Qu’est-ce qu’un système d’inventaire ?
Un système d’inventaire est un système qui facilite le bon fonctionnement de l’inventaire.
Dans les entreprises disposant d’un stock important, la méthode traditionnelle qui consiste à compter tous les stocks un par un et à les comparer avec le nombre de stocks figurant dans le grand livre nécessite beaucoup de main-d’œuvre et prend énormément de temps. C’est pourquoi il est possible de gérer les marchandises à l’aide de codes-barres ou d’étiquettes IC, qui peuvent être lus à l’aide d’un scanner portable, ce qui facilite le contrôle de l’inventaire.
De plus, comme les données lues peuvent être traitées directement comme des données électroniques, il est facile de vérifier si le nombre réel d’articles en stock correspond au nombre d’articles figurant sur la feuille de registre.
Utilisations des systèmes d’inventaire
Comme les inventaires permettent de déterminer avec précision l’état des stocks, ils permettent de calculer le coût des marchandises et les bénéfices. En d’autres termes, l’introduction d’un système d’inventaire permet à une entreprise de déterminer rapidement et précisément ses bénéfices et l’aide à déterminer sa stratégie commerciale.
De plus, si le système est construit de manière à ce que le nombre d’inventaires puisse être géré en temps réel, il peut se refléter à tout moment dans les politiques d’approvisionnement en matériaux et de vente de produits. En somme, les erreurs dans les expéditions entrantes et sortantes peuvent être identifiées dès que possible, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes.
Principe des systèmes d’inventaire
La construction d’un système d’inventaire dépend de la situation. Lors de l’élaboration d’un système, il est important de prendre en considération les coûts de mise en œuvre et de fonctionnement par rapport à la taille de l’inventaire et aux avantages qui en découlent.
1. Gestion avec Excel
Une approche facile à mettre en œuvre consiste à utiliser Excel pour la gestion des stocks, où des formules et des macros Excel peuvent être utilisées pour réconcilier en douceur le nombre réel d’articles en stock avec le nombre d’articles inscrits dans les livres. Toutefois, la partie la plus fastidieuse du processus d’inventaire, à savoir la vérification des inventaires et leur saisie dans Excel, est un processus manuel, qui ne permet donc pas de gagner beaucoup de temps.
2. Gestion par code-barres
L’inventaire peut être contrôlé en douceur simplement en le lisant à l’aide d’un lecteur de codes-barres, qui peut également être relié à un PC pour économiser du temps et des efforts lors de la saisie des données. Il est également possible de réduire les erreurs de comptage et de saisie des stocks.
De plus, si la gestion des étiquettes d’identification est introduite, plusieurs articles peuvent être lus en même temps alors qu’ils sont encore en place, ce qui élimine la nécessité de sortir les articles un par un et de lire leurs codes-barres. Il est également possible de combiner des robots pour créer un système automatisé sans personnel.
Comment choisir un système d’inventaire ?
1. Fonctionnalité et fiabilité du matériel
Le matériel des systèmes d’inventaire doit être de conception robuste et adapté à une utilisation sur le lieu de travail. Les aspects fonctionnels tels que la durabilité et la maintenabilité sont également importants pour garantir que le système est fiable et ne s’arrêtera pas pendant le travail. Il convient de tenir compte de l’utilisation réelle du système sur le lieu de travail.
2. Fonctionnalité du logiciel et facilité d’utilisation
Veillez à ce que le logiciel des systèmes d’inventaire présente des caractéristiques qui contribuent à améliorer l’efficacité et la productivité du processus d’inventaire. Par exemple, un “lecteur de codes-barres” qui lit et comptabilise automatiquement les inventaires et une “fonction d’inventaire multiple” qui gère plusieurs tâches d’inventaire simultanément sont utiles. Il est également important de veiller à ce que le système soit facile à utiliser, même s’il n’a pas été utilisé depuis longtemps, étant donné que les inventaires sont effectués à une faible fréquence (par exemple, deux fois par an) dans certaines entreprises.
3. Personnalisation du système
Il est important de choisir un système qui peut être adapté aux activités de votre entreprise. Certains systèmes d’inventaire peuvent être personnalisés pour refléter les règles et régularités propres à l’entreprise.
La possibilité de personnaliser le système en détail pour l’adapter aux activités de votre entreprise rendra le processus d’inventaire plus fluide. Lors de l’installation d’un logiciel d’inventaire sur un terminal portable existant, il est également nécessaire de vérifier la compatibilité avec ce terminal portable et de s’assurer qu’il est compatible avec les mises à jour de version.
4. Système d’assistance et de maintenance
Il est important que le système dispose d’un système d’assistance capable de répondre rapidement à tout problème pouvant survenir après l’installation du système. Vérifiez également si un système de maintenance est en place.
Dans de nombreux cas, une maintenance régulière est nécessaire pour garantir un fonctionnement stable du système. Il est important de vérifier à l’avance si la maintenance sera assurée en interne ou externalisée, ainsi que la structure du système.