¿Qué es un Sistema de Control de Costes?
Es un sistema que realiza gestiones como el cálculo, el análisis y la simulación de costes.
Para empezar, los costes se refieren generalmente a los gastos que conllevan la fabricación y venta de productos y la prestación de servicios. Los datos relativos a los costes pueden clasificarse en costes de material, mano de obra y fabricación por formas, costes directos e indirectos, costes variables y fijos.
Estos datos también pueden variar de forma fluida o distribuirse proporcionalmente en el producto. Es un sistema para captar y gestionar estos costes en tiempo real y con precisión. Recopila y gestiona datos relacionados con los costes, que deben manejarse conjuntamente con otros sistemas empresariales, como la gestión de inventarios, la gestión de ventas y la contabilidad.
Por lo tanto, los sistemas de control de coste se proporcionan a menudo como parte de la funcionalidad ERP (Planificación de recursos empresariales: planificación integrada de recursos empresariales), permitiendo una gestión de costes más fluida y precisa al vincular los datos con otros sistemas empresariales.
Usos de los Sistemas de Control de Costes
Se utilizan para identificar y analizar los costes, maximizar los beneficios y hacer frente a los riesgos mediante una gestión optimizada de los costes. Un control adecuado de los costes contribuye a aumentar los beneficios, reduce el umbral de rentabilidad y conduce a la estabilidad de la empresa.
Para ello, es importante captar y visualizar datos sobre qué costes se están produciendo y en qué cuantía. Con la introducción de un sistema de control de coste, los datos relativos a los costes pueden gestionarse de forma centralizada y calcularse en tiempo real. Estos datos también pueden utilizarse para determinar la rentabilidad de cada producto y los costes necesarios para cada proceso, contribuyendo así a mejorar la productividad.
Principios de los Sistemas de Control de Costes
La implantación de un sistema de control de coste permite gestionar los siguientes elementos:
1. Cálculo de Costes
El cálculo de costes es el cálculo automático de costes basado en datos relacionados con los costes. El cálculo de costes se clasifica en función de su aplicación, como el cálculo de costes individuales, el cálculo de costes totales, el cálculo de costes totales y el cálculo de costes parciales. Existen diferentes tipos de costes, como el coste estándar, el coste real y el coste programado, y estos costes pueden calcularse automáticamente.
2. Análisis de Desviaciones de Costes
El análisis de las desviaciones de costes es el cálculo de los costes estándar y reales. Tanto si la desviación es favorable (coste real inferior al coste previsto) como desfavorable (coste real superior al coste previsto), es importante comprender las causas de la desviación y mejorar la precisión de la previsión de costes.
3. Cálculo de Pérdidas y Ganancias
La contabilidad de pérdidas y ganancias consiste en calcular las pérdidas y ganancias por producto para determinar la rentabilidad. Además del cálculo de costes normal, los sistemas de cálculo de costes permiten una gestión total de los costes en cada etapa, lo que permite determinar el beneficio marginal y analizar la rentabilidad, las pérdidas de oportunidad, etc.
4. Simulación de Costes
La simulación de costes es el proceso de comprensión de los distintos factores de fluctuación de los costes y de elaboración de previsiones futuras a partir de los datos de costes acumulados. Permite reaccionar rápidamente ante riesgos futuros, como el aumento del precio de las materias primas o de los costes laborales.
5. Asignación
La imputación es el proceso de definir y distribuir los costes que son difíciles de incorporar estrictamente a la contabilidad de costes, como los costes que traspasan los límites departamentales y de producto y los costes departamentales comunes. La gestión de productos requiere hacer frente a imputaciones complejas entre distintos departamentos, lo que hace más eficaces los cálculos de imputación con un sistema de control de coste.
Cómo Elegir un Sistema de Control de Coste
Es importante elegir un sistema de control de coste que se adapte a su sector y tipo de empresa. A la hora de seleccionar un sistema, se recomienda consultar estudios de casos para ver si empresas de la misma industria o sector que la suya han introducido un sistema de este tipo, y tener en cuenta patrones de producción como la producción en masa, la producción bajo pedido y la producción prospectiva.
Además, es necesario realizar una PdC (prueba de concepto) antes de introducir el sistema para ver si se puede integrar con los sistemas que maneja su empresa y si se puede personalizar para satisfacer sus requisitos empresariales.