経営が多い医院やビューティーサロン、ネイルサロンなどがあります。
予約システムの原理
予約システムは予約システム構築アプリと、クラウドサービスによって構成されています。お店などのサービス提供事業者は、予約システムを開発販売している会社や代理店と契約を結ぶことで利用できます。
予約システム構築アプリは、インターネット上でお客様が予約をする際にアクセスする画面 (予約画面) とサービス提供事業者が使用する予約管理画面を、簡単に作るためのアプリケーションソフトです。これには予約業務で必要となる画面は全般にわたって雛形が用意されていて、サービス提供事業者はそれぞれの画面に必要な情報を入力すればシステム構築が可能です
予約画面には、サービス提供事業者のプロフィール、サービス内容、お店の所在地と連絡先、予約日時の選択、会員登録、決済方法の登録など、お客様が予約を行うまでに必要とする情報を掲載できます。
予約管理画面では、顧客情報の確認、予約情報の確認、予約確認メールやリマインドメールの送信方法の設定、予約受付時間帯の設定、定休日の設定、予約カレンダーの作成など、予約業務に必要な機能を使えるようになっています。
予約システムは、クラウドサービス上で動くシステムです。サービス提供者はサーバの構築や保守・運用に人員を当てる必要はなく、サービスの業務に専念できます。
予約システムの選び方
予約システムを選択する際には、自社の提供するサービスに良く合致しているか、取り扱える予約数の制限や価格が条件を満たしているか、他のシステムと連携できるか、必要に応じてカスタマイズを受けられるかなど、様々な検討を加える必要があります。
パソコンが無くてもスマートフォンだけで利用できるものや無料で始められるものもあれば、経理システムを始めスタッフのシフト管理や顧客受付システムなどとの連携ができ、幅広く経営の合理化に寄与できるものまで多岐に渡ります。経営の規模や実情によく合致したシステムを選ぶと良いでしょう。
非常に簡単にネットワーク上に予約システムを構築できるのが魅力ですが、基本的に雛形がある画面や機能の中からの選択の組み合わせになるので、本当に必要で使いやすい機能を満たしているかを検討することが大切です。
本記事は予約システムを製造・販売するHOUSEI株式会社様に監修を頂きました。
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