Was ist ein Arbeitsablaufssystem?
Ein Arbeitsablaufssystem ist eine Abfolge verschiedener Interaktionen und Verfahren im Rahmen der Tätigkeit eines Unternehmens.
Er bezieht sich auch auf eine grafische Darstellung des Ablaufs. Er definiert zum Beispiel Verfahren wie, wie man einen Antrag stellt und wessen Genehmigung erforderlich ist, für die Anschaffung von Geräten und die Erstattung von Ausgaben.
Die Visualisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht es, den Arbeitsfluss zu überprüfen und so die betriebliche Effizienz zu verbessern. Dabei kann die herkömmliche papiergestützte Kommunikation abgeschafft und durch elektronische Mittel ersetzt werden, was zu verschiedenen betrieblichen Verbesserungen wie einer höheren Arbeitsgeschwindigkeit und einer Verringerung menschlicher Fehler führen kann.
Anwendungen von Arbeitsablaufssysteme
Arbeitsablaufssysteme werden für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt, z. B. für verschiedene Genehmigungsanträge für den Kauf von Waren und Verträgen, für verschiedene Anwendungen im Zusammenhang mit Verwaltung, Buchhaltung und Personalwesen sowie für die Einreichung von Berichten und Vorschlägen. Insbesondere die Automatisierung interner Genehmigungsverfahren für den Kauf von Waren und für Verträge mit Lieferanten und anderen Parteien ist ein Bereich, in dem sich Workflow-Systeme auszeichnen.
Funktionsweise eines Arbeitsablaufssystems
Im Allgemeinen können Arbeitsabläufe die Produktivität steigern, Fehler reduzieren und Zeit und Geld sparen, indem sie mehrere Aufgaben miteinander verknüpfen, in eine Reihenfolge bringen und automatisch verarbeiten.
Ein Arbeitsablaufssystem besteht in der Regel aus folgenden Schritten:
1. Analysieren des Prozesses
Der Geschäftsprozess wird analysiert, dazu gehören Arbeitsziele, Arbeitsabläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten.
2. Gestaltung von Arbeitsabläufen
Arbeitsabläufe werden entworfen, um Geschäftsprozesse zu verbessern. Dazu gehören die Definition von Aufgaben, die Reihenfolge der Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten sowie die Auswahl der für die Automatisierung der Arbeitsabläufe erforderlichen Werkzeuge und Systeme.
3. Implementierung von Arbeitsabläufen
Um Arbeitsabläufe zu implementieren, werden die erforderlichen Systeme und Werkzeuge eingerichtet und automatisierte Prozesse aufgesetzt. Dazu gehören die Automatisierung der Arbeitsabläufe, die Überwachung der Arbeitsabläufe und die Verbesserung der Arbeitsabläufe.
4. Überwachung und Verbesserung von Arbeitsablaufssystemen
Überwachen Sie, ob die Arbeitsabläufe korrekt funktionieren, und verbessern Sie sie bei Bedarf. Dazu gehören die Analyse von Arbeitsabläufen, die Verbesserung von Arbeitsabläufen und die Auswahl der Systeme und Werkzeuge, die zur Verbesserung von Arbeitsabläufen erforderlich sind.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen spart Zeit und Geld und erhöht die Produktivität. Durch die Gestaltung und Implementierung von Arbeitsabläufen können außerdem Geschäftsprozesse optimiert, Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Auswahl eines Arbeitsablaufssystems
1. Klären Sie Ihre Ziele und Anforderungen
Bevor Sie ein Arbeitsablaufssystem auswählen, müssen Sie die Probleme und Ziele Ihres Unternehmens klären und Ihre Anforderungen ermitteln. Es empfiehlt sich auch, abzuschätzen, wie viele Arbeitsabläufe durch das System fließen werden.
2. Definition der Arbeitsabläufe
In Unternehmen und Organisationen gibt es verschiedene Arten von Arbeitsabläufen, z. B. serielle Genehmigung, parallele Genehmigung, kollegiale Genehmigung und Flussverzweigung. Stellen Sie fest, ob der von Ihrem Unternehmen benötigte Genehmigungsfluss realisiert werden kann.
3. Externe Systemintegration
Bei einem Personalwechsel zum Beispiel reduziert sich der Arbeitsaufwand, wenn der Genehmigende durch die Verknüpfung mit dem HR-System automatisch gewechselt werden kann.
4. Mobile Kompatibilität
Wenn die Mitarbeiter mit Smartphones ausgestattet sind und das Arbeitsablaufssystem mit Smartphones kompatibel ist, können sie das System auch unterwegs bedienen, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht.
Merkmale von Arbeitsablaufssystemen
Die elektronische Umsetzung von Arbeitsabläufen bietet eine Reihe von Vorteilen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Die Arbeitszeit wird verkürzt, da das manuelle Ausfüllen von Papierformularen, das erneute Erstellen von Formularen aufgrund von Fehlern und die Weitergabe von Dokumenten per Hand oder Post entfallen.
- Elektronische Daten erleichtern auch die Einrichtung eines Systems zur Kontrolle von Auslassungen, monetären Fehlern usw. und zur Überprüfung des Fortschritts von Genehmigungen durch mehrere Personen.
- Wenn eine Telearbeitsumgebung eingerichtet ist, muss man nicht mehr zur Arbeit kommen, um Papiere zu bearbeiten und Genehmigungen zu erteilen, und die Arbeit kann überall stattfinden.
- Die Antragsdetails und die Genehmigungshistorie können in Daten verwaltet werden, und es kann ein automatisiertes System aufgebaut werden, das die Genehmiger automatisch kontaktiert, was die Einhaltung von Regeln erleichtert und die internen Kontrollen verbessert.
Weitere Vorteile sind die Verringerung des Verlustrisikos, die Verringerung des Speicherplatzes, die Erleichterung der Suche und der Wegfall der Druckkosten.