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マイナンバー管理システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、マイナンバー管理システムのメーカー30社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
マイナンバー管理システムとは、企業が従業員や取引先から収集したマイナンバーを、安全かつ効率的に管理するためのクラウド型システムのことです。
2016年に開始されたマイナンバー制度に伴い、企業は従業員のマイナンバーを正確かつ適切に管理し、漏洩や不正使用を防ぐための「安全管理措置」を実施することが法律で義務付けられました。しかし、従来の紙ベースや手動での管理では、紛失リスクや人的ミス、膨大な業務負担が発生することが課題となっています。
そこで、マイナンバー管理システムを導入すれば、収集から保管、利用、廃棄までの全プロセスを一括管理することが可能です。マイナンバー管理システムは、ペーパーレス化やセキュリティ強化を実現するだけでなく、労務業務や給与計算ソフトとの連携により、管理効率の向上も期待できます。
また、情報漏洩時の罰則リスクを回避するための高いセキュリティ機能が搭載されており、企業の信頼性向上も期待できます。
マイナンバー管理システムの使用用途としてマイナンバーの収集と本人確認、セキュアなマイナンバー保管、帳票への自動反映と連携機能、マイナンバーの適切な廃棄の4つを解説します。
企業が従業員や取引先からマイナンバーを収集する際、本人確認書類の提出が必要です。従来の方法では、電話や郵送による案内が主流でしたが、多大な手間とコストがかかります。
マイナンバー管理システムでは、メールやワンタイムURLの送信機能を利用して、対象者に収集依頼を送ることが可能です。さらに、スマートフォンでマイナンバーカードや運転免許証などの本人確認書類を撮影・アップロードする仕組みも搭載しており、スムーズかつ効率的な収集を実現します。
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、漏洩や不正使用を防ぐための厳重な管理が求められます。マイナンバー管理システムでは、データ暗号化や二段階認証、アクセス権限の細かい設定など、セキュリティ対策が標準装備されています。
また、クラウド型の管理システムを活用することで、物理的な紛失リスクを回避し、企業のセキュリティポリシーにもとづいた運用が可能です。
マイナンバーを必要とする帳票(源泉徴収票や支払調書など)の作成業務では、手動入力による人的ミスが課題です。しかし、労務管理システムや給与計算ソフトと連携したマイナンバー管理システムを利用すれば、帳票へのデータ自動反映が可能になります。
従業員の退職や取引終了後は、不要になったマイナンバーを適切に廃棄する必要があります。マイナンバー管理システムでは、廃棄予定日を設定したり、自動的にデータを削除したりする機能を搭載しているため、削除漏れによるコンプライアンス違反を防止します。また、廃棄履歴もシステムに記録されるため、第三者からの監査にも対応可能です。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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