Qu’est-ce que la gestion de l’impression ?
La gestion de l’impression est la gestion des documents imprimés au sein d’une entreprise ou d’une organisation par chaque individu, y compris le renforcement de la sécurité, les paramètres d’autorisation, la gestion des travaux d’impression et les paramètres de l’imprimante.
La gestion de l’impression permet de rendre l’information visible et de réduire le coût des documents imprimés. Le rôle principal de la gestion de l’impression est de gérer les coûts d’impression en masse, de limiter le nombre de feuilles pour réduire les coûts d’impression ou de forcer un changement de paramètres vers le noir et blanc.
Elle limite également l’utilisation non autorisée de la presse d’impression en exigeant la numérisation des cartes à puce et d’autres dispositifs pour activer la presse et en gérant les journaux.
Utilisations de la gestion de l’impression
Les systèmes de gestion de l’impression sont installés dans les entreprises disposant de plusieurs presses d’impression sur un même étage, ou dans les écoles disposant de presses d’impression utilisables par toute personne présente dans les locaux. L’installation d’un système de gestion de l’impression présente l’avantage de permettre une gestion centralisée des presses d’imprimerie de chaque site et de réduire le gaspillage des coûts d’impression.
De nombreuses presses d’imprimerie modernes sont capables d’imprimer en couleur et en monochrome, mais peuvent également être contrôlées, par exemple, pour limiter l’impression au monochrome.
Principe de la gestion de l’impression
Il existe plusieurs principes de gestion de l’impression, mais nous les expliquons ici en prenant l’exemple des presses d’imprimerie partagées d’une entreprise.
L’épine dorsale d’un système de gestion de l’impression est un serveur de gestion dédié. Ce serveur de gestion gère de manière centralisée les instructions d’impression provenant des PC des employés et envoie des signaux aux machines de gestion de l’impression respectives. C’est là que les employés activent la machine d’impression via leur carte à puce pour lancer l’impression.
Toutes ces informations d’impression sont stockées sur le serveur, de sorte qu’en cas d’erreur, toutes les informations sont transmises à l’ordinateur de gestion de l’impression pour une réparation rapide et, après réparation, l’impression peut être relancée immédiatement après l’erreur. De cette manière, la principale fonction de la gestion de I’impression est de gérer de manière centralisée toutes les instructions d’impression obtenues à partir de plusieurs ordinateurs et de transmettre les instructions d’impression à la machine d’impression appropriée.
De plus, il est également possible d’envoyer un signal pour limiter l’impression des documents en couleur, qui sont plus coûteux, à ceux qui doivent être imprimés en monochrome. La gestion de l’impression permet d’éliminer le gaspillage, ce qui peut contribuer à réduire considérablement les coûts.
Comment choisir une gestion de l’impression ?
Lors du choix d’un système de gestion de l’impression, il convient de tenir compte des éléments suivants. Il est également important d’examiner le système dans la pratique, avec une période d’essai, avant de l’introduire.
1. Fonctionnalité
Les fonctions de gestion de l’impression peuvent être divisées en fonctions pour les utilisateurs qui impriment et en fonctions pour la gestion de l’impression. Il est important de vérifier que les fonctions nécessaires sont fournies pour chaque poste.
2. Pertinence des coûts
Il est nécessaire de vérifier si les coûts d’introduction et de fonctionnement sont conformes au budget. Il est important d’estimer à l’avance le temps nécessaire pour amortir le coût de l’impression, car on peut s’attendre à ce que la gestion de l’impression réduise le coût de l’impression.
3. Facilité d’utilisation
Les fonctions d’impression peuvent être utilisées par chaque employé. Il est donc important que le système ait un fonctionnement qui permette à l’utilisateur de faire ce qu’il veut de manière intuitive, plutôt qu’un système qui ne peut être utilisé qu’après avoir lu le manuel au préalable.
4. Sécurité
Les documents imprimés contiennent presque toujours des informations confidentielles. Il est donc très important que les données stockées sur le serveur ne soient pas divulguées et qu’elles résistent aux attaques extérieures.
5. Un bon support
Il est nécessaire de vérifier qu’un système d’assistance et de sauvegarde est en place en cas de problème.