Qu’est-ce que le flux de travail ?
Le flux de travail désigne l’enchaînement des différentes interactions et procédures dans le cadre des activités d’une entreprise.
Il s’agit également d’une représentation graphique de ce flux. Par exemple, il définit des procédures telles que “comment faire une demande et qui doit l’approuver” pour les achats d’équipement et les remboursements de frais.
La visualisation du flux de travail permet de passer en revue le flux de travail et d’améliorer ainsi l’efficacité opérationnelle. Ce faisant, la communication traditionnelle sur papier peut être éliminée et remplacée par des moyens électroniques. Cela peut conduire à diverses améliorations opérationnelles, telles que l’augmentation de la vitesse de travail et la réduction des erreurs humaines.
Utilisations du flux de travail
Les systèmes de flux de travail sont utilisés pour une variété de tâches, telles que diverses demandes d’approbation pour les achats de biens et les contrats, diverses utilisations liées à l’administration, à la comptabilité et aux ressources humaines, la soumission de rapports et de propositions. En particulier, l’automatisation des procédures d’approbation interne pour l’achat de biens et les contrats avec les fournisseurs et autres parties est un domaine dans lequel les systèmes de flux de travail excellent.
Principe du flux de travail
En général, le flux de travail permet d’augmenter la productivité, de réduire les erreurs et d’économiser du temps et de l’argent en associant, en séquençant et en automatisant des tâches multiples.
Le flux de travail se compose généralement des étapes suivantes :
1. Analyse du processus
Le processus d’entreprise est analysé. Cela inclut les objectifs de travail, les flux de travail, les rôles et les responsabilités.
2. Conception du flux de travail
Le flux de travail est conçu pour améliorer le processus d’entreprise. Il s’agit de définir les tâches, la séquence des tâches, les rôles et les responsabilités, et de sélectionner les outils et les systèmes nécessaires à l’automatisation du flux de travail.
3. Mise en œuvre du flux de travail
Pour mettre en œuvre le flux de travail, les systèmes et outils requis sont mis en place et les processus automatisés sont établis. Cela comprend l’automatisation de flux de travail, le suivi et l’amélioration du flux de travail.
4. Suivi et amélioration du flux de travail
Le flux de travail est contrôlé pour s’assurer qu’il fonctionne correctement et qu’il est amélioré si nécessaire. Cela comprend l’analyse du flux de travail, son amélioration et la sélection des systèmes et des outils nécessaires à celle-ci.
L’automatisation du flux de travail économise du temps et de l’argent et accroît la productivité. La conception et la mise en œuvre du flux de travail peuvent également optimiser les processus d’entreprise, réduire les erreurs et accroître l’efficacité.
Comment choisir un flux de travail
1. Clarifiez vos objectifs et vos exigences
Avant de choisir un système de flux de travail, vous devez clarifier les enjeux et les objectifs de votre entreprise et identifier vos besoins. Il est également recommandé d’estimer la quantité de flux de travail qui transitera par le système.
2. Définir le flux de travail
Il existe différents types de flux de travail dans les entreprises et les organisations, tels que l’approbation en série, l’approbation en parallèle, l’approbation collégiale et la ramification des flux. Déterminez si le flux d’approbation requis par votre entreprise peut être réalisé.
3. Intégration de systèmes externes
Par exemple, en cas de changement de personnel, l’effort opérationnel sera réduit si l’approbateur peut être modifié automatiquement grâce à un lien avec le système des ressources humaines.
4. Compatibilité mobile
Si les employés sont équipés de smartphones et que le système de flux de travail est compatible avec les smartphones, ils peuvent utiliser le système en déplacement, ce qui permet un traitement plus rapide.
Caractéristiques du flux de travail
L’introduction du flux de travail électronique offre un certain nombre d’avantages. Les principaux sont les suivants :
- Il permet de gagner du temps en éliminant la nécessité de remplir des formulaires papier à la main, de recréer des formulaires en cas d’erreur et de faire circuler les documents à la main ou par la poste.
- Les données électroniques facilitent également la mise en place d’un système de vérification des omissions, des erreurs monétaires, etc. et de contrôle de l’état d’avancement des approbations par plusieurs personnes.
- Si un environnement de télétravail est mis en place, il n’est pas nécessaire de se rendre au travail pour les formalités administratives et les approbations. Le travail peut se dérouler n’importe où.
- Les détails de la demande et l’historique des approbations peuvent être gérés dans les données. Un système automatisé peut être mis en place pour contacter automatiquement les approbateurs, ce qui facilite le respect des règles et améliore les contrôles internes.
Parmi les autres avantages, citons la réduction du risque de perte, la réduction de l’espace de stockage, la facilitation des recherches et la suppression des coûts d’impression.