監修:株式会社アトミテック
GRCツール
GRCツールとは、企業などの組織がガバナンス、リスク管理、コンプライアンスを効率的に維持管理していくことを支援するソフトウェアのことです。
ガバナンス (Governance) とは、統治、支配、管理のことで、企業が自ら健全な企業経営を目指すための管理体制をいいます。
リスク管理 (Risk Management) は、自社の経営戦略に関わるリスク、財務状況に関わるリスク、自然災害や事故などによって突然生じるハザードリスク、企業内での瑕疵などによって発生するオペレーションリスクと共に昨今頻繁にニュースになっている取引先や委託先で発生するリスクなどを未然に防いだり、発生した際の被害を最小限に留める活動のことです。
コンプライアンス (Compliance) は法令遵守のことですが、単に法令を守るだけでなく、倫理や社会規範に沿った活動をすることまで含まれます。
GRCツールは企業が健全に活動し、成長を持続して行くために欠かせないツールになっています。
GRCツールの使用用途
GRCツールは企業が健全に企業活動を行い、不測の事故や災害にも適切に対処し、法令や社会規範に反することなく成長を続けて行くために利用されます。
またGRCツールは主にガバナンス、リスク管理、コンプライアンスに関する業務を統合、一元化することによって、作業の効率化を図るために導入されるツールです。
GRCへの対応はとても多岐に渡り、煩雑な作業を伴うものです。ツール利用により、作業の効率化の大事ですが、一方で人的ミスを減らすことができ、それも主な使用目的となります。
GRCツールの種類
GRCツールは大きく「統合型」と「特化型」の二つのタイプに分けられます。
統合型
統合型はGRCに関わる様々な業務に対応できることを特徴としたタイプです。一つのソフトウェアの中に例えば「ガバナンス」「リスク管理」「コンプライアンス」などの用途別に選択肢があり、目的に応じて使用するものです。幅広く対応できますが、逆に特定の機能が欲しい場合には次に示す特化型が向いています。
特化型
GRCに関する業務のうち、特定の用途のみに対応できるツールです。例えば委託先リスク管理に特化したツールや、サプライチェーンマネジメントに特化したツールです。
課題毎に特化した専用ツールの方がきめ細かな対応が期待でき、統合型より費用面で使いやすいケースが多いです。
GRCツールの原理
GRCツールがガバナンスやリスク管理を達成するために行なっている原理には、主に以下のものがあります。
データの一元管理
GRCツールのメリットの一つは、様々な目的を統合して達成できることです。そのためにまずデータの一元管理が行われています。複数の部門がある企業においてもデータの一元管理によって連携が強化され、企業全体としてもGRCの目的を達成することができます。
プロセスの自動化
GRCツールは複雑かつ煩雑な作業でも、人手をかけることなく処理できることも導入する目的の一つです。そのために様々なプロセスを自動化することが可能です。自動化は業務効率の向上だけでなく、人的ミスの発生を防止する上でも重要なポイントです。
柔軟性と適応性GRCツールのその他情報
GRCツールは様々な企業、組織に導入できるよう、柔軟性と適応性にも配慮されています。企業内において新たなシステムを導入することは費用はもちろん、ユーザーの利便性も考慮しなければなりません。既存のシステムへの対応や統合、更新、また新たな規制や環境変化にも柔軟に対応できることが重要です。
GRCツールのその他情報
GRCツールの１つとして委託先リスク管理ツールがあります。委託先リスク管理とはその名の通り、企業の委託先や取引先の管理を目的としたツールです。
委託先リスク管理の目的とは、委託先に起因するトラブルが発生するリスクを許容範囲に収めつつ、業務委託によるメリットを享受することです。表現を変えると業務委託に関するリスクとメリットのバランスを最適に保つことです。
1.委託先リスク管理のプロセス
委託先リスク管理のプロセスとして下記の５つを挙げることができます。
1. 委託先リスク管理体制の確立
委託先リスク管理に関する責任者や担当部署などを決めます。また、委託先リスク管理に関する業務の手順や、委託先に対するリスク評価の観点や基準などを文書化します。
2. 委託先選定時および契約締結時
委託先候補に対する調査結果をもとに委託先のリスクを評価し、必要に応じてリスク低減策の導入・実施を要請します。また契約締結時には、委託先リスク管理のために必要な条項を契約条件に含めるよう交渉します。
3. 契約締結後の再評価および監査
委託先に対して定期的にリスクの再評価を行い、委託先に関するリスクアセスメントを実施します。さらに重要な委託先に対しては監査を行います。
4. 委託先で問題が発生した場合の対処
もし委託先で問題が発生したら、自社への悪影響を最小限にとどめるために迅速に対処します。
5. 継続的改善
委託先管理の効果や効率性などを踏まえて改善を図ります。
2.委託先リスク管理ツール利用のメリット
委託先リスク管理のプロセスはどれも大事ですが、特に契約締結後の再評価は取引が続く限り重要なポイントです。定期的に委託先の経営状態や業務、管理の在り方を監視し、取引継続の可否判断を行います。このプロセスにおいてチェックシートで管理、確認するという方法があります。このプロセスを委託先リスク管理ツールの利用により、自動化することができます。メリットは3点あげられます。
1. チェックシートの自動配信で人的コスト削減
委託先に送付するチェックシートは自動で一斉配信ができ、回答結果の受領や、採点を自動化できるため、アナログでの対応からコミュニケーションを簡素化できるので人的コストを削減することができます。
2. 検索や管理をクラウド化し委託先一覧
カスタマイズ可能なフラグで委託先を管理でき、プラットフォーム上で更新ができるため委託先一覧の管理も効率化できます。表計算ソフトなどで属人化し、情報更新が遅れてがちな対応からは情報のアップデートがスムーズに実現かのうです。
3. プラットフォームで情報共有ができ属人化の防止
管理者に設定されたユーザーであればすべての情報にアクセスでき、個別のメールではなくプラットフォーム上のログにやり取りが残るため属人化を防げ、セキュリティ上でも安心です。
まとめ
委託先リスク管理ではチェックシートの送信や回収が手間という声や、委託先一覧の管理や更新ができていないというアンケート結果がそれぞれ70%弱もあり。（参照：委託先リスク管理の実態調査）
委託先管理担当者の課題解決のためにもGRCツールの検討をお勧めします。
本記事はGRCツールを製造・販売する株式会社アトミテック様に監修を頂きました。
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