Was ist ein POS-System?
Ein POS-System (Point-of-Sale) ist ein System, das beim Verkauf von Produkten in Einzelhandelsgeschäften Informationen wie Artikelbezeichnung, Verkaufsmenge, Datum und Uhrzeit des Verkaufs usw. erfasst und analysiert.
Mit Hilfe eines POS-Systems kann festgestellt werden, wann, wer und was gekauft wurde und es können die Merkmale des Käufers und der Zeitpunkt des Kaufs jedes Produkts analysiert werden. Diese Informationen können von Einzelhändlern als Indikator für ihren Ladenbestand und für die Produktplanung für neue Produkte verwendet werden.
Anwendungen von POS-Systemen
1. Erfassung von Verkaufsinformationen in Einzelhandelsgeschäften
Es gibt verschiedene Arten von POS-Systemen, von denen die bekanntesten in Registrierkassen integriert sind, die in Lebensmittelgeschäften und Supermärkten installiert sind.
Eine Registrierkasse mit einem POS-System (POS-Kasse) liest den Produkt-Barcode, um Informationen über die verkauften Artikel zu erhalten, z. B. Artikelbezeichnung, Menge, Datum und Uhrzeit des Verkaufs, die dann in einer Datenbank gespeichert werden. Ist eine Mitgliedskarte im Geschäft installiert, können außerdem Kundeninformationen wie Alter, Geschlecht und frühere Einkäufe vom POS-System abgefragt werden.
2. Analyse und Nutzung von Informationen
Informationen über die Bezeichnung der verkauften Artikel sowie Datum und Uhrzeit des Verkaufs ermöglichen es den Einzelhändlern, die Verkäufe der einzelnen Produkte zu verstehen und Zusammenhänge mit Faktoren wie Tageszeit, Wetter, Veranstaltungen und Kundendemografie zu analysieren.
Im Falle von Franchise-Einzelhändlern, die mehrere Geschäfte in verschiedenen Regionen betreiben, hilft das System auch, die Effizienz der Bestellvorgänge zu verbessern, da der Lagerbestand und die Verkäufe zentral in der Zentrale überprüft werden können.
Konkrete Anwendungen sind z. B. die Verbesserung des Ladenbestands und des Ladenlayouts, indem sichergestellt wird, dass im Winterlager genügend Platz für Produkte vorhanden ist, die sich im Winter gut verkaufen oder indem sichergestellt wird, dass in Geschäften in der Nähe von Bahnhöfen, die von Büroangestellten frequentiert werden, Produkte, die von Büroangestellten nachts leicht gekauft werden können, nachts an prominenter Stelle verkauft werden. Indem man nicht nur Daten sammelt, sondern sie auch angemessen analysiert, kann man Maßnahmen ergreifen, um die Rentabilität der Geschäfte zu verbessern, z. B. durch die Optimierung der Bestände und der Lagerhaltungsmethoden.
3. Mitarbeiterverwaltung
POS-Systeme werden in erster Linie für das Verkaufsmanagement in Einzelhandelsgeschäften eingesetzt, aber es gibt auch Produkte, mit denen die Anwesenheit der Mitarbeiter und numerische Ziele über ein ähnliches System verwaltet werden können. Da sie eine Vielzahl von Daten zentral verwalten können, sind diese Systeme unverzichtbar für die Verbesserung der betrieblichen Effizienz von Unternehmen mit einer großen Zahl von Mitarbeitern und einer komplexen Datenaggregation und -analyse.
Funktionsweise von POS-Systemen
Da es viele verschiedene Arten von POS-Systemen gibt, werden in diesem Abschnitt die Grundsätze von POS-Systemen mit integrierten Registrierkassen, die in Verbrauchermärkten und anderen Einzelhandelsgeschäften eingesetzt werden, als Beispiel erläutert:
1. Produktcode
Produkte, die in Einzelhandelsgeschäften verkauft werden, erhalten einen Produktcode, der mit dem Namen des Artikels und den Angaben des Herstellers verknüpft ist. Es gibt internationale Normen für das Format von Produktcodes.
Der Code ist ein Identifizierungszeichen mit vertikalen Streifen, das gemeinhin als Strichcode bezeichnet wird. Er wird auf die Außenverpackung eines Produkts gedruckt oder als Aufkleber angebracht und enthält Informationen wie den Hersteller des Produkts, die Verkaufsquelle und die Produktnorm.
2. Scanner
Der auf dem Produkt aufgedruckte oder aufgeklebte Code wird von einem Scanner, z. B. einem an der Kasse angebrachten Handscanner, gelesen. Durch das Lesen des Codes werden die im Code gespeicherten Produktinformationen registriert.
3. POS-Terminal
Das POS-Terminal ist die zentrale Funktion der POS-Kasse. Durch das Einlesen des Codes mit einem Scanner registriert und erfasst es die Verkäufe, summiert die Verkäufe für jede Kasse, zeigt die Preise an und stellt Quittungen aus.
Die POS-Terminals in der Filiale sind über einen Filialcontroller miteinander verbunden, der die Umsätze des Ladens auf der Grundlage der Umsätze an den einzelnen Kassen summiert. Darüber hinaus können Informationen mit der Zentrale ausgetauscht werden und von der POS-Kasse gelesene Produktinformationen werden in der Cloud in der Zentrale gespeichert, einschließlich Informationen über Zahlungsarten.
4. Produktstamm
Der Produktstamm ist eine Datenbank, in der Produktinformationen zentral verwaltet werden. Informationen wie Produktnamen, Preise, Lieferanten, Verkaufspreise und Kosten werden registriert und mit den von den Geschäften gesendeten Verkaufsinformationen abgeglichen, um unternehmensweite Umsätze und Gewinne zu verwalten. Die Pflege des Produktstamms ist für den Betrieb eines POS-Systems von entscheidender Bedeutung, da die Informationen der POS-Kasse analysiert werden können, wann und an wen die Produkte im Produktstamm verkauft wurden.
Auswahl eines POS-Systems
POS-Systeme verarbeiten große Datenmengen und verfügen über komplexe Datenübertragungsnetze. Es ist wichtig, die Funktionen des Systems nach Klärung des Zwecks der Einführung auszuwählen, damit die Ergebnisse den Aufwand und die Kosten der Einführung eines solchen Systems wert sind.
Wenn der Zweck des Systems darin besteht, Informationen zu sammeln und nicht, sie zu analysieren, kann die Rentabilität verringert werden, ohne dass ein Verbesserungseffekt erzielt wird, der in einem angemessenen Verhältnis zu den Wartungskosten steht. Wenn das System mit Mitgliedskarten oder Smartphone-Apps verknüpft ist, muss außerdem die Einhaltung der Vorschriften über den Umgang mit Kundendaten gewährleistet und geschult werden.