安否確認システムとは
安否確認システムとは、地震や台風、大規模な事故などが発生した緊急時に、お互いの安否の確認をするために使用する連絡手段のことです。
大規模な災害が発生した時は安否確認の電話が殺到し繋がりにくくなります。このため携帯電話各社の災害伝言板サービスでは、それぞれの電話番号毎に自分の安否情報を書き込むことができるようになっています。
それに対して一般的な安否確認システムでは、会社や団体が安否確認サービスを提供する会社と契約を結び、緊急時には従業員をグループごとに分けて連絡を取り合います。必要なメンバーを絞って安否情報を共有することで、緊急時でもスムーズにコミニュケーションと取ることが可能になります。
メールやSNS、WEB上の掲示板を利用して各自の安否を伝えるため、素早く確認でき、必要に応じて救助活動や支援活動に入ることができます。地震を始めとした自然災害が多い日本では、万が一に備えて企業や団体などで安否確認システムを利用する例が増えています。
安否確認システムの使用用途
安否確認システムは、地震や台風などの自然災害の発生時や、社員が多く利用している交通機関で事故が発生した際や、工場や事業所内で事故や火災などの緊急事態が発生した場合に使用します。さらに、電力不足や停電などのインフラ障害やその他、業務に影響を及ぼす緊急事態にも使用される場合があります。
また、近年の新型コロナウィルス感染症の流行の際には、事業所や店舗で従業員に感染者が出た場合に、その事業所や店舗を臨時休業として、その後の連絡手段として安否確認システムが使用される例もありました。
安否確認システムを利用することで、従業員の安否情報を素早く確認できるほか、従業員に対して後の行動計画を素早く伝えることができます。行動計画には、自宅待機期間や出勤再開日などの情報が含まれており、これによって従業員に信頼感や安心感を与えることができます。
安否確認システムの原理
安否確認システムは、通信ネットワークを利用したサーバー&クライアント型のアプリケーションソフトの一種です。
複数のデータセンターや回線を利用して冗長化されており、一部の地域やルートで障害が発生しても別のルートで安否確認ができるようになっています。クラウドサービスとして提供されることが多く、災害による電源や通信の断絶などの影響を受けにくいと言われています。利用者の端末はスマホを前提に考えられており、避難先での利用も可能になっています。
また、メンバーの安否情報を伝えたり、利用者からの安否情報を収集する手段としてメンバーにメールを送り、そのメールに記述されているURLを開いて情報を書き込む方法や、メールで返信する場合、SNSで返答する場合など、複数の伝達手段を持つことで、災害時や緊急時に安否情報を滞りなく伝えられるようになっています。
一方、安否確認システムには単にメンバーの安否情報を確認できることにとどまらず、災害情報や避難所情報などを提供する、災害時の業務継続計画 (英: Business Continuity Plan, BCP) や復旧計画を支援することもあります。災害時や緊急時以外にも、在宅勤務や出張などの勤怠管理や連絡先管理に利用できるものもあります。
安否確認システムの選び方
安否確認システムの選択では、まずはデータセンターの場所や冗長化の状況などを確認して、災害時にも安定して動作することを確認します。
次に、操作方法が分かりやすく全てのメンバーが登録ができて使いこなせることを確認します。緊急時の使用を考えると、マニュアルを読まなくても間違わずに直感的に操作できるシステムが推奨されます。
安否確認だけでなく情報共有や指示伝達などの対応可否や、アプリやSNSなども利用できるかどうかなどのコミニュケーション機能も検討することが大切です。