Qu’est-ce qu’un système de gestion de contenu ?
Un système de gestion de contenu est un logiciel qui permet de gérer efficacement les formulaires détenus par les entreprises et autres organisations pendant une période légalement définie.
Ces dernières années, le traitement des données électroniques a augmenté dans le cadre de la promotion du télétravail. L’intérêt pour la gestion des données électroniques des formulaires s’est donc accru. Des logiciels très pratiques, capables de rechercher, d’extraire, d’éditer et de distribuer des données de formulaires antérieurs dès qu’ils sont nécessaires, sont demandés.
Les systèmes de gestion des formes peuvent stocker des formulaires qui étaient auparavant stockés sur papier sous forme de données électroniques par lots. La systématisation de la conception et de l’exploitation des formulaires permet d’espérer des améliorations significatives de l’efficacité opérationnelle. Certains types de systèmes sont dotés de fonctions de flux de travail, qui peuvent également modifier certains processus d’entreprise.
Utilisations d’un système de gestion de contenu
Les systèmes de gestion de contenu sont utilisés lorsque l’efficacité opérationnelle, la fiabilité et la facilité de stockage et de récupération sont requises. Ils permettent de stocker les données des formulaires dans le cloud et améliorent, entre autres, l’efficacité d’un système.
Dans le cadre des activités de gestion, il est nécessaire de produire des formulaires pour conserver les enregistrements des transactions et de la comptabilité. Comme il est possible que les formulaires soient présentés de temps à autre, ils doivent être correctement gérés. Toutefois, comme cette gestion demande beaucoup de travail, des systèmes de gestion des formes sont utilisés pour la rendre plus efficace.
Un rapport de contrôle interne est un document qui résume l’état de l’organisation efficace et efficiente des opérations globales de la société (contrôle interne). Les systèmes de gestion des formes sont utilisés pour émettre les certificats d’audit nécessaires à l’élaboration de ce rapport de contrôle interne, car ils sont nécessaires à la gestion des formes.
Principe des systèmes de gestion de contenu
Les feuilles du grand livre sont un terme générique désignant les documents tels que les livres et les pièces justificatives utilisés par les sociétés et les entreprises individuelles dans le cadre de leurs activités de gestion. Elles sont créées pour enregistrer les transactions et les documents comptables qui surviennent dans le cadre des activités de gestion. Ils sont classés en deux catégories : les “grands livres”, tels que les livres-journaux et les bordereaux de vente, et les “pièces justificatives”, telles que les bordereaux de paiement et les bordereaux d’encaissement.
Certains de ces registres et pièces justificatives doivent parfois être conservés pendant dix ans en fonction des lois en vigueur. La manière dont les formulaires sont gérés est importante, car s’ils ne sont pas gérés correctement et ne peuvent être présentés lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise peut être pénalisée.
En principe, les formulaires doivent être gérés sur papier, mais ils peuvent également être stockés sous forme de données électroniques si une demande est soumise à l’administration fiscale et approuvée par celle-ci au préalable. Les systèmes de gestion des formes centralisés, de la conception à l’exploitation, permettent également de réduire les charges opérationnelles, de gérer les traces et de prendre des mesures de sécurité.
Autres informations sur les systèmes de gestion de contenu
Fonctions des systèmes de gestion de contenu
Les systèmes de gestion de contenu ont diverses fonctions de stockage, de recherche, de classification, d’édition et de distribution des formulaires de données électroniques. Les données électroniques peuvent être traitées dans des formats tels qu’Excel, Word et PDF, ou être éditées en format csv. Le système peut donc être relié à d’autres systèmes de gestion de données pour permettre le stockage automatique des données électroniques.
La fonction de livraison des systèmes de gestion de contenu peut également être envoyée et reçue par courrier électronique ou par télécopie, ou sur le web en utilisant le propre nuage du système. Étant donné que les données traitées contiennent des informations confidentielles, il est de règle que les données soient cryptées avant d’être envoyées.
Le cryptage est un processus qui empêche les tiers non autorisés autres que les parties concernées de consulter les données. En règle générale, les données électroniques stockées sont verrouillées à l’aide d’un mot de passe, puis combinées (déverrouillées) en communiquant le mot de passe individuellement.