¿Qué es la Gestión de Impresión?
La gestión de impresión es la gestión de los materiales impresos dentro de una empresa u organización por parte de cada individuo, incluida la mejora de la seguridad, la configuración de las autorizaciones, la gestión de los trabajos de impresión y la configuración de las impresoras.
La gestión de impresión hace visible la información y reduce el coste de los materiales impresos. La función principal de la gestión de impresión es gestionar colectivamente los costes de impresión, limitar el número de hojas para reducir los costes de impresión o forzar un cambio de configuración a blanco y negro.
También restringe el uso no autorizado de la imprenta exigiendo el escaneado de tarjetas IC y otros dispositivos para activar la imprenta y gestionando los registros.
Usos de la Gestión de Impresión
Los sistemas de gestión de impresión se instalan en empresas con varias máquinas de impresión en una sola planta, o en escuelas con máquinas de impresión que pueden ser utilizadas por cualquier persona que se encuentre en las instalaciones.
Las ventajas de instalar un sistema de gestión de impresión incluyen la capacidad de gestionar de forma centralizada prensas de impresión en diferentes ubicaciones y de reducir el derroche en costes de impresión.
Muchas imprentas modernas pueden imprimir tanto en color como en monocromo, pero también pueden controlarse, por ejemplo, para limitar la impresión a monocromo.
Principios de Gestión de Impresión
Existen varios principios de gestión de impresión, pero aquí se explican utilizando el ejemplo de las máquinas de impresión compartidas de una empresa.
La columna vertebral de un sistema de gestión de impresión es un servidor de gestión dedicado. Este servidor de gestión gestiona de forma centralizada las instrucciones de impresión obtenidas de los PC de los empleados y envía señales a las respectivas máquinas de impresión. Aquí, los empleados activan la máquina de impresión a través de su tarjeta IC para empezar a imprimir.
Toda esta información de impresión se almacena en el servidor, de modo que si se produce un error, toda la información fluye al PC de gestión para su pronta reparación y, una vez reparada, la impresión puede volver a iniciarse inmediatamente después de producirse el error. De este modo, la función principal de la gestión de impresión es gestionar de forma centralizada todas las instrucciones de impresión obtenidas de varios ordenadores y enviar las instrucciones de impresión a la máquina de impresión adecuada.
Además, también es posible enviar una señal para restringir la impresión de copias en color, que son más costosas, a las que están programadas para imprimirse en monocromo. Una gestión de impresión que elimine los residuos también puede ayudar a reducir los costes de forma significativa.
Cómo elegir un Sistema de Gestión de Impresión
A la hora de elegir un sistema de gestión de impresión, hay que tener en cuenta lo siguiente. También es importante revisar el sistema en la práctica con un periodo de prueba antes de introducirlo.
1. Funcionalidad
Las funciones de gestión de impresión pueden dividirse en funciones para los usuarios que imprimen y funciones para los administradores. Es importante comprobar que se proporcionan las funciones necesarias para cada puesto.
2. Adecuación de los Costes
Es necesario comprobar si los costes de introducción y funcionamiento se ajustan al presupuesto. Es importante calcular de antemano cuánto tiempo se tardará en recuperar el coste de impresión, ya que también cabe esperar que la gestión de impresión reduzca el coste de impresión.
3. Facilidad de Uso
Las funciones de impresión pueden ser utilizadas por todos los empleados. Por lo tanto, es importante que el sistema tenga un funcionamiento que permita al usuario hacer lo que quiera de forma intuitiva, en lugar de algo que sólo pueda manejarse tras leer previamente el manual.
4. Seguridad
Los materiales impresos casi siempre contienen información confidencial. Por eso es muy importante que los datos almacenados en el servidor no se filtren y que, además, sea resistente a ataques externos.
5. La Calidad del Apoyo
Es necesario comprobar que se dispone de un sistema de soporte y copias de seguridad en caso de problema.