¿Qué son los Flujos de Trabajo?
Un flujo de trabajo es una secuencia de diversas interacciones y procedimientos en el curso de las operaciones de una empresa.
También se refiere a una representación gráfica del flujo. Por ejemplo, define procedimientos como “cómo solicitar y de quién es la aprobación necesaria” para la compra de equipos y el reembolso de gastos.
La visualización de flujos de trabajo permite revisar el flujo de trabajo, mejorando así la eficacia operativa. De este modo, la comunicación tradicional basada en papel puede eliminarse y sustituirse por medios electrónicos, lo que puede dar lugar a diversas mejoras operativas, como el aumento de la velocidad de trabajo y la reducción de los errores humanos.
Usos de los Flujos de Trabajo
Los sistemas de flujo de trabajo se utilizan para una amplia gama de tareas, como diversas solicitudes de aprobación para compras de bienes y contratos, diversas aplicaciones relacionadas con la administración, la contabilidad y los recursos humanos, la presentación de informes y propuestas. En particular, la automatización de los procedimientos internos de aprobación para la compra de bienes y contratos con proveedores y otras partes es un área en la que destacan los sistemas de flujo de trabajo.
Principios de Flujos de Trabajo
En general, los flujos de trabajo pueden aumentar la productividad, reducir errores y ahorrar tiempo y dinero asociando, secuenciando y procesando automáticamente múltiples tareas.
Un flujo de trabajo suele constar de los siguientes pasos:
1. Análisis del Proceso
Se analiza el proceso empresarial. Esto incluye objetivos de trabajo, flujos de trabajo, funciones y responsabilidades.
2. Diseño de Flujos de Trabajo
Los flujos de trabajo se diseñan para mejorar los procesos empresariales. Esto incluye la definición de tareas, secuenciación de tareas, funciones y responsabilidades, y la selección de las herramientas y sistemas necesarios para automatizar los flujos de trabajo.
3. Implantación de Flujos de Trabajo
Para implantar los flujos de trabajo, se ponen en marcha los sistemas y herramientas necesarios y se establecen los procesos automatizados. Esto incluye la automatización, la supervisión y la mejora de los flujos de trabajo.
4. Seguimiento y Mejora de los Flujos de Trabajo
Supervisar si los flujos de trabajo funcionan correctamente y mejorarlos si es necesario. Esto incluye analizar los flujos de trabajo, mejorarlos y seleccionar los sistemas y herramientas necesarios para mejorarlos.
La automatización de los flujos de trabajo ahorra tiempo y dinero y aumenta la productividad. El diseño y la implantación de flujos de trabajo también pueden optimizar los procesos empresariales, reducir los errores y aumentar la eficacia.
Cómo elegir los Flujos de Trabajo
1. Aclare sus Objetivos y Requisitos
Antes de seleccionar un sistema de flujo de trabajo, debe aclarar los problemas y objetivos de su empresa e identificar sus requisitos. También es recomendable estimar la cantidad de flujos de trabajo que fluirán a través del sistema.
2. Definición de los Flujos de Trabajo
En las empresas y organizaciones existen varios tipos de flujos de trabajo, como la aprobación en serie, la aprobación en paralelo, la aprobación colegiada y la bifurcación de flujos. Determine si es posible realizar el flujo de aprobación que necesita su empresa.
3. Integración de Sistemas Externos
Por ejemplo, si se produce un cambio de personal, se reducirá el esfuerzo operativo si el aprobador puede cambiarse automáticamente mediante el enlace con el sistema de RRHH.
4. Compatibilidad Móvil
Si los empleados disponen de teléfonos inteligentes y el sistema de flujo de trabajo es compatible con ellos, pueden utilizar el sistema sobre la marcha, lo que permite una tramitación más rápida.
Funciones de los Flujos de Trabajo
La implantación electrónica de flujos de trabajo ofrece una serie de ventajas. Las principales son:
- Ahorra tiempo al eliminar la necesidad de rellenar a mano formularios en papel, de volver a crear formularios debido a errores y de hacer circular los documentos a mano o por correo.
- Los datos electrónicos también facilitan el establecimiento de un sistema de comprobación de omisiones, errores monetarios, etc., y de control del progreso de las aprobaciones multipersonales.
- Si se establece un entorno de teletrabajo, no es necesario acudir al trabajo para el papeleo y las aprobaciones, y el trabajo puede desarrollarse en cualquier lugar.
- Los detalles de la solicitud y el historial de aprobaciones pueden gestionarse en datos, y puede crearse un sistema automatizado para contactar automáticamente con los aprobadores, lo que facilita el funcionamiento según las normas y mejora los controles internos.
Otras ventajas son la reducción del riesgo de pérdida, la reducción del espacio de almacenamiento, la facilitación de las búsquedas y la eliminación de los costes de impresión.