¿Qué son las Hojas de Cálculo Electrónicas?
Las hojas de cálculo electrónicas son formularios escaneados y digitalizados creados en Word o Excel en un PC o formularios en papel, y son un método legalmente válido de almacenamiento de documentos.
La eliminación de los formularios en papel no sólo reduce el espacio necesario para su almacenamiento, sino que también disminuye el uso del papel como recurso medioambiental y puede reducir los costes de impresión y sellado. Las empresas también pueden mejorar su eficacia operativa introduciendo formularios electrónicos.
Al pasar los formularios del papel a los datos electrónicos, las empresas también son más resistentes al riesgo de pérdida de datos por catástrofes naturales.
Usos de las Hojas de Cálculo Electrónicas
Las hojas de cálculo electrónicas se utilizan para digitalizar los libros que registran las transacciones realizadas en una empresa y los comprobantes que proporcionan pruebas objetivas de dichas transacciones, sustituyendo a los soportes en papel.
Son utilizadas por muchas empresas, principalmente para labores de contabilidad, y comprenden los siguientes casos de uso.
1. Creación y Gestión de Informes
Los informes de trabajo de campo y los informes de ventas se introducen y envían desde smartphones, tabletas y otros terminales para aumentar la eficiencia y compartir información.
2. Gestión de Órdenes de Pedido
No es raro que los minoristas reciban varios cientos de pedidos al día por fax; los faxes se conectan a un sistema de formularios electrónicos y se almacenan electrónicamente para reducir el espacio de almacenamiento y facilitar su búsqueda.
3. Aprobación y Gestión de las Hojas de Cálculo Electrónicas
No sólo se digitaliza la creación de las hojas de cálculo electrónicas sino que el ciclo de aprobación también se pone en un flujo de trabajo para poder comprobar el progreso. La información también puede compartirse fácilmente dentro de la empresa.
Principios de las Hojas de Cálculo Electrónicas
Los libros de contabilidad las hojas de cálculo electrónicas son versiones digitalizadas de los libros de contabilidad y los comprobantes en papel. Por ejemplo, se crean y almacenan en formatos como Excel, Word y PDF.
Otro tipo de formato electrónico son los datos de documentos en papel que se han escaneado y convertido a PDF u otros datos de imagen. Las marcas de tiempo se utilizan para evitar manipulaciones y demostrar cuándo existieron los datos.
Las hojas de cálculo electrónicas marcan de tiempo concreto así pues se puede demostrar que no se ha modificado desde entonces.
Cómo Elegir las Hojas de Cálculo Electrónicas
A la hora de seleccionar las hojas de cálculo electrónicas deben tenerse en cuenta los siguientes puntos.
1. Aclaración del Ámbito de Trabajo
Los sistemas de contabilidad electrónica tienen funciones como la creación, distribución, almacenamiento y gestión, pero no se proporcionan todas las funciones. Es importante seleccionar un sistema con las funciones requeridas según el ámbito de su negocio y sus necesidades.
2. Consideración de la Carga para los Usuarios
Al introducir las hojas de cálculo electrónicas conviene reducir al máximo la carga para los usuarios (tanto internos como externos). Por ejemplo, una interfaz con buena operabilidad y visibilidad, y un método de salida compatible con diversos terminales y formatos.
3. Perspectiva de Gobernanza de Seguridad
Dado que las hojas de cálculo electrónicas manejan a menudo información personal y confidencial, las medidas de seguridad son esenciales. Además de funciones básicas como el cifrado de datos y las restricciones de acceso, es necesario seleccionar un sistema que tenga en cuenta el cumplimiento de la legislación y los controles internos.
4. Nivel de Asistencia
Las hojas de cálculo electrónicas requerir mantenimiento y resolución de problemas incluso después de su instalación. Por lo tanto, es importante comprobar el sistema de soporte y el nivel de servicio.
Más Información sobre las Hojas de Cálculo Electrónicas
1. Principales Funciones del las Hojas de Cálculo Electrónicas
Función de preparación de formularios.
Esta función permite diseñar la disposición y los elementos de las hojas del libro mayor. Se pueden utilizar herramientas de diseño y plantillas para crear formularios libremente.
Función de distribución de informes
Esta función se utiliza para distribuir datos de formularios a otras partes. Las hojas de cálculo pueden adjuntarse a correos electrónicos como archivos o descargarse con una URL.
Función de gestión de informes
Esta función gestiona de forma centralizada los datos de las hojas de cálculo electrónicas. Es posible realizar búsquedas por palabras clave y condiciones, así como consultar el historial de navegación y el historial de cambios.
Funciones de seguridad
Funciones para evitar la falsificación o filtración de las hojas de cálculo electrónicas Se dispone de mecanismos como autenticación de usuarios, bloqueos y sellos de tiempo.
2. ¿Qué es la Ley de Contabilidad Electrónica?
La Ley de contabilidad electrónica es una ley promulgada en julio de 1998 relativa al almacenamiento electrónico de formularios. Anteriormente, los documentos relacionados con la fiscalidad nacional debían almacenarse en papel.
Sin embargo, la Ley de Contabilidad Electrónica permite que los documentos se almacenen en formato electrónico. Además, las enmiendas de 2015 hicieron innecesarias las firmas electrónicas para los libros electrónicos, y los contratos y recibos por valor de más de 30.000 yenes también están cubiertos por la Ley.
Aunque se requería una solicitud previa a la Agencia Tributaria para utilizar la Ley de Libros Electrónicos, a partir del 1 de enero de 2022 no será necesaria ninguna solicitud previa. Además, ya no se permite la salida y almacenamiento en papel de los datos intercambiados en transacciones electrónicas.
Hay muchos otros documentos que están sujetos a la Ley de Contabilidad Electrónica, pero debe tenerse en cuenta que los documentos que no están sujetos a la Ley de Contabilidad Electrónica no pueden almacenarse electrónicamente.
- Documentos relacionados con la contabilidad, como libros de diario, libros de contabilidad de deudores, libros de contabilidad de compras, libros de contabilidad de acreedores y libros de contabilidad de activos fijos.
- Documentos financieros como hojas de inventario, balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etc.
- Documentos como contratos, recibos, libretas de ahorro, presupuestos y facturas.