Was ist ein Dokumentenscanner?
Dokumentenscanner sind Geräte, die Papierdokumente in digitale Daten umwandeln.
Es gibt Typen mit Blatteinzug, die das Dokument automatisch einziehen und lesen und Overhead-Typen, die das Dokument auf das Lesegerät legen und es lesen. Sie können in Verbindung mit PCs und Smartphones verwendet werden, um digitalisierte Dokumente zu verwalten und gemeinsam zu nutzen.
Darüber hinaus kann eine zunehmende Zahl von Geräten Textinformationen mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition/Reade) als Text erkennen. Mit Dokumentenscannern lassen sich digitale Daten mit hoher Geschwindigkeit aus Papiermedien extrahieren. Dies trägt dazu bei, die Effizienz von Vorgängen wie der Digitalisierung zu verbessern.
Anwendungen von Dokumentenscannern
Dokumentenscanner werden zur Umwandlung von handgeschriebenen oder auf Papier gedruckten Texten und Inhalten in elektronische Daten im Rahmen des Übergangs von der traditionellen Papierarbeit zur digitalen Arbeit eingesetzt.
1. Digitalisierung von Dokumenten und Belegen
Verschiedene Arten von Dokumenten, die auf Papier ausgetauscht werden wie z. B. Papierrechnungen, Quittungen, Liefer-/Empfangsscheine und Berichte können durch Dokumentenscanner digitalisiert werden, um die Arbeitseffizienz zu verbessern und den Speicherplatz zu verringern.
2. Digitalisierung von Katalogen und Büchern
Mit Hilfe von Dokumentenlesegeräten können Kataloge und Bücher, die in Papierform verteilt werden, digitalisiert werden, so dass Informationen gemeinsam genutzt werden können und weniger Speicherplatz benötigt wird.
Funktionsweise von Dokumentenscannern
Dokumentenscanner digitalisieren Dokumente, indem sie das von einer Lichtquelle auf die Dokumentenoberfläche abgestrahlte Licht umwandeln, das reflektierte Licht mit einer Linse auffangen und mit einem CCD- (Charge-Coupled Device) oder CIS-Sensor (Contact Image Sensor) empfangen und in ein elektrisches Signal umwandeln. Der CCD-Sensor kann auch dazu verwendet werden, klare Bilder von Dokumenten zu erfassen, die weit von der Glasoberfläche entfernt sind.
CIS ist energiesparend und kompakt, hat aber eine geringe Schärfentiefe und kann unscharfe Bilder von Dokumenten mit großen Unebenheiten und unebenen Oberflächen oder von Dokumenten, die weit von der Glasoberfläche entfernt sind, erzeugen.
Dokumentenscanner können gescannte Bilddaten an einen PC oder einen Cloud-Dienst übertragen. Die OCR-Funktion (Optical Character Recognition) kann auch zur Umwandlung der Daten in Textdaten verwendet werden. Dies erleichtert die Suche und Kategorisierung.
Arten von Dokumentenscannern
Es gibt drei Haupttypen von Dokumentenscannern: Scanner mit Einzelblatteinzug, Overhead- und Handscanner.
1. Scanner mit Einzelblatteinzug
Einzelblattscanner verwenden einen automatischen Papiereinzug, um Dokumente automatisch einzuziehen und zu scannen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie große Mengen von Dokumenten und Visitenkarten schnell und effizient scannen können.
2. Overhead-Scanner
Overhead-Scanner scannen Dokumente von oben, wo sie platziert werden. Dieser Scannertyp kann dicke Dokumente wie Bücher und Zeitschriften einscannen, ohne sie zu zerlegen und ohne dass das Dokument mit der Glasoberfläche in Berührung kommt. Ein weiteres Merkmal dieses Scannertyps ist, dass er Dokumente im Format A3 oder größer verarbeiten kann.
3. Handscanner
Handscanner werden in der Hand gehalten und scannen Dokumente durch Abtasten. Sie sind kompakt, leicht zu transportieren und können überall eingesetzt werden.
Auswahl eines geeigneten Dokumentenscanners
Bei der Auswahl eines Dokumentenscanners sollten die folgenden fünf Punkte beachtet werden:
1. Typ
Es gibt drei Arten von Dokumentenscannern: Einzelblatteinzug, Overhead-Scanner und Handscanner. Einzelblatteinzugsgeräte können eine große Anzahl von Dokumenten schnell scannen, aber sie können keine dicken Dokumente oder Dokumente verarbeiten, die umgedreht werden müssen, wie z. B. Bücher.
Overhead-Scanner können Dokumente verarbeiten, bei denen ein Umblättern erforderlich ist wie z. B. Bücher und Zeitschriften sowie Dokumente, die größer als A3 sind, aber sie sind groß und benötigen viel Platz. Handscanner sind kompakt, tragbar und können überall eingesetzt werden, aber die Scangeschwindigkeit und -genauigkeit ist möglicherweise gering.
2. Größe
Verschiedene Modelle von Dokumentenscannern können unterschiedliche Dokumentengrößen verarbeiten: Wenn Sie nur Dokumente im Format A4 oder kleiner scannen müssen, genügt ein kleines, preiswertes Modell, aber wenn Sie Dokumente im Format A3 oder größer scannen wollen, müssen Sie ein Overhead- oder A3-kompatibles Modell wählen.
3. Auflösung
Die Auflösung ist ein Maß für die Feinheit und Klarheit eines Bildes und wird in dpi (dots per inch) angegeben. Je höher die Auflösung ist, desto besser ist die Bildqualität, aber desto größer ist auch die Datei.
Eine Auflösung von 600 dpi oder höher wird für das Scannen von Textdokumenten empfohlen und 1200 dpi oder höher für das Scannen von farbigen Dokumenten wie Fotos und Gemälden.
4. Geschwindigkeit
Wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten verarbeiten müssen, ist es wichtig zu wissen, wie viele Dokumente pro Zeiteinheit gescannt werden können. Da die Lesegeschwindigkeit je nach Bedingungen wie Auflösung und Farbmodus variiert, ist es wichtig, dass Vergleiche unter gleichen Bedingungen durchgeführt werden.
5. Funktionen
Dokumentenscanner verfügen über eine Vielzahl von Funktionen: Die Wi-Fi-Unterstützung ist praktisch, da sie eine kabellose Verbindung zu einem PC oder Smartphone ermöglicht; eine OCR-Funktion (optische Zeichenerkennung) ermöglicht es, Textinformationen aus Bildern zu extrahieren und in Text umzuwandeln, was die Suche und Verwaltung erleichtert; und eine doppelseitige Scanfunktion ermöglicht das Scannen des Dokuments auf beiden Seiten des Dokuments.
Eine Duplex-Scanfunktion spart Zeit, da Vorder- und Rückseite des Dokuments gleichzeitig gescannt werden. Wählen Sie die Funktion, die Sie für Ihre Anwendung benötigen.