経費精算システムとは
経費精算システムとは、企業内で発生した経費の申請から生産までの業務を効率化するシステムです。
従業員が経費を計上するためには、基本的に経費申請の書面を作成して各部門の承認 (捺印) を貰う必要がありました。しかし経費精算システムにより経費の入力から生産までの工程を非常にスピーディになり、手間と時間をかけなくても良くなりました。申請作業の時間短縮や業務効率化、不正防止などのメリットが多くあり、経費精算システムは重要な役割を果たしています。
経費精算システムの使用用途
経費精算システムは以下の用途で使われています。
1. 経費の申請・承認業務の効率化
経費申請書を作成する際は、その時のスケジュールや領収書を確認する必要があります。1件ずつ作成すると非常に手間と時間がかかる上にミスの発生する確率も上がり、従業員の負担となる場合が多くあります。経費精算システムを導入すると、領収書やレシートをスマートフォンで撮影しアップロードするだけで自動で経費精算入力を行うことができるため、手間と時間を大幅に減らすことが可能です。また、乗換案内サービスやICカードと連携することで、交通費も自動で入力可能な点もメリットです。
2. 経理担当者の業務負担軽減
経費申請書の申請から承認までのオンライン完結、申請内容の自動確認、手作業によるミスや差し戻しを未然に防ぐといったことも実現可能で、従業員だけではなく、権利担当者の負担も減らせます。経費申請に関する作業に使っていた時間を他の業務に使えるようにもなります。
3. 不正な経費精算の防止
紙で経費の精算を行う場合は、不正がないかどうかを1枚ずつ確認する必要がありました。経費精算システムを導入した場合、リアルタイムで不正な支出を確認し知らせてくれる違反経費の自動アラート機能を活用でき、不正な経費精算を未然に防げるようになっています。定期区間の自動除外機能が付いているシステムも多く、交通費の二重申請も併せて防げます。